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Responsabilidades da administradora de condomínios: você sabe quais são?

Responsabilidades da administradora de condomínios: você sabe quais são?

Entre as Responsabilidades de uma administradora de condomínio estão o Controle financeiro, administrativo, documentação, recursos humanos, entre outros. Conheça mais sobre o tema nesse artigo

Ao contratar uma administradora de condomínios é normal surgirem inúmeras dúvidas em respeito às suas responsabilidades, às funções e às atribuições, seja em empreendimentos de pequeno ou de grande porte.

O que ninguém questiona é o fato de que contar com uma administradora gerenciando o condomínio pode ser uma facilidade imensurável, principalmente para auxiliar o síndico em relação às tarefas cotidianas.

Essa é uma das principais responsabilidades da administradora de condomínios: dar suporte ao síndico em suas atribuições do dia a dia, em questões administrativas, financeiras ou outros assuntos burocráticos pertinentes ao condomínio e que, em muitos casos, ele não detém o conhecimento suficiente.

É importante salientar que uma administradora não substitui o síndico e, dentro do condomínio, cada um tem a sua função distinta e pré-estabelecida. Mas como diferenciar as responsabilidades de cada um e esclarecer a importância de contar com essas duas partes?

Responsabilidades da administradora de condomínios

Como a relação entre síndico e administradora deve ser muito próxima, é comum que as pessoas confundam quem responde por cada ação, afinal, um dá suporte ao outro na vida condominial. Vamos listar algumas das responsabilidades que cabem às administradoras, lembrando que cada condomínio define, de forma contratual, quais os serviços prestados pela empresa contratada, podendo ser modificado de condomínio para condomínio.

O importante é saber que a Administradora atua, sempre e somente mediante autorização do Condomínio, ou seja, quem toma as decisões é o Condomínio, representado pelo síndico, e este delega para a Administradora. Portanto, a Administradora tem a responsabilidade de cumprir as obrigações estabelecidas em contrato e as determinações das Assembleias e síndico. Não cabe à Administradora a tomada de nenhuma decisão sem a anuência do Condomínio.

 – Cuidar da gestão financeira e administrativa

Lidar com montantes altos mensalmente e gerenciar toda a parte financeira do condomínio é uma das grandes atribuições e também um dos bons motivos que levam os condomínios a contratarem empresas especializadas. Neste ponto, é de responsabilidade da administradora de condomínios gerir as contas a pagar, cuidar do fundo de reserva, de obras e de pessoal, assessorar nas prestações de contas e em relação à inadimplência.

Elaborar orçamentos, emitir boletos, cuidar de contratos e questões tributárias, que inclui retenção e recolhimento de impostos, gerir contas e auxiliar no planejamento anual de despesas também podem ser atribuições de uma administradora. Em muitos casos, os condomínios possuem valores suficientes para seu sustento, mas esbarram na falta de conhecimento e na capacitação do responsável, qualidades presentes em uma administradora.

– Gestão de Recursos Humanos (RH)

Contratar empregados não é uma tarefa básica, ainda mais quando se trata de um condomínio. Equipes de limpeza, portaria, zelador e segurança devem estar na mira do responsável pela contratação e, para isso, é preciso realizar muita pesquisa, solicitar orçamentos, além de ficar atento quanto à reputação e à qualificação dos contratados. Todo esse processo demanda tempo, esforço e logística, ficando a cargo das administradoras tirar a sobrecarga do síndico.

São de responsabilidade da administradora de condomínios as questões burocráticas da contratação: elaborar contratos de trabalho e folhas de pagamento, bem como gerenciar os pagamentos e tributos, sem deixar de lado férias, décimo terceiro, horas extras e outros pormenores. Caso seja de comum acordo, a administradora pode ficar encarregada de realizar a seleção, contratação, treinamento e demissão dos funcionários.

– Conhecimento da Lei de Condomínio

Assunto complexo para leigos, mas de extrema importância nos condomínios, o conhecimento das normas relacionadas aos Condomínios devem estar no topo das responsabilidades, seja do síndico ou da administradora.

Nenhuma Administradora substitui a contratação de um Advogado especializado em Condomínios, principalmente para casos complexos, mas uma administradora pode auxiliar o dia a dia do Condomínio, tendo em vista que ela, obrigatoriamente tem conhecimento da Lei de Condomínio e experiência.

– Gestão de conflitos

Reclamações de barulho, de comportamento de empregados, de má utilização de espaços comuns, entre outras são comuns em Condomínios e nem sempre o síndico quer se envolver diretamente, até mesmo para preservar a relação de vizinhança.

A Administradora pode ser uma boa aliada nesses casos, já que ela poderá intermediar essas questões, enviando notificações, multas e advertências, tirando a eventual pessoalidade que poderia existir caso o síndico tivesse que lidar sozinho com estes problemas.

– Gestão de áreas comuns

Lavanderia coletiva, salão de festas, de jogos, churrasqueiras, espaço gourmet, sala de pizza e churrasqueira… Cada vez mais, os condomínios contam com espaços coletivos que necessitam de gerenciamento para uma boa convivência coletiva. A administradora de condomínios pode auxiliar e oferecer softwares e outros mecanismos para a gestão de áreas comuns, tornando essa função mais simples para os colaboradores e evitando incômodos para o síndico.

Por que contratar uma administradora?

Possibilitar que o síndico tenha mais disponibilidade para atender outras demandas importantes é uma das principais vantagens de se contratar uma administradora de condomínios para gerenciar as questões mais burocráticas. Além disso, possibilita que o síndico conte com suporte para as mais diversas questões, como assessoria e consultoria imediata para sanar dúvidas ou auxiliar a resolver problemas.

Algumas pessoas podem ver o pagamento à empresa para cuidar do condomínio como um gasto extra desnecessário, mas as facilidades de ter todo o controle em mãos sem necessidade de muita preocupação são inquestionáveis e devem ser levados em conta.

Credibilidade

Para que a parceria entre administradora e condomínio seja transparente e eficiente, é preciso contratar uma boa empresa, que seja referência no mercado, tenha credibilidade, certificação (como a ISO 9001) e ofereça vantagens para seus clientes. Esteja ciente de que ela será responsável pelas finanças e documentos do condomínio.

Não raro são noticiadas matérias de problemas com administradoras desonestas que subtraem valores do Condomínio, não realizam pagamentos necessários e levam o condomínio à falência, trazendo um transtorno para o síndico e para todos os condôminos. Por isso, é muito importante que esta relação seja de transparência e de extrema confiança. Veja neste texto como escolher uma administradora de condomínios.  

Ficou com alguma dúvida sobre as responsabilidades da administradora de condomínios? Mande sua questão para a gente te ajudar!

 

12/10/2019 | Categorias: Administração de Condomínios Vida de Síndico

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