fbpx

Artigos

Controle financeiro do condomínio: 11 dicas para mantê-lo em dia

Controle financeiro do condomínio: 11 dicas para mantê-lo em dia

O controle financeiro do condomínio, mesmo os de grande porte e de uso misto, pode ser simplificada com a adoção de boas práticas e de alguns cuidados no dia a dia

Não é segredo que os condomínios se tornaram pequenas cidades dentro dos municípios brasileiros. Um de seus maiores desafios está no controle financeiro do condomínio, especialmente porque a gestão desses espaços se tornou cada vez mais complexa, devido ao porte e a presença de inúmeras áreas comuns, o que exige a presença de diversos fornecedores ou colaboradores.

Nesse contexto, é importante adotar uma série de cuidados nos procedimentos diários, evitando que pequenos erros se tornem uma verdadeira bola de neve – cada vez maior e mais complexa de ser solucionada. Confira, abaixo, uma série de dicas para auxiliar na gestão.

  1. Faça um bom planejamento financeiro

Antes do início do ano ou semestre, “perca” alguns dias ou horas para planejar o aspecto financeiro do condomínio. A partir desse documento, é possível identificar qual é a situação financeira do condomínio, qual o objetivo a ser alcançado (em termos de fundo de reserva, de pagamento a fornecedores ou colaboradores, assim como também de obras de melhoria ou de manutenção no condomínio) e o que precisa ser feito para atingir esse resultado, se necessita aumento da taxa de condomínio, chamada de capital, criação de novos fundos, como por exemplo, fundo de obras, entre outras possibilidades.

Com a projeção do fluxo de caixa, é possível estimar o andamento dos recursos, quanto deve ser direcionado às despesas e o que pode ser destinado às melhorias. Caso o planejamento mostre resultados negativos, fica mais fácil de identificar onde está o problema e o que deve ser feito para solucioná-lo. Essas informações vão embasar a tomada de decisões para o período planejado.

  1. Aposte na tecnologia para o controle financeiro do condomínio

Os softwares especializados têm sido adotados pelas empresas nas mais diversas áreas, simplificando a gestão e possibilitando a atualização em tempo real. É fato que ferramentas desenvolvidas com um propósito específico tendem a dar mais resultado, por isso um software focado na gestão condominial pode auxiliar a fazer a gestão dos diferentes espaços.

Não se trata só da parte financeira, mas da reserva de áreas comuns, dos salários dos colaboradores ou do pagamento aos fornecedores, entre outras responsabilidades que são administradas de forma mais tranquila.

  1. Contrate uma Administradora de Condomínios

Independentemente do porte e da finalidade (uso comercial, residencial ou misto), uma administradora de condomínios é um bom suporte. Da contabilidade aos Recursos Humanos, do relacionamento entre os condôminos e o síndico, esse tipo de empresa surgiu para oferecer facilidade na gestão desses empreendimentos.

Muitos condôminos interpretam que o síndico, por si só, seria capaz de gerir o condomínio, mas a verdade é que o suporte de uma empresa especializada dá tranquilidade e evita transtornos das mais diversas áreas, sobretudo no controle financeiro do condomínio. A Mineira conta com mais de 40 anos de experiência e é a primeira administradora de condomínios com a Certificação ISO 9001 no Paraná

  1. Registre despesas e receitas

A dica está diretamente relacionada à de número 2. Com a tecnologia e ferramentas instaladas em aplicativos no celular, com informações na nuvem e em tempo real, é importante fazer o registro de todas as despesas, assim como das entradas.

Se, por exemplo, o condomínio conta com lavanderia coletiva, é preciso registrar cada ficha vendida para uso. Assim como em um orçamento familiar ou empresarial, todos os pequenos gastos precisam ser anotados para se ter uma real noção de onde se gasta e de que maneira.

Por óbvio, grandes entradas e saídas de recursos – como a quitação de taxas pelos condôminos ou o pagamento dos colaboradores/fornecedores – precisam constar neste registro.

  1. Não esqueça do fundo de reserva

Dentro da taxa condominial, é importante estabelecer um valor para o fundo de reserva – e, de fato, conservá-lo para as necessidades. Todo empreendimento está sujeito a situações inesperadas, e a ideia é que o fundo de reserva seja usado apenas nessas situações. Uma das orientações é para que sua aplicação e/ou utilização seja feita apenas após consulta prévia aos condôminos ou respeitando o que prevê a Convenção Condominial.

Importante também fazer um fundo de pessoal, para garantir os pagamentos de fim de ano, como 13º e férias.

  1. Cuide com a inadimplência

O planejamento pode estar perfeito, todas as entradas e saídas registradas, mas a conta não fechar por um simples motivo: inadimplência! É preciso saber lidar com esse tipo de situação para que o condomínio não seja afetado por medidas impensadas. Confira dois artigos com dicas para lidar com a situação:

– Ações de inadimplência caem em condomínios

– Como lidar com a inadimplência em condomínios

  1. Estabeleça regras claras de cobrança

Se a inadimplência afeta diretamente o controle financeiro do condomínio, é papel do síndico e da administradora orientar os condôminos a respeito das regras que regem o não pagamento das taxas condominiais. Se o condomínio tiver um sistema informatizado, envie e-mails, mensagens diretas (whatsapp) para avisar sobre como se dará a cobrança, prazos de pagamento e possíveis penalidades –incrementando a comunicação entre síndico e administradora e os condôminos.

  1. Conheça a Convenção do Condomínio

É papel do síndico conhecer de forma aprofundada as regras que regem o condomínio. Na Convenção, constam todas as regras relacionadas ao funcionamento do condomínio, incluindo os aspectos relacionados à cobrança e as suas penalidades. É importante que, até mesmo para fins judiciais, todos os procedimentos exigidos pela Convenção do Condomínio sejam seguidos.

  1.  Conta corrente separada

Essa é uma regra nem sempre respeitada em condomínios menores, mas vale sempre ser reforçada: gastos pessoais do síndico precisam ser separados dos gastos do condomínio. Por isso, as contas correntes precisam ser separadas, assim como a anotação de gastos, de modo que não haja uma confusão entre contas físicas (síndico) e jurídicas (condomínio) – o que dificulta a interpretação dos gastos e, ao mesmo tempo, pode dar margem para inúmeros problemas.

  1. Conselho fiscal ativo

Síndico e administradora são fundamentais para que o controle financeiro do condomínio seja implantado de forma eficiente, mas um Conselho Fiscal também tem um papel preponderante e que pode contribuir para os resultados.

É papel do Conselho analisar as contas e emitir parecer recomendando a sua aprovação ou não – em geral, é a avaliação dessas pessoas que baliza os votos dos demais condôminos nas assembleias de prestações de contas. Além disso, o conselho fiscal pode atuar de forma consultiva: ou seja, assessorando o síndico, sobretudo em decisões mais complexas.

  1. Reduza desperdícios

Em momentos de crise ou recessão econômica, é comum que as pessoas procurem meios de reduzir os desperdícios, mas essa deveria ser uma constante, sobretudo em condomínios. Pela lógica, quanto menor o custo para mantê-lo, melhor para todos os condôminos.

Nesse contexto, o registro de despesas e a adoção de boas práticas (reaproveitamento de água, instalação de sensores de movimento para áreas comuns, investimento em sistemas de energia solar, entre outras medidas) podem contribuir nesse sentido. Muitos desses aportes podem parecer elevados, mas costumam oferecer bom custo-benefício a longo prazo.

Acompanhe as novidades do blog e receba outras dicas para incrementar a gestão do seu condomínio. Quer um auxílio no controle financeiro do condomínio?  Entre em contato com a Mineira!

 

12/10/2019 | Categorias: Administração de Condomínios

Compartilhe:

Quer mais artigos?

Estamos prontos para trabalhar com você.

Solicite uma avaliação de seu condomínio e saiba como a Administradora de Condomínios Mineira pode te ajudar.

Solicite uma proposta

Você já conferiu todos os diferenciais e benefícios do exclusivo app Mineira?

Baixe já o app!

Mineira Conectada:
Viva o seu condomínio, onde estiver.
Viva sua vida, onde desejar.