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Assembleia virtual: como fazer dar certo?

Assembleia virtual: como fazer dar certo?

Modalidade ganhou força com a pandemia do coronavírus, que modificou a rotina de todos desde março de 2020

Muitos condomínios adotaram as assembleias virtuais em virtude da pandemia de Covid-19 e a impossibilidade de reuniões presenciais com aglomeração de participantes. Mas como fazer uma assembleia virtual dar certo e ser válida?

As assembleias condominiais são obrigatórias, segundo o artigo 1350 do Código Civil, que estabelece que o síndico convoque, anualmente, reunião da assembleia dos condôminos para aprovar o orçamento de despesas, contribuições e prestação de contas, além de eleger o substituto do cargo e alterar o regimento interno, conforme previsto na convenção.

Em junho de 2020, devido à pandemia e aos isolamentos sociais decorrentes dela, a Lei 14.010/20 autorizou até 30 de outubro de 2020 e em caráter emergencial, a realização das assembleias virtuais, podendo ser adotadas para tratar qualquer assunto pertinente ao condomínio, inclusive a prestação de contas anual obrigatória.

A dúvida, contudo, é que referida Lei autorizava a possibilidade de assembleias virtuais ocorrerem até 30 de outubro de 2020, ou seja, após esta data, voltamos a situação anterior a referida Lei, ou seja, não temos embasamento legal específico para que Condomínios que não têm essa modalidade de assembleia previstas em suas Convenções as realizem de forma totalmente segura.

Todavia, considerando que a pandemia permanece e, que em muitas cidades, ainda são constantes os decretos determinando o isolamento social e a proibição de reunião de pessoas, inclusive a realização de assembleias presenciais, caberá aos juízes, em caso de judicialização, a análise do caso concreto e a interpretação das Leis por analogia. Para isso, temos o art. 4º da Lei de Introdução ao Código Civil que estabelece que “quando a lei for omissa, o juiz decidirá o caso de acordo com a analogia, os costumes e os princípios gerais do direito” e também o art. 5º da mesma Lei que estabelece que “o juiz atenderá aos fins sociais a que ela se dirige e às exigências do bem comum”.

Portanto, considerando o cenário de pandemia, cumulado com o disposto nos referidos artigos, quanto a análise de acordo com a analogia, análise dos costumes atuais e os fins sociais e ainda, considerando o princípio da legalidade, de que ninguém será obrigado a fazer ou deixar de fazer algo, senão em virtude de lei, ou seja, se não está proibido em lei, está permitido, acreditamos que a tendência é que as assembleias virtuais sejam aceitas, desde que respeitados as regras de convocação, quórum, acessibilidade a todos, etc. Mas não podemos afirmar que as assembleias virtuais, cuja previsão não exista na Convenção, não seja passível de discussão judicial.

Neste momento extraordinário, essa forma de assembleia é mais segura já que acontece totalmente online, com cada condômino em sua unidade, evitando a aglomeração de pessoas em um lugar fechado, onde normalmente ocorrem as assembleias presenciais. Além disso, possibilita a participação de mais interessados, até mesmo condôminos que estejam em outras cidades no dia da realização da assembleia.

Dando início à assembleia virtual

A começar pela convocação, como na assembleia presencial a convocação da assembleia virtual deve, necessariamente, seguir as regras estabelecidas na Convenção do seu Condomínio. Nada impede que sejam adotados novos meios para divulgar ainda mais a convocação, como envio por e-mail ou por WhatsApp, mas a regra estabelecida na Convenção não pode ser suprimida. A Convocação deve ser feita para todos os condôminos, sem exceção, respeitando, além da forma também o prazo estipulado na convenção do condomínio.

É imprescindível que todos estejam cientes da realização da reunião, de como participar e acessar a plataforma, por isso, se necessário, faça uma rápida demonstração. Essa explanação pode acontecer online, para os familiarizados, ou impressa, entregue junto da convocação.

Não esqueça dos tópicos necessários e essenciais como a data, o horário, forma de acessar a assembleia e os itens da pautas que serão debatidos. Se possível, envie um alerta um dia antes a todos, para relembrar. Apesar de online, a assembleia deve seguir as regras da assembleia tradicional para não ser impugnada.

O funcionamento da assembleia

Feita a convocação e dadas as orientações, a assembleia virtual acontece nos mesmos moldes de uma assembleia tradicional, a única mudança é o ambiente. No dia e hora marcados, os condôminos se reúnem no aplicativo específico ou plataforma de reunião, como o Zoom ou Hangouts, estabelecido para aquela reunião.

O debate em alguns itens da pauta normalmente é necessário – para discussões e aprovações de orçamentos, contratação de serviços, entre outros -, por isso uma assembleia virtual realizada em tempo real por meio de vídeo e áudio possibilita a maior participação de todos. É preciso estabelecer as regras de funcionamento da assembleia, como utilização dos microfones para que cada um possa falar sem ser perturbado com ruídos ou pessoas falando junto com outras evitando assim uma confusão e dando espaço para todos explanarem suas ideias.

Há ainda a assembleia via streaming, em que o síndico e a mesa participam em vídeo e as interações entre os demais ocorrem via texto. Ou a assembleia digital, somente com comunicação via texto.

As assembleias podem ser gravadas, independente de autorização dos presentes, isto porque, em que pese se realize dentro do Condomínio e de forma restrita é, juridicamente, um ato público, que pode ser levado a registro através da ata. Portanto, desde que seja gravada apenas com a finalidade de registrar o ato, para eventuais conferências e elaboração da ata nada impede que sejam gravadas, ficando referida gravação sob responsabilidade do síndico. A gravação, contudo, não isenta a elaboração de uma ata, como de costume. Já as assinaturas de presença e votações são feitas por meio de login/acesso ao aplicativo, sendo possível, muitas vezes, configurar para um voto por unidade, exigindo dados pessoais do condômino e outras informações pertinentes.

Dicas

Veja algumas dicas para tornar sua assembleia virtual eficiente:

– Se no presencial já é complicado, no virtual não enrole! Seja direto e preciso nos tópicos para entendimento geral.

– Oriente os condôminos quanto ao funcionamento da assembleia e as boas práticas, como desligar o microfone quando não estiver utilizando, não falar ao mesmo tempo, posicionar a câmera corretamente, entre outros.

– Esteja pronto para qualquer tipo de imprevisto, como quedas de internet ou conexões ruins. Não esqueça de conferir a bateria do dispositivo usado.

Seu condomínio já implementou as assembleias virtuais? Tem alguma insegurança de como funciona? Entre em contato com a Mineira e tire suas dúvidas!

 

11/06/2021 | Categorias: Administração de Condomínios

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