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Boas práticas para evitar a corrupção em condomínios

Ninguém está ileso às irregularidades, mas, quando existem procedimentos bem definidos, torna-se mais difícil que o condomínio seja prejudicado

Um condomínio não está ileso a situações de corrupção. No entanto, quanto mais profissional e organizado for, menores são as chances de algum problema que venha a gerar prejuízos para o condomínio e, consequentemente, para os condôminos. A adoção de boas práticas no dia a dia garante que essas situações não se tornem realidade e, mais importante, que os cuidados sejam, de fato, colocados em prática no dia a dia.

Nos últimos anos, o compliance se tornou uma prática defendida e encampada pela maior parte das empresas do Brasil. Trata-se de uma consequência das irregularidades detectadas ao longo das investigações de corrupção do país, especialmente a Lava Jato.

O termo compliance se disseminou rapidamente: oriundo do inglês “to comply”, significa agir em conformidade com a lei. Ele vale não só para as empresas, como pode ser adotado também nos condomínios. Confira, abaixo, uma lista de boas práticas capazes de garantir tranquilidade para todos.

  1. A escolha do síndico, subsíndico e conselho

O síndico é o representante legal do condomínio. Por mais que ele seja assessorado por uma administradora de condomínios, é importante que ele tenha um mínimo de experiência e de tempo para que possa gerenciar as atribuições exigidas no dia a dia, assim como as demandas levantadas pelos demais condôminos.

A mesma regra vale para o subsíndico e para os condôminos que vão integrar o conselho fiscal: são eles os responsáveis para, em um primeiro momento, fazer a validação da prestação de contas periódica do condomínio. Esse trabalho, por óbvio, precisa estar alinhado entre todos os envolvidos, mas é preciso que haja independência e conhecimento para que, sobretudo, o conselho desenvolva o seu papel de fiscalização.

  1. A contratação de uma administradora de condomínios referência

Nem sempre a corrupção parte do síndico ou dos condôminos. Por isso, é preciso pesquisar para contratar uma administradora de condomínios. Em boa parte dos casos, essas empresas têm total acesso às verbas – não é incomum ler no noticiário que moradores foram lesados quando uma empresa sacou os recursos e deixou de pagar as despesas ordinárias de um condomínio. Por isso, no momento de optar pela contratação de uma administradora, busque as referências e, se possível, certificações de que ela desenvolve um bom papel. A Mineira, por exemplo, é a primeira administradora de condomínios do Paraná com certificação ISO 9001, e está no mercado há mais de 40 anos.

  1. Faça diversas cotações

Uma das práticas adotadas por empresas e até mesmo por órgãos públicos é de fazer, ao menos, três cotações na hora de contratar um serviço ou comprar um produto. Com isso, aumenta-se a chance de obter um preço alinhado ao do mercado e até mesmo de ter bons argumentos para uma negociação, como na contratação de fornecedores ou na compra de itens.

  1. Estabeleça critérios técnicos

Não exclua automaticamente sugestões e indicações de condôminos, mas é importante que as contratações de fornecedores não sigam exclusivamente o critério preço. Estabeleça exigências técnicas na hora de fechar uma contratação – não esqueça de pesquisar referências e o histórico da empresa. Também é importante fazer orçamentos completos, incluindo todas as etapas necessárias para determinado procedimento.

  1. Siga o calendário de prestações de contas – e utilize a tecnologia

A Convenção do condomínio vai estabelecer os períodos de prestações de contas. É importante que esse calendário seja seguido à risca. A tecnologia permite que o conselho e até mesmo os próprios condôminos possam acompanhar os gastos de determinado período, desde que seja adotado o procedimento de registrar as notas fiscais.

  1. Faça as manutenções nos períodos certos

O atraso das manutenções preventivas é uma das situações que pode levar o condomínio a tomar decisões precipitadas e que podem gerar algum tipo de problema. Nesse contexto, é importante que o síndico e a administradora de condomínios estabeleçam um calendário de manutenções necessárias – troca de extintores, avaliação de elevadores e dos sistemas de gás, hidráulico e elétrico, entre outros. A pressa pode levar a maus contratos, que onerem o condomínio e, eventualmente, a situações de fraude.

  1. Atenção à guarda de valores

Muitos condomínios contam com serviço de lavanderia coletiva, locação de churrasqueiras e salão de festas, entre outras possibilidades, que exigem o pagamento em valores ou um adendo à taxa de condomínio. Esse tipo de situação exige atenção e a criação de procedimentos claros, especialmente sobre a guarda dos valores.

  1. Gestão de impostos e taxas condominiais

Adote a boa prática de guardar recibos e comprovantes de pagamento – especialmente de forma digital – de impostos, encargos sociais, salários. Também emita recibos de quitação dos boletos de condomínio para os condôminos, quando o pagamento não for pelo sistema bancário. Esse histórico evita problemas com o fisco, auxilia em possíveis reclamações trabalhistas e também impede fraudes na quitação das taxas condominiais.

  1. Dissemine a transparência

Quanto maior o volume de informações disseminadas aos condôminos, menor será a chance de irregularidades. É papel do síndico dar o exemplo, esclarecendo eventuais dúvidas, enviando prestações de contas periódicas e cuidando com a comunicação, não se negando a repassar dados ou fazer reuniões e assembleias sobre temas importantes.

  1. Auditoria pode ser necessária

No caso de suspeitas, a contratação de uma auditoria pode ser feita para detectar eventuais irregularidades. Essas empresas fazem uma varredura de contas e, dependendo do contrato, observar a situação com o fisco. O investimento nesse tipo de serviço dá tranquilidade e, em muitos casos, é muito positivo para o condomínio.

Práticas evitadas

A transparência e o zelo pelas contas do condomínio garantem que uma série de práticas já percebidas sejam disseminadas. Veja alguns exemplos de irregularidades comuns de serem detectadas:

– Pagamento de comissões: trata-se de uma prática comum, que consiste em os fornecedores pagarem um valor a quem os indicou. O problema é: geralmente esta taxa é adicionada ao orçamento, fazendo com que o condomínio arque com um valor mais pesado do que deveria. Por isso, a transparência, a existência de mais de um orçamento, e a possibilidade de acompanhar as prestações de contas impedem a ocorrência deste tipo de situação.

– Mistura de compras pessoais e condominiais: não é errado o síndico aproveitar uma ida ao mercado, por exemplo, para renovar o estoque de produtos de limpeza do condomínio. No entanto, é de bom tom que as notas fiscais pessoais e do condomínio sejam separadas, facilitando o controle por parte do conselho e dos demais condôminos.

– Superfaturamento: elaborar diversos orçamentos evita que as obras sejam superfaturadas, visto que o condomínio é capaz de perceber qual é a média de valores cobrada pelo mercado por determinado serviço ou produto. Nesse contexto, desde que sejam respeitados os aspectos técnicos, o condomínio não deve limitar a participação de fornecedores em suas cotações.

Quer tirar alguma dúvida sobre como lidar com casos dúbios? Entre em contato com a Mineira e tenha tranquilidade na relação com a administradora de condomínios.

 

Conflitos entre condôminos: Qual o papel do síndico?

Atuação do síndico pode ser necessária principalmente em episódios que envolvam o coletivo; situações isoladas, muitas vezes, podem nem precisar da intervenção dele

Quando alguma coisa está errada no condomínio, a quem recorremos? Ao síndico! Afinal de contas, ele é o responsável por “resolver os pepinos”, não? Nem sempre. Algumas ocasiões conflituosas entre os condôminos dispensam a presença do síndico, podendo ser resolvidas somente entre os envolvidos. Vamos ilustrar algumas situações no texto de hoje, sobretudo relacionadas aos barulhos incômodos.

As brigas e discussões devido ao barulho alto são as campeãs de discórdia dentro dos condomínios. Neste primeiro caso, já temos um exemplo claro da necessidade de mediação ou não do síndico: o barulho é isolado e incomoda apenas um morador?

Se a resposta for sim, o caso pode ser resolvido entre os dois, com uma conversa. Muitas vezes a pessoa que está fazendo o barulho nem sequer tem conhecimento e um aviso pode conscientizá-la de que está atrapalhando. Agora, se a resposta for não, aí sim o síndico pode – e deve – interferir.

Vale lembrar que, de acordo com o Art. 1336 da Lei 10406/02 do Código Civil, é dever do condômino “dar às suas partes a mesma destinação que tem a edificação, e não as utilizar de maneira prejudicial ao sossego, salubridade e segurança dos possuidores, ou aos bons costumes”.

As queixas de barulhos podem ser desdobradas em inúmeras situações, como barulhos de móveis dentro da unidade, de festas, de brigas, de animais — dentro das unidades. Existem também as reclamações de barulho nas áreas comuns.

Barulho nas unidades

“Toc toc” de salto alto, móveis arrastando, pessoas brigando ou batendo bola… as situações são inúmeras e poderíamos passar um dia listando. Independentemente de qual o barulho feito por determinado vizinho, na maior parte das vezes esses ruídos são esporádicos só incomodam a um outro condômino: o que vive na unidade imediatamente abaixo.

Nesse tipo de ocorrência, como dito anteriormente, cabe ao condômino incomodado relatar o problema, seja para o porteiro ou diretamente para o vizinho. Lembrando sempre de que o bom senso e a educação são fundamentais nestas situações.

Além disso, é possível relevar casos isolados e eventuais, para uma melhor convivência, sendo necessário mesmo a reclamação apenas nos casos recorrentes. Relatar o fato no livro de ocorrências também é uma opção importante, para conhecimento do síndico e do condômino reclamado, até mesmo para ser utilizado como prova em caso de futura reincidência e eventual necessidade de advertência e aplicação de multa.

Já os casos de barulhos por conta do som alto, de festas ou reuniões, do uso de instrumentos musicais, de animais ou qualquer outro caso que possa atrapalhar um ou mais condôminos, como normalmente acontece, pode ser relatado ao síndico. A Lei 3688/41 (Lei das Contravenções Penais) em seu art. 42 é clara ao afirmar que perturbar o sossego alheio com gritaria, abusando de instrumentos sonoros ou acústicos são contravenções penais.

Caso as reclamações cheguem diretamente na portaria, o próprio porteiro pode fazer o primeiro contato com o responsável pelo barulho. Persistindo, é possível passar para o síndico tomar providências com o proprietário da unidade. E se, ainda assim, o barulho continuar, o síndico poderá aplicar o que estiver estabelecido no regimento interno (notificação, multa).

Áreas comuns

Outra queixa recorrente nos condomínios é de barulho nas áreas comuns, como quadras poliesportivas ou salão de festas. O primeiro ponto a considerar é o horário: se está fora da hora permitida, vale a intervenção do síndico. Até porque isso viola o regimento interno, que deve ser respeitado por todos.

As queixas de barulho estão muito recorrentes e em excesso? Convoque uma assembleia para discussão do tema, para realizar eventuais alterações no regimento interno ou esclarecer sobre as ocorrências que estão se repetindo. A participação dos condôminos na discussão do tema pode contribuir para o comportamento geral, assim como disseminar as informações corretas.

Tanto para barulho nas unidades ou nas áreas comuns, se forem casos recorrentes, vizinhos que persistem no incômodo aos demais, mesmo após notificação e multa, cabe verificar na Convenção se existe multas maiores para o caso de reiteração da infração.

Outra saída também é a possibilidade de convocação de Assembleia com base no parágrafo único do art. 1337 do Código Civil que estabelece: “Art. 1337 – O condômino, ou possuidor, que não cumpre reiteradamente com os seus deveres perante o condomínio poderá, por deliberação de três quartos dos condôminos restantes, ser constrangido a pagar multa correspondente até ao quíntuplo do valor atribuído à contribuição para as despesas condominiais, conforme a gravidade das faltas e a reiteração, independentemente das perdas e danos que se apurem. Parágrafo único.

 

O condômino ou possuidor que, por seu reiterado comportamento anti-social, gerar incompatibilidade de convivência com os demais condôminos ou possuidores, poderá ser constrangido a pagar multa correspondente ao décuplo do valor atribuído à contribuição para as despesas condominiais, até ulterior deliberação da assembleia.”

 

Segurança

Já foram noticiadas, infelizmente, notícias trágicas de vizinhos intolerantes e com comportamentos agressivos. Caso isso aconteça no condomínio, colete o máximo de provas que tiver e leve à polícia. Isso também vale para ameaças que, por ventura, possam ter sido realizadas.

Obviamente, evite deixar as portas sem tranca e sempre cheque quem está batendo à porta, principalmente sem o aviso prévio. Isso vale para todos, em qualquer situação!

Tem algum relato ou dúvida sobre problemas com vizinhos? Mande sua questão para a gente te ajudar.

Como escolher os fornecedores para condomínio?

Confira 7 dicas para contratar serviços com tranquilidade para o seu Condomínio, seja de empresas ou de prestadores de serviços

Todo condomínio vai precisar de fornecedores, sejam empresas com serviços ou produtos periódicos, como o abastecimento de gás, a renovação do seguro ou necessidades eventuais, como manutenções e reparos, investimentos em melhorias, troca de portões, entre outros.

De qualquer maneira, é importante que o síndico, com ou sem o suporte de uma administradora, seja capaz de fazer as escolhas mais adequadas para o Condomínio. Em prol de uma gestão mais transparente, é importante que as decisões que afetem os demais condôminos – em custos ou em outros aspectos – sejam apresentadas e tomadas em conjunto-(exceção da contratação do seguro incêndio)-. Em casos menores, o próprio síndico pode fazer a escolha. Confira abaixo:

 

7 dicas para otimizar a escolha de fornecedores para o condomínio.

  1. Não economize nos orçamentos

Você já deve ter ouvido de uma lógica usada pelas grandes empresas de fazer, ao menos, três orçamentos antes de contratar um serviço ou comprar um produto. Esta deve ser a lógica de raciocínio do seu Condomínio. Quanto mais orçamentos realizados, maior a chance de economia, de mais qualidade e de encontrar um fornecedor alinhado às necessidades do momento.

  1. Utilize a internet

Atualmente, por meio da internet, é possível fazer quase todos os tipos de checagens em relação a uma empresa. No entanto, algumas perguntas e pesquisas básicas costumam garantir uma escolha adequada:

– A empresa tem um site? Se sim, procure saber a data de fundação e o portfólio de obras realizadas.

– Quais são as referências? A empresa foi indicada?

– Quais são os comentários em mídias sociais e sites de reclamações?

– É possível checar CNPJ no site da Receita Federal.

Antes de fechar qualquer negócio, lembre-se de firmar um contrato, especificando o prazo para execução do serviço ou obra, forma de pagamento, qualidade e especificação dos materiais usados, multas em caso de descumprimento, entre outros aspectos importantes. Um contrato bem feito é sempre uma garantia.

  1. Cuidados no caso de contratar pessoa física

Às vezes, os reparos necessários podem ser pequenos e o condomínio optar por contratar um prestador de serviço em vez de uma empresa constituída. Neste caso, o cuidado em relação ao contrato deve ser ainda maior, exigindo alguns documentos como:

– Comprovante de residência;

– Documentos de identidade;

– Recibos de pagamento.

Não esqueça de firmar um contrato e incluir garantias de entrega, especificar os tipos de materiais inseridos no orçamento, entre outros detalhes que considere relevantes. Recomenda-se a inclusão de multas no caso do não cumprimento dos itens presentes em contrato.

  1. Estabeleça critérios de escolha

Depois de ter os orçamentos recebidos e as empresas checadas, é hora de estabelecer os critérios de escolha dos fornecedores. Será que vale a pena sempre optar pelo mais barato? Não necessariamente. Avalie também a qualidade dos materiais que serão usados, os prazos e a forma de pagamento, assim como o período estabelecido para a entrega e garantia. É importante que o síndico saiba todos esses aspectos para que possa explicar da maneira mais clara possível todos os detalhes aos condôminos, caso haja essa necessidade.

  1. Solicite os documentos necessários

O prédio necessita de algum tipo de reparo? Se for necessário executar uma obra, é importante que o síndico peça as credenciais necessárias para a empresa.

Neste caso específico, haverá um engenheiro responsável pela obra e pelo projeto? Importante que tenha um engenheiro responsável em caso de obras, que seja emitida a ART, e que seja estudada a planta do Condomínio em determinados casos.

No caso de um novo sistema de segurança, a empresa entrega a garantia dos equipamentos? É importante que o síndico não seja omisso neste tipo de situação.

  1. Não hesite em pedir ajuda

Existem pessoas dentro do condomínio que entendem ou trabalham na área na qual um fornecedor será contratado? Aproveite o conhecimento e experiência desse condômino para tirar dúvidas sobre a empresa, o tipo de materiais usados, se os orçamentos estão alinhados à realidade do mercado. Essa ajuda pode tornar o processo de escolha mais tranquilo, eficiente e seguro.

  1. Monte uma lista de fornecedores

É provável que, ao longo do tempo, o Condomínio tenha necessidade de serviços semelhantes. Nesse caso, o síndico pode facilitar o trabalho e agilizar o atendimento das demandas do Condomínio ao montar uma lista de fornecedores conforme as áreas de atuação – avaliando a execução dos serviços contratados. No futuro, o seu trabalho será simplificado, se você for organizado e mantiver apenas os bons fornecedores em uma lista específica para eventuais necessidades.

 

Dia do Síndico – 30 de Novembro

Hoje é o dia daqueles que oferecem seu tempo, conhecimento e sabedoria ao bem comum.
 
Daqueles que estão sempre prontos para zelar pelo bem-estar e harmonia dos condôminos.
 
Os Síndicos!
 
Pessoas que às vezes passam despercebidas, mas que têm uma função essencial para a sociedade.
 
Neste dia e em todos os outros dias do ano, saibam que podem contar sempre com a Mineira para tornar essa missão cada vez melhor.
 
Obrigado por toda sua dedicação, responsabilidade e compromisso.
 
Um grande abraço de toda a Equipe Mineira Condomínios.
 
30 de Novembro – Dia do Síndico.