Dúvida pode trazer prejuízos à gestão do síndico atual ou dos próximos que assumirem o condomínio; documentos precisam ser conservados por períodos específicos, e a digitalização é um caminho mais seguro
Naturalmente, a gente costuma acumular papéis. Seja cupom de compra, nota fiscal de produto, ticket do cartão de crédito… Agora imagine para um condomínio, que tem inúmeros documentos das mais variadas origens e necessidades. Você sabe por quanto tempo um condomínio deve guardá-los? Esse é o tema deste artigo.
Saber cuidar dos documentos do condomínio faz parte da organização e da boa gestão do síndico. Mantê-los em ordem e bem armazenados é necessário para eventuais consultas, ou até mesmo para serem usados como provas em ações judiciais ou trabalhistas.
Sendo assim, além de cuidar dos documentos atuais, é bom se certificar de que os antigos e de anos passados estejam em dia e arquivados, para caso o condomínio passe por uma auditoria em algum momento, por exemplo, ou por qualquer necessidade, como as já mencionadas ações judiciais.
Como organizar os documentos do condomínio?
Categorizar é uma boa maneira para manter os documentos em ordem e somente no período necessário, evitando o acúmulo de papéis sem necessidade. Separe por pastas ou arquivos os utilizados no mês corrente; os relacionados aos condôminos (cadastro e identificação); os documentos financeiros; os do próprio condomínio (regimento interno, convenção do condomínio, planta das obras); as atas das assembleias; os contratos e seguros firmados, entre outros.
Como falado, há uma infinidade de documentos e saber organizá-los é imprescindível para o bom armazenamento e – tão importante quanto – a facilidade em encontrá-los quando preciso.
Por isso, o arquivamento dos papéis físicos deve ser feito em local seguro, seco e arejado, para evitar o mofo, umidade e a proliferação de fungos. Identifique todas as pastas e, de preferência, tenha um espaço exclusivo para os documentos, sem dividir com produtos de limpeza ou outros líquidos, por exemplo.
Caso esteja em uma sala trancada, disponibilize a chave e o acesso somente ao zelador ou alguém de confiança. A guarda dos documentos é responsabilidade do síndico, embora todos os condôminos devam ter acesso a eles, quem deve controlar esse acesso é o síndico.
Caso esse controle não seja feito, as chances de extraviarem documentos são grandes e identificar o culpado pode se tornar impossível.
Digitalização dos documentos
Uma dica trabalhosa, mas essencial é digitalizar todos os documentos importantes, pois além de simplificar o acesso ao mesmo, é um backup do original no caso de perda. Inclusive, é muito mais fácil buscar um documento digitalizado do que em meio a pastas e papéis, não é mesmo?
Atualmente, documentos de cunho fiscal ou trabalhista já são, em sua maioria, digitais, evitando a necessidade de armazenamento físico – o mesmo, porém, não pode ser dito de informações mais antigas.
Mesmo em formato digital, garanta que os documentos estejam bem protegidos, seja no armazenamento em nuvem ou em um servidor que garanta o backup e a segurança dos dados do condomínio e dos condôminos.
E por quanto tempo guardar os documentos?
Alguns documentos e papéis devem ser arquivados por toda a vida do condomínio, enquanto outros podem ser consultados digitalmente. O tempo de vida dos documentos pode variar de permanente a um tempo determinado.
Confira a listagem abaixo e fique por dentro dos prazos de guarda:
2 anos
- Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho
- Aviso prévio
5 anos
- Controle de cobrança e pagamento de cotas condominiais
- Cartas, convocações e demais documentos relativos a Assembleias
- Contas de água, luz e telefone
- Documentos das manutenções do Condomínio (elevadores, para-raios, extintores…) ou até o final da garantia (qual for o prazo mais longo)
- Correspondências, notificações e convocações
- Seguros de incêndio
- Apólice de seguro de vida
- Recibos de pagamento e adiantamento salarial
- Recibos de pagamento e gozo de férias
- Vale transporte (pedido, recibo de entrega…)
- Atestado médico
- GRCSU – Guia de contribuição sindical urbana
- Livro de ponto
- DARF IRRF
- DIRF
10 anos
- DARF PIS
- CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
- GPS (Guia da Previdência Social)
- RAIS
- Recibo de vale refeição/cesta básica e vale transporte
- Comprovante de retenção do INSS
- Sistema eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários
20 anos
- Exames médicos (Admissão, Demissão e Periódico)
- Laudo de PPRA
30 anos
- GFIP
- FGTS
- Folha de pagamento
Permanente
- Convenção e Regimento Interno
- Livros de Atas de Assembleia
- Plantas e projetos construtivos do condomínio
- Cartão de CNPJ – permanente, mas pode ser consultado sempre no site da RFB
- Livro de inspeção do trabalho
- Processo trabalhista
Indeterminado
- Registro de empregados
- Contrato de Trabalho
Certificação Digital
A certificação digital é obrigatória em condomínios desde 2013, solicitada pelo síndico por meio de autoridades certificadoras. Sem ela, o síndico fica impossibilitado de enviar informações à Caixa Econômica Federal, por exemplo, sob risco de ser penalizado pela justiça trabalhista.
Este documento eletrônico serve como uma identidade do empreendimento – ou da pessoa física -, e lhe garante a integridade e a confiabilidade dos dados, possibilitando ao síndico realizar serviços digitais sem burocracia ou altos custos.
Inclusive, com essa certificação, podem-se dispensar alguns documentos físicos, já que toda a consulta pode ser realizada de forma virtual. Além disso, caso a edificação esteja com todas as situações regulares, ela mantém o condomínio em compliance com a legislação, garantindo a autenticidade de informações e de transações digitais.
Como são muitos documentos e datas diferenciadas, contar com uma administradora de condomínios para orientação em relação a papeladas e quanto tempo os documentos devem ser guardados pode ser de grande valia.
Falando nisso, você sabe quais as responsabilidades de uma administradora? Veja aqui neste post e conte com a Mineira, a administradora com certificação ISO 9001 que atende Curitiba, região metropolitana e litoral paranaense.
03/03/2022 | Categorias: Uncategorized