Categoria: Administração de Condomínios

Como escolher uma administradora de condomínio

Contratar uma boa empresa é imprescindível para evitar surpresas desagradáveis; listamos dicas para auxiliar no processo de decisão

As administradoras de condomínio têm papel importante na gestão, quer seja em um condomínio residencial ou comercial. Afinal, são inúmeras as funções que acabam sobrecarregando o síndico quando ele encara sozinho a missão de cuidar do local e esse é o principal papel da administradora: dar suporte à gestão.

Tão importante quanto ter uma administradora de condomínio – para auxiliar nas questões administrativas ou financeira -, é escolher a empresa certa. É de enorme responsabilidade contratar uma empresa que terá acesso a dados financeiros e que, se cometer equívocos, causará problemas a um grupo de moradores ou de pessoas que usam o espaço comercialmente.

Para ajudar nesta decisão, listamos algumas questões que devem ser consideradas antes de contratar uma administradora de condomínios, acompanhe e tire as suas dúvidas!

Reúna os condôminos

Antes de mais nada, é preciso decidir que o condomínio quer, de fato, contratar uma administradora. Discuta com os condôminos e leve em consideração os benefícios que uma empresa pode trazer, como organização, transparência, orientação, amparo e mais cuidado na gestão.

Faça consultas

Pesquise, converse com síndicos de outros condomínios ou que trabalhem com as empresas escolhidas. Quanto mais informações você tiver sobre a atuação da administradora, melhor. Aproveite a facilidade da internet e faça pesquisas com o nome da empresa, buscando encontrar comentários sobre a sua atuação.

Visite a sede física

Muito se diz da casa de uma pessoa. E com uma empresa não é diferente. A administradora de condomínio será responsável por muitos dados e informações do condomínio, suas e de quem compartilha o espaço. Ser organizado na própria casa é primordial para atender bem a casa dos outros e, dessa forma, evita-se o risco de contratar uma empresa fantasma.

Foque na credibilidade

A escolha de uma administradora de condomínio deve prezar pela credibilidade e idoneidade. Busque por empresas com tempo de atuação no mercado e que tenham certificações, como a ISO 9001, que estabelece uma série de padrões que devem ser seguidos nessa área, dando ainda mais segurança.

Prefira as empresas locais

As empresas locais devem ter um peso grande nesta escolha, visto que apresentam maior capacidade de acompanhar mudanças de legislação e as obrigações específicas estabelecidas pelos municípios.

Leis e juridiquês

Falando em legislação, certifique-se de que a empresa entende do assunto, pois não basta ser local, ela tem que estar por dentro e acompanhar as mudanças no dia a dia. Conhecimentos em leis condominiais e trabalhistas é fundamental para uma administradora de condomínios.

Liste os serviços

Faça uma lista com todos os serviços pelos quais a administradora ficará responsável e cheque se ela cobre as suas necessidades. Ninguém gosta de contratar uma empresa e ter que pagar adendos contratuais.

Faça perguntas

Se, porventura, o condomínio receber uma multa, quem deve arcar? Ou aconteceu um problema com um pagamento de um funcionário, quem paga os extras? Liste perguntas não tão óbvias e esclareça qualquer dúvida antes de assinar o contrato. A clareza das respostas também dirá muito em seu processo de escolha.

Desconfie de preços baixos

Conhece a frase “quando a esmola é demais, o santo desconfia”? Use para a vida! Orçamentos ou honorários muito baixos devem ser analisados, pois você pode ter que pagar mais do que o valor descrito ou a empresa não conseguir suportar todo o trabalho oferecido com os honorários contratados. Faça uma pesquisa de mercado para ver qual a média praticada e use como referência.

Contato fácil

Não esqueça de verificar se a administradora responde rapidamente aos seus clientes: ela tem site atualizado? Tem mais de uma forma de contato? Hoje em dia, é difícil não ser encontrado, mas quanto mais opções – celular, fixo, WhatsApp, e-mail, chat, formulário de contato -, melhor.

Já escolheu?

Selecionada a empresa, fique atento às questões contratuais, leia todas as cláusulas e certifique-se de que está tudo claro e que os serviços oferecidos estão de acordo com a sua necessidade. Tem dúvidas? Entre em contato e esclareça! Uma relação transparente entre administradora e moradores é fundamental para um bom trabalho e uma boa gestão, sem erros ou surpresas.

Tem algum questionamento relacionado à atuação de uma administradora de condomínios? Não hesite em entrar em contato com a gente!

7 maneiras de melhorar a comunicação no condomínio

O uso de materiais impressos e da tecnologia auxiliam, mas a postura do síndico é determinante para a boa administração e uma melhor relação entre os condôminos

A comunicação no condomínio é fundamental para a manutenção da harmonia entre todos os participantes desta comunidade: condôminos, moradores, frequentadores, síndico e colaboradores. Cada condomínio tem suas especificidades, mas uma regra é óbvia: quanto melhor a comunicação e a eficácia dos meios escolhidos para o contato, melhor será a relação entre todas as pessoas.

Por esse motivo, confira sete maneiras de tornar a comunicação no condomínio mais efetiva. Todas as dicas abaixo visam melhorar a qualidade de vida de quem mora ou trabalha em um condomínio, visto que ter conhecimento do que ocorre e de suas regras vai garantir que mais pessoas estejam em conformidade com o regimento e possam exercer seu direito a voto nas decisões importantes.

1 – Aposte nos editais impressos em murais

Estamos na era da tecnologia, dos smartphones e dos aplicativos. Porém, os editais impressos nos murais dos condomínios ainda são extremamente eficientes, especialmente quando colocados em áreas comuns, como escadas, elevadores, portarias e espaços de convivência.

Esses documentos impressos podem detalhar regras de cada espaço, fazer convites para reuniões e assembleias, descrever a prestação de contas mensal, entre diversas outras possibilidades.

2 – Não esqueça da tecnologia

Se os documentos impressos são importantes, a tecnologia não pode ser deixada de lado. Atualmente, os grupos de Whatsapp podem ser uma excelente forma de aproximar os condôminos e comentar assuntos que sejam de interesse geral. É importante, assim como em reuniões e outros espaços comuns, que sejam estabelecidas regras específicas para o uso (horário de envio de mensagens, assuntos proibidos, entre outros detalhes), buscando evitar confusões e discussões desnecessárias.

Em condomínios de menor porte, por exemplo, trata-se de um ótimo meio para manter os condôminos atualizados. Nos de maior porte, podem ser divididos entre blocos, por exemplo. Para o síndico, vale ter em mente que nem todas as pessoas vão acompanhar o Whatsapp e é preciso usar outros meios para os comunicados importantes, como os murais, cartas ou e-mails.

Porém, evitar discussões nos grupos é o ideal, por isso, reclamações e queixas devem, preferencialmente, ser levadas ao síndico em particular ou ao condômino a quem se pretende fazer uma reclamação.

3 – Livro de ocorrências

Seja digital ou impresso, o livro de ocorrências é um dos mecanismos mais eficientes na comunicação entre síndico e condôminos. É por meio dele que se pode fazer sugestões ou reclamações diretas. Trata-se de um canal permanentemente aberto para quem busca ser ouvido.

4 – Reuniões e assembleias

Para muitos, essas duas palavras soam inconvenientes, mas é nas reuniões e assembleias que todos os temas importantes para o condomínio são discutidos. Trata-se de uma obrigação para o síndico a realização deste tipo de ação periodicamente, que deve ser usada para tirar dúvidas, apresentar os balanços financeiros e ouvir os assuntos de interesse comum. É justamente neste momento que as decisões são tomadas – sobre obras, manutenção, colaboradores, entre outros pontos – e é importante que haja uma boa comunicação no condomínio para colher as opiniões mais variadas. Não restam dúvidas de que é muito importante a participação de todos.

5 – Saber ouvir

Estar aberto a ouvir sugestões e reclamações dos condôminos é imprescindível para um síndico. Sua postura pessoal e a forma como recebe a esse tipo de abordagem vai contribuir para que mais pessoas se sintam interessadas em participar das decisões importantes. A tecnologia, os editais impressos em murais são meios importantes para melhorar a comunicação do condomínio, mas essas ferramentas são apenas um reflexo da forma como o síndico lida com as relações. Quanto mais aberto e disposto a ouvir os demais, mais transparente e eficiente será a administração do condomínio.

6 – Carta ou circular e e-mail

No aviso de uma assembleia para a eleição de síndico ou para a decisão de uma obra de manutenção importante para o condomínio, os condôminos precisam ser convocados por meios legais e formais, seguindo sempre as determinações da Convenção do condomínio. Todavia, pode também o síndico investir em outros meios para enfatizar os condôminos, tais como e-mail e Whatsapp. Esse tipo de prática, além de incrementar a comunicação do condomínio, garante uma maior divulgação dos acontecimentos.

7 – Disponibilize o regimento interno ou convenção coletiva a todos

Deixe impresso na portaria ou envie por e-mail o regimento interno ou convenção coletiva para todos os condôminos. Muitas das regras são descumpridas por puro desconhecimento.

Com essa listagem em dia, a comunicação entre síndico, condôminos e funcionários será tirada de letra.

O que é uma administradora de condomínio?

Você sabe qual é a responsabilidade de uma administradora? E qual é o papel do Síndico? Entenda mais sobre o assunto no artigo abaixo

Um Condomínio, seja comercial ou residencial, que contrata uma administradora de condomínio não precisa ter síndico, certo? Errado. Muitas pessoas interpretam que a empresa contratada para realizar diversas atividades nos condomínios tem o papel de substituir o síndico, o que passa longe da realidade.

A principal função de uma administradora de condomínio está em auxiliar o Síndico em suas atribuições e responsabilidades do dia a dia, solucionando as questões de convivência, administração e financeiras relacionadas ao condomínio.

De maneira geral, a administradora de condomínio pode contribuir com uma série de tarefas de ordem administrativa, de recursos humanos, financeira e também com a orientação em aspectos legais ligados ao regimento interno dos condomínios e de respeito à convenção coletiva, assim como assessorar em assuntos importantes, como na realização de assembleias e elaboração de atas, entre outras atribuições.

No entanto, por mais que uma empresa como essa tenha a responsabilidade de auxílio, a tomada de decisões será sempre do condomínio, seja por ordem do síndico ou por decisões da assembleia de condôminos.

Cada macaco no seu galho

O síndico é o representante legal do condomínio, eleito pelos condôminos. Ele tem a obrigação de zelar pelo condomínio em todas as esferas, seja na seleção e contratação de empregados, na gestão financeira do condomínio, na manutenção predial, bem na fiscalização do cumprimento da convenção e regimento interno, resolução de conflitos, dentre outras. Além disso, é obrigado a prestar contas de sua gestão anualmente ou quando houver algum questionamento por parte de uma unidade.

Como se pode notar, a responsabilidade do síndico é grande, e, considerando ainda que nem sempre o síndico tem tempo disponível para lidar com todas estas obrigações sem comprometer o seu trabalho e bem-estar, é importante ter ao seu lado uma administradora de condomínio, que dará suporte no desempenho destas funções.

Confira algumas atribuições de uma administradora de condomínios

O contrato entre a administradora e o condomínio vai estabelecer as responsabilidades e direitos das partes envolvidas. No entanto, abaixo, é possível visualizar algumas das tarefas que podem ser realizadas pelas administradoras no suporte prestado ao síndico.

Gestão administrativa

Dar apoio na gestão de documentos; assistência nas assembleias e elaboração e registro de atas; coleta de orçamentos para eventuais serviços; atendimento a fornecedores; elaboração de planilhas; gerenciamento de seguros; entre outras.

Gestão de Recursos Humanos

Recrutamento e pré-seleção de empregados para diferentes tarefas; elaboração de contratos de experiência; registro dos empregados, atendimento das exigências do e-Social, organização de escalas de revezamento e de férias; elaboração de folha de pagamento; recolhimento de FGTS, INSS e Imposto de Renda; aquisição de uniformes; entre outros.

Gestão Financeira

Elaboração de previsões orçamentárias; desenvolvimento do quadro para rateio de despesas; emissão de boletos; cobrança de devedores; prestação de contas mensais; gestão de conta bancária; obtenção de certidão negativa de débitos de tributos e contribuições;

Conseguimos explicar o que é uma administradora de condomínio e suas principais funções? Caso tenha ficado com dúvidas, entre em contato com a Mineira e converse com os consultores. Eles terão prazer em ajudar!

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