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Como fazer um bom comunicado no condomínio

Saber se comunicar com os condôminos e com os colaboradores é essencial para uma boa gestão condominial; veja algumas dicas

Comunicar bem e se fazer entender é primordial para quem quer se posicionar em um cargo de gestão. É preciso saber passar as ideias com clareza, sem enrolação ou dupla interpretação. Quanto mais direto, melhor. No caso de um síndico, fazer bons comunicados no condomínio só traz benefícios e melhorias nas relações.

Afinal, é o síndico quem responde pelo condomínio: convocação de assembleia, elaboração dos orçamentos, prestação de contas, realização de contratações, entre outros. Não saber se comunicar está entre os principais erros do síndico, devido a sua tamanha responsabilidade.

Para saber se está fazendo um comunicado assertivo e eficiente no condomínio, basta ver o quanto os condôminos e colaboradores entendem e respondem pelos seus avisos. Ter respostas – tanto no dia a dia quanto nas assembleias – é um excelente medidor para saber se está no caminho certo.

Perguntas a se fazer

Será que as pessoas leram o comunicado? Será que entenderam? Quanto tempo preciso deixar esta pauta em voga? Ou com qual recorrência preciso repeti-la? São muitas as questões a se fazer (e responder) neste caso. E as respostas só virão com as ações.

A melhor forma de saber se está fazendo comunicados eficientes no condomínio é perguntando aos próprios condôminos. Questione seu público ao cruzar com ele, pergunte aos seus colaboradores e peça sugestões de como pode melhorar.

No meio digital, existem plataformas que permitem acompanhar quantos e-mail/mensagens foram abertos, quanto tempo as pessoas permaneceram nelas, entre outros parâmetros. Essas informações também auxiliam o síndico a interpretar como as pessoas recebem os comunicados.

Fale nos canais certos

Comunicado no mural? Por Whatsapp? Pelo livro de ocorrências? Definir os canais certos e formais para cada tipo de comunicado é o primeiro passo. Assim, você direciona cada canal ou plataforma para determinado tipo de comunicação.

A Convenção do Condomínio ou o Regimento Interno podem estabelecer os canais competentes para cada tipo de informação e eles devem ser respeitados. Os demais canais informais, como grupos de WhatsApp ou outros canais não estabelecidos nas regras do Condomínio são válidos apenas para relembrar os condôminos. Contudo, se não existe previsão nas regras do Condomínio, é importante que os condôminos saibam quais canais de comunicação serão normalmente utilizados para que não haja mal entendido.

Por exemplo, você não deve enviar um comunicado de urgência no grupo de WhatsApp, pois as chances de ele se perder em meio a tantas mensagens são inúmeras. Veja outros exemplos de canais e comunicados neste texto.

Tem falhas? Arrume o quanto antes

Percebeu que nem todos estão tendo acesso aos seus comunicados? Ou que os condôminos não estão entendendo o que você quer dizer? Melhore este ponto o mais rápido possível.

Certifique-se de que os comunicados importantes estão visíveis, em locais de grande passagem e disponíveis nos meios eletrônicos também, afinal, tecnologia é tendência nos condomínios — e permite o seu rastreio, como mencionamos anteriormente.

Determine também o que você, como síndico, pode fazer para melhorar na comunicação com os condôminos e colaboradores. Na maior parte das situações, o síndico também é um condômino, então cabe se colocar no lugar dos demais para ver se tudo está compreensível.

Aqui você pode ver outras dicas de comunicação no condomínio.

Temas de destaque

Separamos alguns exemplos de assuntos que merecem um comunicado de destaque, principalmente se os temas não estiverem na Convenção do Condomínio ou no Regimento Interno.

Coronavírus/preocupações sanitárias: temática mais presente na nossa vida nos últimos meses. Os cuidados e as recomendações quanto ao vírus e à sua disseminação ainda devem ter evidência, principalmente em condomínios com grande circulação de pessoas. Apesar do avanço da vacinação, ainda há um longo caminho a ser percorrido.

Airbnb e locações de curta duração: assunto polêmico, mas que precisa estar em pauta nos condomínios, principalmente se houver atualização quanto à permissão ou à proibição das locações.

Coleta de lixo: de interesse geral, deve-se deixar bem à mostra os dias e horários de coleta seletiva (caso haja na sua região) e incentivar os condôminos e colaboradores sobre o assunto, estimulando a separação e os cuidados com o condomínio e o ambiente.

Eleições e assembleias extraordinárias: pauta que deve estar bem exposta, com data, hora e local em destaque, para conhecimento de todos — enviada dentro dos prazos estabelecidos em regimento. O ideal é utilizar uma plataforma que possibilite às pessoas confirmarem o recebimento e ciência.

– Dedetização e limpezas externas: não pegue ninguém desprevenido. Comunique o quanto antes sobre limpezas e dedetizações, orientando a fechar as janelas para não passar nenhum constrangimento ou receber visitinhas indesejadas.

Corte de água: Com o racionamento e os rodízios de água constantes, é importante deixar os condôminos cientes das datas em que terá ou não fornecimento de água. E orientar sempre o consumo consciente, tanto nas unidades como nas áreas comuns.

Seu síndico sabe fazer um bom comunicado aos condôminos e a comunicação está em dia? Conta para a gente o que é feito em seu condomínio!

 

23/09/2021 | Categorias: Uncategorized

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