As assembleias são importantes para as tomadas de decisão do condomínio, mas não agrada a todos; Veja como organizar uma assembleia mais eficiente
A assembleia condominial é um momento de extrema importância para o condomínio e seus usuários. Nela, são discutidas ações de melhorias, aprovações, eleições e outros assuntos de interesse geral. Infelizmente, nem todos os condôminos a veem com bons olhos, afinal de contas, é muito comum ir a assembleias nas quais se discute muito e pouco se resolve. Por isso, hoje vamos falar sobre como realizar uma assembleia condominial eficiente.
A convocação da assembleia é o primeiro passo para atrair os condôminos e é importante que ela esteja alinhada para que a assembleia não possa ser impugnada posteriormente. Por isso, a convocação deve ser feita com antecedência e da forma prevista na Convenção do Condomínio. É seguir rigorosamente as regras da Convenção quanto aos prazos para convocação e formas de convocação, se por carta simples, carta registrada, edital…. Ainda que seja costume do Condomínio convocar de outra forma que não a prevista na Lei do Condomínio, evite seguir apenas o habitual. Para evitar anulação da assembleia, siga o que determina a Convenção.. Nada impede, contudo, que além de seguir a Convenção, seja utilizado também outros meios possíveis para entrar em contato com os condôminos e, lembrá-los da realização da assembleia.
Na convocação, é preciso detalhar os assuntos que serão discutidos, colocando-os em tópicos com um breve descritivo. Deixe o mais claro possível e trabalhe com objetividade. Se possível, anexe uma cópia do edital em locais de passagem estratégicos, como garagem, hall de entrada ou elevador, e dispare um alerta no dia para relembrar os mais esquecidos — por e-mail, grupo de whatsapp e sistema do condomínio, entre outros meios.
Normalmente, as reuniões de condomínio acontecem no salão de festas ou outro ambiente comum desocupado e propício, que tenha silêncio e seja de fácil acesso para todos. Arrume a sala antes da assembleia, disponibilizando cadeiras para todos e, por que não, uma água ou cafezinho. Quanto mais convidativo o espaço, maior probabilidade de participação dos condôminos, criando um ambiente propício para discussões saudáveis.
Antes de começar
Um dos motivos que fazem os condôminos não gostarem de assembleias é a falta de foco – é comum iniciar a discussão sobre um assunto e não finalizá-lo ou mudar a pauta no caminho, além de intermináveis discussões. Para isso, uma moderação firme e objetiva por parte do presidente da assembleia é essencial.
Prepare-se antes da assembleia. Estude as pautas e os assuntos que serão abordados, além de ter total ciência do Regimento Interno, da Convenção de Condomínio e do Código Civil. Saber os direitos e deveres dos condôminos é fundamental para avançar nos tópicos.
Evite atrasos! Comece a assembleia no horário e faça a segunda chamada caso não esteja presente metade da fração ideal do condomínio em primeira ordem. Antes de começar a discutir as pautas, coloque regras para um bom andamento, como levantar a mão para pedir a vez, evitando interrupções; celulares no silencioso; fugir de assuntos pessoais ou fora da pauta do dia.
Pode ser interessante também delimitar tempo para cada assunto — 10 a 20 minutos, por exemplo — para não prolongar demais a reunião. Objetividade e precisão são determinantes para uma boa condução de assembleia e também para solucionar as questões do dia a dia.
Durante a assembleia
Primeiramente deve ser eleito o presidente, quem conduzirá toda a Assembleia. Deve ser alguém respeitado no Condomínio, que entenda das normas do Condomínio e que saiba conduzir com firmeza e educação para um bom andamento da reunião. Algumas convenções de Condomínio nãop autorizam que o síndico seja o presidente. Eleito o president, deve ser escolhido um secretário, que fará todas as anotações necessárias e a ata da Assembleia.
O presidente deve conduzir a assembleia de preferencia seguindo os itens da ata na ordem, para que todos os presentes possam acompanhar e estar cientes do que vai ser abordado. Caso surjam outros pontos que valem o debate, anote para uma próxima assembleia ou para serem retomados posteriormente.
O mais importante no andamento do encontro é manter a ordem, para que as discussões sejam saudáveis e sem ofensas. Caso algum condômino se exalte, prolongue demais a fala ou algo saia do padrão, é preciso retomar a palavra e estabelecer o controle, permitindo que todos exponham suas opiniões de forma respeitosa aos demais.
Dar a oportunidade para que todos coloquem seus pontos de vista também é importante para estimular a participação e fazer com que todos se sintam parte do condomínio e das decisões que serão tomadas. Mas, mais uma vez, cuide dos que se prolongam para que não vire uma assembleia monótona e desinteressante.
Pontos importantes
A ata deve ser redigida no decorrer da assembleia, pelo secretário, para que nenhum item seja esquecido. Não esqueça de colocar a data, horário e duração e colher a assinatura de todos os presents na lista de presença. Além disso, a ata deve conter todos os pontos de discussão e as decisões tomadas, sem abreviações ou rasuras. Se necessário, solicite a autorização para gravar a assembleia. Assim, nada se perde e, caso haja alguma dúvida, é possível recorrer à gravação.
Reclamações, fofocas e assuntos pessoais normalmente atrapalham o andamento da reunião. Tente propor soluções que acalmem e, ao mesmo tempo, satisfaçam os condôminos. Reclamação do barulho das crianças? Responda com a pergunta “o que podemos fazer para que as crianças façam menos barulho”? Assim, a participação é mais efetiva e todos colaboram com o fim dos problemas.
Já os assuntos pessoais, peça para que sejam tratados após a assembleia, por não ser de interesse geral. Só não esqueça, de jeito nenhum, de dar a devida atenção ao fim. Questões entre vizinhos, como vazamentos ou barulhos, devem ser separados dos problemas condominiais. Muitas vezes, o vizinho implica com o outro sem ao menos tentar conversar para solucionar o problema que nem mesmo sabia que acontecia.
Chegando ao fim
Normalmente o ultimo item das pautas de Assembleia são “Assuntos gerais”. Esse é o momento em que começam discussões sobre inúmeros temas, desde sugestões de pautas para novas assembleias a reclamações entre vizinhos. É importante que o presidente saiba conduzir e intermediar para que não se prolongue demais ou cause constrangimentos e brigas entre condôminos. É importante frisar que “Assuntos gerais” serve apenas para sugestões, informações, esclarecimento de dúvidas e outros apontamentos, mas nunca para votar ou aprovar nenhum tema, sob pena de anulação da assembleia..Qualquer aprovação de item
Encerre a assembleia agradecendo e frisando a importância da presença e participação de todos para a boa gestão do condomínio.
Lembre-se sempre que uma assembleia eficiente é aquela que não se prolonga em discussões e aponta soluções e definições para qualquer tema que envolva o ambiente condominial comum.
Nos dias seguintes à assembleia, providencie uma cópia da ata da reunião para cada condômino estar ciente das decisões tomadas. Vale ainda esclarecer que não é obrigatório o registro da ata em cartório para que ela tenha efeito legal perante os condôminos, a não ser que a Convenção do Condomínio estabeleça a necessidade de registro, mas isso não é comum. O registro da ata em cartório tem apenas a finalidade de garantir a publicidade e efeito dela perante terceiros.
Os livros atas devem ser mantidos, em poder do síndico, por pelo menos 5 anos.
13/09/2020 | Categorias: Administração de Condomínios Vida em Condomínio