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Correspondências e encomendas no condomínio: como gerenciar?

Ideal é estabelecer regras para o bom funcionamento da portaria e das funções dos encarregados, evitando perdas de correspondências e dores de cabeça

Todo condomínio recebe mensalmente inúmeras correspondências, isso é fato! Contas de gás, luz, água, a própria taxa condominial, encomendas… Com a pandemia e o isolamento decorrente da Covid-19, o número de deliverys e entregas em condomínios também cresceu, entre 40 a 70%, de acordo com a classe de síndicos profissionais. E como fazer para gerenciar tudo isso sem dor de cabeça ou confusão?

É sempre bom que o condomínio estabeleça regras em Regimento Interno para evitar qualquer incômodo, independentemente de pandemia ou não. Horários de recebimento, tipo ou tamanho da entrega e distribuição são alguns itens imprescindíveis no descritivo.

Destaca-se que a lei federal 6538, em seu artigo 22, diz que “os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, os zeladores ou os empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação”.

Organização e fluidez

As regras são criadas para que haja organização inteligente e de fácil distribuição, visando não atarefar os colaboradores e atender aos entregadores, bem como satisfazer os condôminos. Caso contrário, a portaria vira um depósito de encomendas, além do risco da perda de documentos registrados ou correspondências importantes.

– Correspondências simples chegam por correios uma vez por dia e, normalmente, já estão no cotidiano dos colaboradores, que recebem e fazem a distribuição porta a porta em condomínios pequenos, ou nas caixas correspondentes em condomínios maiores. Cada condômino fica responsável por recolher ao chegar. Criar esta rotina é importante para diminuir os possíveis erros, facilitando para os colaboradores responsáveis e condôminos.

– Cartas registradas ou judiciais exigem protocolo de recebimento. Essas podem ser recebidas pelo porteiro ou zelador, para que sejam registradas em livro para controle tanto do recebimento quanto da entrega ao condômino. A entrega deve ser feita em mãos, com o devido protocolo de recebimento, no qual conste a data de entrega e assinatura do condômino, assegurando o condômino e o empregado que a recebeu.

– Encomendas mais volumosas, que exigem um local espaçoso para armazenamento, devem ser recebidas de preferência pelo próprio condômino. Outra solução é o condomínio receber, mas colocar um prazo para a retirada. Para qualquer uma das opções, é preciso que a regra esteja explícita no regimento do condomínio, juntamente das punições para quem não a cumprir.

Deliverys de comida

A pandemia fortaleceu um hábito entre os brasileiros: pedir comidas em casa. Impossibilitados de sair e com muitos estabelecimentos trabalhando somente com entrega e retirada, essa foi a solução encontrada tanto pelos consumidores quanto pelos comerciantes.

Diversos condomínios têm como regra não receber alimentos na portaria, principalmente por conta de contaminações. O ideal é que o condômino vá à portaria para receber, evitando a entrada do entregador e o contato do alimento com mais pessoas.

Não esqueça de levar seu álcool gel, caso não tenha disponível na portaria, e sua caneta, para assinar algum recebimento.

Treinamento dos colaboradores

É imprescindível que o colaborador responsável por receber ou distribuir encomendas e correspondência seja treinado e instruído sobre o que pode ou não fazer, e como fazê-lo. Extravios e violações de encomendas e correspondências devem ser notificadas em livro, e o síndico deve ser avisado para que tome providências.

Casos assim podem resultar em ações judiciais e até mesmo criminais, por isso, é preciso estar certo do acontecimento e investigar o responsável. Outra solução para casos recorrentes é investir em novos treinamentos, deixando claras as consequências para todos.

Evite os erros comuns (que valem tanto para porteiros quanto condôminos):

– Confira sempre a mercadoria que está recebendo;

– Evite receber encomendas violadas;

– Não se negue a receber uma encomenda;

Em todas essas situações, alguém será culpado e terá dor de cabeça. Consegue contactar o condômino no momento do recebimento? Ótimo. Não consegue? Já deixe notificado ou registrado a condição da encomenda ao ser recebida.

Portaria remota e armários inteligentes

E quando o condomínio não possui portaria para receber? Ou conta com portaria remota? Na maior parte dos casos, um colaborador do condomínio, como o próprio zelador, recebe as encomendas em um determinado horário, como das 8h às 18h. Nos demais, o recebimento fica por conta do condômino.

Alguns condomínios com portaria remota deixam espaço destinado aos correios para depositar encomendas de maior volume. Essa é uma tendência adotada por muitos locais. A entrega é feita diretamente no espaço, o condômino recebe aviso via smartphone e retira assim que possível.

O método é bom, porém tem custo mais alto e esbarra nas aprovações das assembleias. E, como no caso das encomendas registradas, o procedimento deve estar claro em regimento.

É sempre importante manter a boa relação e o bom senso entre porteiros, condôminos e demais colaboradores. O uso de aplicativos também pode ajudar nesta comunicação, com avisos de chegadas e entregas.

O seu condomínio se atualizou em relação às correspondências e encomendas?

Conte para nós que ele fez!

19/04/2021 | Categorias: Uncategorized

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