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Comunicação entre colaboradores de um condomínio: como otimizar este processo

Comunicação entre colaboradores de um condomínio: como otimizar este processo

Condomínios com muitos colaboradores podem necessitar de ajuda externa ou tecnológica para manter a comunicação em dia

Inúmeras informações circulam pelos condomínios diariamente, sejam referente às regras da rotina dos colaboradores, circulares para condôminos ou um simples recado deixado por um visitante. E, por conta desse excesso de notícias e acontecimentos, os desencontros e mal-entendidos se tornam recorrentes.

Para evitar esse tipo de conflito entre condôminos ou mal-estar entre colaboradores, condôminos e visitantes, uma comunicação alinhada e eficiente se faz necessária tanto entre colaboradores quanto para os condôminos.

Mas como deixar isso em ordem de forma que não interfira no dia a dia das pessoas que frequentam o condomínio, não tenha um custo alto e nem prejudique ninguém? Recursos como softwares de gestão condominial, regras para as atividades mais comuns e até mesmo o auxílio de uma administradora de condomínios pode ser fundamental para a harmonia no recinto.

Veja aqui outras dicas para a boa convivência no condomínio.

 

O que alinhar?

Questões como “onde registrar uma queixa”, “com quem reclamar” ou “será que alguém viu a minha anotação” são muito frequentes nos condomínios. Por isso, é importante que isso esteja pré-estabelecido no Regimento Interno para que seja regra entre todos, principalmente no que diz respeito ao canal a ser utilizado. Tão importante quanto saber onde registrar é saber se todos estarão cientes do comunicado.

Veja alguns canais possíveis de ser utilizados, quando determinados previamente. Para que a comunicação seja efetiva, é interessante que os colaboradores ou o responsável de cada área esteja presente e ativo neste processo, para transmitir o recado aos demais.

Livro de ocorrências

Normalmente fica na portaria ou com o síndico. Usado para registro de reclamações ou solicitações, o livro deve ser lido diariamente pelo síndico ou responsável e respondido, no caso de questionamentos, o mais breve possível. Nas questões mais complexas, o condômino deve ser notificado de que sua dúvida está sendo avaliada. É a forma de comunicação mais usada nos condomínios, pois tem fácil acesso por todos e registro permanente, mesmo que esteja fora dos meios digitais.

Grupo de whatsapp

Pode ser útil para recados rápidos e sem urgência, já que dificilmente, em um grupo com várias pessoas, o bate-papo ficará somente nos assuntos que realmente importam. É inevitável que aquele “bom dia” seja enviado por um condômino, deixando o assunto relevante para trás.

Software de gestão

Um programa de gestão ou aplicativo pode incrementar a comunicação, especialmente entre os colaboradores, e tornar mais simples a vida dos condôminos.

Apesar de necessitar de investimentos e um pouco de conhecimento em informática, o que pode ser um empecilho para muitas pessoas, os softwares ajudam no processo de reserva de salão ou churrasqueira, no anúncio de assembleias e outros comunicados. No caso da implantação do sistema, é imprescindível verificar se todos os condôminos têm acesso e sabem utilizar a ferramenta.

Mural de recados

Para informações rápidas ou para deixar registradas notas pertinentes ao condomínio, como regras e prestações de contas. Colocá-lo em local de trânsito pode facilitar a leitura de todos.

Neste artigo, apresentamos outros canais possíveis de serem utilizados na comunicação entre condôminos.

Com quem falar?

Outro ponto importante na comunicação em um condomínio é saber para quem falar ou com quem está falando. Para isso, é imprescindível um cadastro atualizado com todos os condôminos, que deve ser revisado periodicamente.

Uma listagem de colaboradores também é interessante, afinal, é bom que todos saibam quem trabalha no condomínio ou quem procurar para determinado assunto. Locais com entra e sai frequente possibilitam a entrada de estranhos e pessoas mal-intencionadas, o que pode gerar problemas de segurança. Quanto mais todos se conhecerem, melhor.

E no caso de recados de visitantes ou de condôminos, para quem falar? Por exemplo, um condômino vai receber uma visita, mas não estará em sua unidade no momento da chegada, por isso deixou autorizado a entrada na portaria. Neste caso, avisar somente a um colaborador pode ser ineficiente, pois com a troca de funcionários nem todos estarão cientes. Muitos condomínios disponibilizam o cadastro eletrônico de visitantes, mas um simples registro no caderno de ocorrências pode ajudar.

Esse é um dos exemplos que mostra a importância de uma comunicação integrada entre condôminos, síndico, colaboradores e administradora. Deixar estabelecido com quem falar, como falar e por onde falar é benéfico para a convivência, para a praticidade e para evitar possíveis confusões ou constrangimentos.

Como está a comunicação entre os colaboradores do seu condomínio?

 

04/04/2020 | Categorias: Administração de Condomínios Vida de Síndico

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