Muitos relacionam auditorias com fraude ou fiscalização, mas a ação pode auxiliar na gestão do condomínio
Quando se fala que um local vai passar por auditoria, logo vem à mente irregularidades, desvios ou problemas. Essa ideia faz com que muitos lugares deixem de ser vistoriados com frequência, e as acusações de falta de transparência se tornam mais corriqueiras. Mas você sabia que a auditoria não serve somente para apontar erros?
A auditoria nada mais é do que uma análise de todas as movimentações financeiras do condomínio, entradas e saídas, em conformidade com a convenção do condomínio, com as decisões registradas em atas das assembleias e, claro, com o Código Civil. Com essas informações, é feito um relatório, que pode ser usado como base financeira para o condomínio.
Benefícios da auditoria em condomínio
Garantir a transparência do trabalho do síndico é uma preocupação que todo condomínio deve ter. Afinal, os condôminos se preocupam e precisam se sentir seguros em relação ao destino do montante desembolsado mensalmente, normalmente destinado à manutenção e às melhorias do patrimônio.
A auditoria também é uma forma de provar a idoneidade do síndico, que pode ser questionada ao propor um aumento de taxa condominial ou de fundos, por exemplo. É uma forma de assegurar que os valores estão em dia, com uma boa reserva emergencial de segurança.
Durante o processo de auditoria, são analisadas todas as contas do condomínio, a validade das notas fiscais (se não são frias), os contratos e os serviços prestados, se não existe fraude, irregularidade ou desvio de verbas, entre outros detalhes que podem influenciar na vida financeira do condomínio.
Além disso, elas podem ser utilizadas para servir como base para o próximo ano de gestão, já que mostram todos os balancetes, valores gastos e recebidos, oferecendo uma média de quanto o condomínio gasta em determinado período. Esse histórico pode auxiliar no planejamento de gastos ao longo de um período.
Ela pode ser elaborada periodicamente, dependendo da verba condominial destinada, ou ainda antes da assembleia anual de prestação de contas.
Como funciona?
A auditoria pode ser contrata pelo síndico, desde que o valor do serviço esteja dentro do orçamento disponibilizado a ele, caso contrário, precisará da autorização da assembleia para aprovação do orçamento. Se a decisão de realizar uma auditoria partir de algum condômino ou alguém do conselho, também deverá uma assembleia aprovar, devido ao custo deste tipo de serviço.
Para contratar um auditor ou empresa especializada, o ideal é cotar com pelo menos três empresas, como em todos os orçamentos realizados pelo condomínio. Observe os registros em conselhos de contabilidade ou instituto de auditores, procure empresas com referências e certifique-se de que a atividade dela junto à Receita Federal é de ‘atividades de consultoria e auditoria contábil e tributária’. Caso seja um profissional independente, busque pelo cadastro no Cadastro Nacional de Auditores Independentes (Cnai).
Com as melhores opções selecionadas, é realizada uma assembleia para debater com o conselho e demais condôminos qual empresa ou auditor será contratado.
Documentos necessários
É preciso apresentar alguns documentos para a auditoria, começando pela convenção do condomínio e o regimento interno, que são as leis que prevalecem no local. As atas das assembleias realizadas também são necessárias para entender quais decisões foram tomadas.
Em relação à parte financeira, os auditores analisam as previsões orçamentárias propostas para o ano; os contratos e pagamentos de todos os prestadores de serviços, desde os colaboradores registrados, os autônomos e as empresas terceirizadas; as notas fiscais e todas as entradas e saídas no período.
Tipos de auditoria
Os condomínios podem realizar três tipos de auditorias: as preventivas, as emergenciais ou as especiais. Os nomes são autoexplicativos: o primeiro é para evitar que surjam problemas futuros, identificando erros e corrigindo-os, se possível; o segundo serve para quando já existe alguma suspeita de irregularidade; e o último modelo visa analisar alguns pontos específicos do orçamento do condomínio.
Os prazos para a realização das auditorias podem variar de acordo com o tamanho do condomínio mas, em geral, leva-se entre 15 e 30 dias. Tanto a duração como a forma de entrega devem estar descritos no contrato com a empresa contratada para executar o serviço.
Irregularidades
Com o relatório de auditoria em mãos, todos os resultados são analisados e, em caso de serem confirmadas irregularidades, medidas devem ser tomadas.
O art. 1349 do Código Civil estabelece que o síndico que praticar irregularidades, não prestar contas ou não administrar convenientemente o condomínio, poderá ser destituído do cargo pelo voto da maioria absoluta dos presentes em Assembleia especialmente convocada para este fim.
Além da destituição do cargo de síndico, ele pode também responder civil ou criminalmente pelos atos e ser ainda condenado a restituir os valores devidos ao Condomínio.
06/05/2021 | Categorias: Uncategorized