Veja como fazer do aplicativo um aliado na comunicação entre os condôminos, otimizando comunicados e evitando discussões desnecessárias
Hoje em dia, o WhatsApp está incorporado à rotina da maior parte da população do país. Estima-se que 120 milhões de pessoas façam uso do aplicativo, que está presente em 99% dos celulares da população brasileira (dados do WhatsApp e do Panorama Mobile Time/Opinion Box de 2019 e 2020, respectivamente). Você sabe que é possível utilizá-lo na comunicação do condomínio?
Após um ano e meio de assembleias virtuais e menos comunicação presencial, a interação via WhatsApp nos condomínios se tornou mais comum. São grupos entre os membros do conselho, os colaboradores ou os condôminos, com um objetivo em comum: facilitar ainda mais a comunicação entre todos.
Mas, para isso, são necessárias algumas boas práticas nos grupos de WhatsApp do condomínio, para que ele não se torne um ambiente de discussões e desentendimentos, perdendo o seu propósito. É tudo que um síndico não precisa em sua administração!
Quer saber como fazer um bom comunicado no condomínio? Veja neste texto!
Dicas de boas práticas
Antes de mais nada, crie regras. O grupo é exclusivo para condôminos e os assuntos a serem tratados são todos relacionados ao local, às unidades e ao dia a dia. Alguns regramentos importantes em grupos de WhatsApp:
– Educação em primeiro lugar! Converse com os vizinhos como se estivesse falando de frente para ele.
– Proíba assuntos polêmicos – como futebol, política e religião -, além de palavras de baixo calão, ofensivas, pornográficas, preconceituosas ou desrespeitosas.
– O grupo é para tratar questões coletivas. No caso de assuntos mais pessoais aparecerem, peça para que sejam tratados de forma individual.
– Evite enviar imagens que não sejam relacionadas ao condomínio. Nada de “bom dia”, “boa tarde”, “boa noite”, “bom final de semana”, e por aí vai… Quer desejar algo à alguém? Faça isso pessoalmente!
– Estabeleça se é permitido anúncios de vendas de produtos ou serviços no grupo. Em caso positivo, oriente para que as negociações sejam realizadas de forma privada.
– Cuidado com boatos, notícias falsas e mensagens compartilhadas com frequência. Não seja você o tiozão da fake news!
– Lembre-se de que existem outros canais para reclamações, queixas ou intrigas, como o livro ou o próprio síndico. Evite polemizar no grupo. Se o problema for recorrente, leve ao síndico.
– Para tratar questões urgentes ou imediatas, converse com o síndico ou com o vizinho pessoalmente. Nem sempre as pessoas estão de olho nos grupos ao longo do dia.
– Não leve questões discutidas em assembleia para o grupo: grosserias, prestações de contas ou outras decisões devem ser tomadas em assembleia e finalizadas lá.
– Nem todos leem da forma como você gostaria de falar. Por isso, cuidado com as palavras e não esqueça de que uma interpretação errada pode trazer muitos prejuízos.
– Não utilize para comunicados oficiais, estes devem ser feitos na forma prevista na Convenção e Regimento Interno, o WhatsApp pode ser utilizado apenas como mais uma ferramenta para lembrar os condôminos, mas não o canal oficial.
É imprescindível que alguém monitore o grupo diariamente, seja o síndico ou alguém contratado para a função. É papel do síndico saber se comunicar com os condôminos e as falhas nessa área estão entre um dos principais erros no comando de um condomínio. Por isso, tente responder as possíveis dúvidas o quanto antes.
Em caso de infração às diretrizes do grupo, o condômino pode ser advertido ou excluído de participar.
Então não pode nada no grupo?
Calma. Não é bem assim. O grupo de WhatsApp do condomínio ajuda em diversas questões. Veja algumas delas:
– Alertas sobre problemas nas áreas comuns do condomínio.
– Divulgação de comunicados já enviados pelos meios oficiais e outros avisos não urgentes.
– Lembretes para assembleias ou outros eventos no condomínio. Salientando que a convocação para assembleia deve ocorrer da forma tradicional, servindo o grupo apenas como um lembrete.
– Aviso de ocorrências suspeitas no condomínio e na região.
– Disponibilização do calendário de reservas das áreas comuns, quando necessárias.
Fique atento
Dependendo do número de presentes no grupo, é inevitável que ele perca o foco, mesmo com as regras de participação. Por isso, é importante manter sempre reforçar as normas do grupo, evitando assim o acúmulo de conversas sobre assuntos aleatórios e a perda de temas importantes que podem passar despercebidos em meio a tantas outras mensagens.
E o mais importante: avalie a necessidade de criar um grupo de WhatsApp no seu condomínio. Apesar de o aplicativo existir e estar na mão de quase todos, nem sempre a criação no condomínio é relevante ou vai auxiliar na comunicação.
Essa análise é particular: cada condomínio tem suas características, tamanho, número de condôminos. Cabe ao síndico ou à administradora levantarem essa questão e viabilizarem, se necessário.
E aí no seu condomínio, tem um grupo de WhatsApp? Conta para nós se a comunicação funciona!
08/12/2021 | Categorias: Uncategorized