Autor: Marketing Mineiras

Pandemia contribuiu para o aumento do número de animais em casa, fazendo com que os condomínios se reformulem às novas exigências dos moradores, com a oferta de espaço pet

Cerca de 30% dos brasileiros optaram por ter um animal doméstico no último ano, de acordo com pesquisa realizada pela Comissão de Animais de Companhia (Comac). A pandemia foi um fator que contribuiu para este aumento, já que grande parte das pessoas passou a trabalhar em casa em tempo integral ou durante alguns dias da semana.

Destes, 23% está tendo um animal em casa pela primeira vez. Com esta mudança no perfil das famílias, a procura por condomínios com atrativos para os animais também cresceu.

Espaço pet ou pet place, pet garden, pet play, space dog e outras inúmeras nomenclaturas semelhantes querem dizer a mesma coisa: espaços exclusivos para os animais, em especial os cães, com brinquedos, bebedouros, em uma área cercada e própria para que eles gastem energia, interajam e tenham mais qualidade de vida.

Espaço pet: uma necessidade real

Dados da Associação Brasileira da Indústria de Produtos para Animais de Estimação (Abinpet) estimam mais de 140 milhões de animais domésticos no Brasil, fazendo com que essas áreas exclusivas sejam um diferencial buscado por muitas pessoas.

A criação do espaço é vantajosa para todos, pois oferece:

– Segurança para o animal, que tem uma área em que ele pode gastar sua energia, fazer as necessidades e brincar;

– Comodidade para o dono do animal, que não precisa sair do condomínio para passear;

– Interação entre vizinhos, o que é ótimo para socialização (tanto entre os animais quanto entre os humanos);

– Diminuição do estresse do animal, que faz com que ele seja mais tranquilo, não destrua a casa e não incomode os vizinhos.

Este último item é muito importante para a vida do animal. Muitas pessoas passaram a ter um pet na pandemia, mas hoje já voltaram aos escritórios, deixando o bichinho sozinho e trancado em casa o dia todo.

Dependendo do perfil do animal, essa mudança pode causar um estresse grande, que acarreta em comportamentos mais agressivos, destruição de coisas, latidos e uivos constantes, entre outras situações desagradáveis para o dono e seus vizinhos. Por isso, fique de olho e, se necessário, procure uma creche para que ele passe o dia.

É preciso ter algumas regras

Como em quase tudo que é compartilhado nesta vida, o espaço pet também precisa ter algumas regras para que se mantenha a ordem e não vire um espaço de balbúrdia. Listamos algumas sugestões, que devem ser fixadas na entrada do espaço, após aprovação em Assembleia.

– Segurança: faça um cadastro dos animais antes da utilização do espaço, com nome, idade, raça e unidade que reside. Isso ajuda a controlar o acesso e caso haja algum problema. É importante solicitar o uso de plaquinhas de identificação/contato no pet, uma necessidade imprescindível em caso de fuga.

– Saúde dos animais: peça para que os condôminos mantenham as vacinas de seus pets em dia, para não comprometer a saúde dos demais. Se possível, restrinja o acesso de filhotes não vacinados, para evitar a contaminação de doenças perigosas, como a cinomose, que pode ser irreversível.  

– Uso de focinheira: é possível se basear na legislação municipal e obrigar o uso de focinheiras para animais a partir de determinado peso ou tamanho. Dessa forma, evita-se que uma possível briga se torne um problema mais grave.

– Higienização em dia: brincou, sujou, limpou. Como os animais não conseguem recolher suas necessidades e jogá-las no local correto, os donos devem realizar a coleta, preservando a higiene e respeitando o espaço coletivo.

Mesmo que o espaço seja limpo pela equipe de limpeza do condomínio diariamente, o básico todos conseguem e podem fazer.

Como implantar o espaço pet do zero?

Condomínios mais antigos não possuem uma área específica para os animais, mas é fácil implantar um. Primeiro, é importante aprovar a pauta em Assembleia convocada especialmente para este fim, pois colocar um espaço pet irá modificar a estrutura do condomínio e é necessário para esta situação a aprovação de 2/3 dos condôminos. Além disso, é importante constar no Regimento Interno as regras muito claras sobre a utilização do espaço.

Feito isso, procure uma área, que não precisa ser grande, mas deve ser suficiente para uma boa socialização.

Veja outras sugestões:

– O espaço pode ser uma espécie de gramado ou uma quadra, por exemplo. A colocação de gramas artificiais pode ser agradável aos animais.

– Cuidado na decoração e ao colocar plantas, pois algumas podem ser tóxicas.

– Pesquise por equipamentos de circuitos, como túneis, cordas e obstáculos. Para baratear, é possível usar pneus e materiais recicláveis.

– Dependendo do interesse dos condôminos e do espaço disponível, pode-se pensar em contratar periodicamente um adestrador ou oferecer um período de pet care, com banho e tosa itinerantes, como mais uma comodidade.

Pense em um espaço pet como um investimento para o condomínio, já que não apresenta um custo elevado e irá valorizar ainda mais o imóvel, além de se tornar atrativo para um determinado perfil de pessoas.

Como não existe nenhuma regulamentação a respeito desses espaços, cada condomínio deve estabelecer suas regras de uso e convivência, a fim de garantir um ambiente agradável e seguro para todos (animais e humanos).

E aí, seu condomínio já conta com um espaço pet? Quer falar mais sobre essa experiência?

Assunto pode gerar confusão e conflitos em alguns locais: saiba como o condomínio deve se posicionar e quais cuidados devem ser adotados

Em meados de abril, o governo federal decretou o fim da emergência de saúde decorrente da Covid-19, citando o avanço da vacinação como um dos fatores para flexibilizar o uso de máscara em locais abertos e fechados em todo o país.

Embora o país tenha registrado redução do número de casos e eliminando quaisquer obrigações de cuidado, esse cenário não se repete em todo o mundo. Muitos países do exterior estão com os números de contágio em expansão novamente e voltando a adotar restrições para impedir a disseminação do vírus, em especial o uso de máscara.

Apesar da posição oficial do governo federal, é importante se atentar ao que dizem as legislações estaduais e municipais para garantir que o condomínio esteja adequado às regras locais.

No Paraná, por exemplo, o governador Ratinho Jr decretou o fim da obrigatoriedade no final de março, quando o número da vacinação ultrapassou 90% da população com pelo menos uma dose e mais de 80% com duas.

Mas como fica em relação aos condomínios residenciais e comerciais, que têm áreas abertas e fechadas? E sobre os colaboradores? Pode-se exigir algo dos condôminos e visitantes?

Decreto estadual

A começar, pelo que dizem os decretos: no começo do mês de março, o Decreto Estadual nº10.530/2022 do governo do Paraná (adotado em Curitiba pelo Decreto Municipal nº 530/2022) flexibilizou o uso de máscaras em ambientes abertos, mantendo a obrigatoriedade apenas para locais fechados de acesso ao público e de pessoas com sintomas.

Ou seja, em condomínios residenciais já não era mais obrigatório o uso de máscaras, tendo em vista que, apesar de haver circulação, não se tratam de ambientes de acesso público. Já nos condomínios comerciais, que têm acesso livre do público, permaneceu a obrigatoriedade do uso de máscaras.

Porém, em 29 de março – aniversário da capital paranaense -, com a necessidade da constante avaliação da situação veio o Decreto Estadual nº 10.596, que promoveu alterações na legislação citada anteriormente, revogando as partes que citavam a obrigatoriedade do uso de máscaras, tanto em ambientes abertos quanto fechados.

Atualmente, o uso de máscaras no estado é obrigatório exclusivamente para pessoas com sintomas, independentemente do ambiente que ocupem e para o acesso a unidades hospitalares que atendam casos respiratórios ou suspeitos da doença.

E nos condomínios, como funciona?

Com os novos decretos, os síndicos não podem mais obrigar os condôminos a utilizarem máscaras em áreas comuns, elevadores, nem mesmo em condomínios comerciais. Poderia uma assembleia aprovar a manutenção do uso, todavia, como essa decisão contraria uma determinação legal do Estado, poderia gerar questionamentos jurídicos posteriores para o condomínio.

Para os colaboradores do condomínio, a situação é distinta: é possível exigir o uso da máscara diante da relação de trabalho. Todavia, é importante avaliar se existe a real necessidade e, neste caso, cabe ao Condomínio fornecer as máscaras para os empregados.

Recomendação ainda é válida

Com máscara ou não, o síndico continua tendo o dever de zelar pelo bem-estar do condomínio. Por isso, é importante agir de forma preventiva, acompanhando a situação dos casos em sua cidade.

Entre as iniciativas, recomenda-se manter as boas práticas de higiene, disponibilizar o álcool em gel para quem necessitar e orientar que condôminos e colaboradores com sintomas notifiquem o condomínio, permaneçam em casa e mantenham o uso da máscara.

É importante frisar que aqueles que ainda não se sentirem à vontade para andar sem máscara, principalmente em locais fechados, como elevadores, devem seguir com o uso, independentemente da legislação.

Afinal, o síndico não pode obrigar que os condôminos usem, mas também não pode proibi-los. A diminuição dos casos leva a um relaxamento natural nos cuidados, mas ainda não é possível cravar que a situação permanecerá dessa forma no futuro, mediante a situação do exterior.

Com a sanção da Lei 14.309/22, que altera o Código Civil nas disposições aplicáveis aos condomínios, permite-se a realização de assembleias virtuais e possibilita a sessão permanente das assembleias condominiais, aumentando a segurança jurídica e facilitando a obtenção de votos para quóruns específicos

Sancionada em 8 de março, a Lei 14.309/22 foi promulgada para dar fim à insegurança jurídica relacionada à realização de assembleias condominiais virtuais, que desde o início da pandemia vinham ocorrendo, sem que houvesse de fato uma lei regulamentadora. A legislação altera o Código Civil “para permitir a realização de reuniões e deliberações virtuais pelas organizações da sociedade civil, assim como pelos condomínios edilícios, e para possibilitar a sessão permanente das assembleias condominiais”.

Como havíamos publicado em nosso blog, em junho de 2020, as medidas de proteção exigidas pela pandemia de Covid-19, fizeram com que fosse publicada a lei 14.010/20, que autorizou a realização de assembleias virtuais em caráter emergencial. Essa modalidade de encontro poderia ser adotada para qualquer assunto relacionado ao condomínio, incluindo a prestação de contas anual.

O texto previa, porém, que as reuniões virtuais teriam validade somente até 30 de outubro de 2020, criando uma espécie de limbo jurídico em relação à realização dessas atividades após essa data e quando ainda estavam impossibilitados os encontros presenciais em virtude da pandemia. Dessa forma, a entrada em vigor desta nova legislação coloca um ponto final em relação às dúvidas sobre a realização das assembleias virtuais.

Com a nova Lei, o condomínio poderá realizar assembleias de forma eletrônica em segurança, desde que não seja vedado na Convenção e desde que sejam preservados os direitos de voz, de debate e de voto aos condôminos. (art. 1.354-A do Código Civil)

Outra alteração trazida pela nova lei é a possibilidade das assembleias, que exijam quórum especial previsto em Lei ou na Convenção e que não forem atingidos, serem convertidas em sessão permanente (alterações incluídas no art. 1.353 do Código Civil), possibilitando que se alcance o quórum mínimo exigido e facilite a aprovação de temas mais complexos e importantes para o Condomínio.

Assembleia virtual: em linha com a nova realidade

Muitas empresas abriram a oportunidade de home office ou de trabalho híbrido em meio à pandemia. A realidade é que a maior parte dos profissionais se mostrou satisfeito com a mudança.

Para mais de seis a cada 10 (63%) entrevistados, a mudança foi benéfica, segundo o guia da empresa de recrutamento Robert Half. “O mercado de trabalho caminha para um modelo de trabalho híbrido nos segmentos e áreas onde essa modalidade é viável”, diz o estudo.

A pesquisa ainda destaca que 38% dos entrevistados pela Robert Half afirmaram que procurariam novo emprego se não houvesse a possibilidade de trabalho remoto. Por óbvio que esses números trazem a realidade do mercado de trabalho, mas mostram como os encontros virtuais foram bem disseminados entre as pessoas e pode até mesmo beneficiar os condomínios, com maior participação dos condôminos. A realização de assembleia virtual facilita a participação dos condôminos que eventualmente não participariam de uma assembleia física por força de uma viagem, de não residirem no Condomínio, ou por outros inúmeros motivos.

As principais modificações

O art. 1.354-A introduzido pela nova Lei no Código Civil regulamenta a realização das assembleias eletrônicas e estabelece a possibilidade de a Convocação, a realização e todas as deliberações serem realizadas na forma eletrônica.

Além de regularizar as assembleias virtuais, o novo texto traz também a possibilidade de dividir a assembleia em sessões, facilitando a obtenção de votos necessários para atingir o quórum mínimo exigido em determinadas deliberações.

Veja as principais mudanças trazidas pela nova Lei:

– Sessão permanente por até 90 dias (art. 1353 do Código Civil)

Quando a deliberação exigir quórum especial previsto em lei ou em convenção e ele não for atingido, a assembleia poderá, por decisão da maioria dos presentes, converter a reunião em sessão permanente (§1º do art. 1.353). Para isso, existem algumas exigências:

– Sejam indicadas a data e da hora da sessão em seguimento, que não poderá ultrapassar sessenta dias, e identificadas as deliberações pretendidas, em razão do quórum especial não atingido;

– Fiquem expressamente convocados os presentes e sejam obrigatoriamente convocadas as unidades ausentes, na forma prevista na Convenção do Condomínio;

– Deve ser realizada uma ata parcial, na qual deverá constar todas as informações e argumentos relativos a ordem do dia, que deverá ser remetida aos condôminos ausentes.

– Seja dada continuidade às deliberações no dia e hora marcados e seja lavrada a ata correspondente em seguimento à que estava parcialmente redigida, consolidando todas as deliberações;

– Os votos da primeira sessão ficarão registrados, sem que esses condôminos precisem comparecer na nova sessão para confirmar. Todavia, se estes condôminos estiverem presentes na nova sessão, poderão alterar o voto até o final da deliberação pretendida;

– A sessão permanente pode ser prorrogada quantas vezes necessárias em um prazo máximo de 90 dias a contar da sua abertura inicial;

Autorização da assembleia virtual (art. 1.354-A do Código Civil)

– As assembleias virtuais só não podem ser realizadas nos Condomínios se houver veto expresso na convenção do condomínio.

– É importante que, na convocação, estejam especificados que a reunião se dará por meio eletrônico, com as devidas “instruções sobre acesso, manifestação e forma de coleta de votos dos condôminos”;

– O Condomínio não poderá ser responsabilizado por problemas decorrentes dos equipamentos de informática ou da conexão dos condôminos

– Somente após a somatória de votos e divulgação será lavrada a ata, também eletrônica.

– Normas complementares relativas às assembleias eletrônicas podem ser incluídas no regimento interno e definidas mediante aprovação da maioria simples dos presentes na assembleia especial convocada para essa finalidade.

– Permissão de assembleia híbrida

Não há necessidade de que os encontros sejam realizados exclusivamente de forma digital ou presencial, o §4º do art. 1.354-A possibilita ainda que as assembleias sejam híbridas, com a presença física e virtual de condôminos no mesmo ato, devendo apenas obedecer os preceitos de instalação, de funcionamento e der encerramento previstos na convocação;

– Os documentos relativos a ordem do dia poderão ser disponibilizados de forma física ou eletrônica.

Essas são as principais mudanças com a promulgação da nova lei. Ficou com alguma dúvida em relação à autorização de realização de assembleias virtuais em condomínios ou sobre as sessões permanentes? Entre em contato conosco!

Muitos condomínios não fazem a ideia da existência desse plano, que pode auxiliar em diversos aspectos da administração do local

Tudo nesta vida precisa de um plano. Ao levantar, você planeja seu dia. Pensa no que vai fazer de almoço ou o que comprar no mercado. Na vida de um condomínio não poderia ser diferente. Muitos vivem à deriva, no famoso “deixa a vida me levar”. Mas o ideal é que o condomínio tenha um plano de ação elaborado com o auxílio de todos que ali convivem.

Um plano de ação consiste em um planejamento, com metas administrativas e sociais, que tem como principal objetivo aprimorar a administração e o dia a dia do condomínio, primando pelo conforto e bem-estar de seus condôminos.

O plano serve para todos: para o síndico, ele auxilia a nortear as atividades diárias e priorizar as tarefas por ordem de relevância; para os colaboradores, ajuda a entender melhor quais os processos para realizar o trabalho com excelência; e, para os condôminos, é um caminho para expor suas necessidades e urgências.

Como elaborar um plano de ação em condomínio?

O planejamento estratégico deve ser elaborado pelo síndico, juntamente com o conselho, que vai pegar todos os pontos de atenção do condomínio, estabelecendo metas cabíveis e realistas, bem como soluções a curto, médio e longo prazo.

Para começar, deve-se entender qual a situação financeira do condomínio, sua estrutura física e demandas de manutenção e os cuidados com a segurança. Também é importante levantar como está a comunicação interna e a relação entre colaboradores e condôminos.

A partir desse levantamento, são estabelecidos os objetivos. Você pode listar o problema, a meta e o plano para cumpri-la, além de estipular um prazo. Por exemplo: o condomínio está com a inadimplência alta. A meta é diminuir essa taxa em seis meses. A metodologia escolhida é realizar uma cobrança ativa, oferecendo facilidades para pagamentos. Outro exemplo: Como está a estrutura do Condomínio? Manutenções são feitas constantemente, mas e a longo prazo, será que não precisará de reformas maiores que necessitem de uma chamada de capital extra? A meta é avaliar toda a estrutura e se programar para as próximas reformas necessárias, desde pintura até troca de equipamentos. Faça orçamentos e leve para discussão em assembleia, programar os próximos passos e manter todos informados é essencial.

Faça isso com todos os problemas do condomínio, dos mínimos aos que parecem difíceis de solucionar, e leve para assembleia, visando debater com os condôminos. Aproveite esse momento para colher novas reclamações e ideias que contribuam com o plano de ação.

Com a aprovação dos demais, é o momento de colocar o plano de ação em prática, com ampla divulgação para o conhecimento de todos.

O que não pode faltar em um bom plano de ação?

Na teoria, parece tudo fácil. Agora, na prática, as coisas precisam de um pouco mais de coordenação e trabalho para saírem, de fato, do papel. Comece analisando minuciosamente o plano para adaptá-lo à rotina de síndico e aos outros afazeres do condomínio.

Alguns pontos são imprescindíveis em um plano de ação, pois fazem parte do dia a dia de todos os condomínios. Veja se você lembrou de alguns deles, como:

– Financeiro: questões financeiras sempre devem estar alinhadas. Entradas, saídas, taxas pagas, contas fixas, folhas de pagamento, impostos, gastos extras. Tenha tudo isso em dia, afinal, não tem como cobrar um inadimplente no condomínio quando as finanças dele mesmo não estão em ordem.

Entre as metas do plano pode estar o exemplo citado acima, dos inadimplentes. Seu condomínio não tem problemas financeiros? Excelente! Você pode colocar um plano para redução dos gastos com luz e água, que vem sofrendo com o aumento da inflação, ou ainda juntar um montante para investimentos extras.

Realizar uma previsão orçamentária das metas do plano de ação também entra nesta parte. Afinal, modificações exigem investimentos, que não devem onerar demasiadamente o condomínio.

– Recursos humanos: a folha de pagamento, contratações, horas extras, folgas e escalas estão bem elaboradas? Colaboradores satisfeitos e trabalhando em conformidade com as leis são mais felizes e executam com mais qualidade suas tarefas.

– Manutenções: como estão as vistorias de elevadores? Os extintores estão na validade e carregados? Os portões eletrônicos? As garagens? As áreas comuns? O parquinho das crianças está com os brinquedos certificados de maneira correta? Pequenas imperfeições podem acarretar em custos extras e acidentes que podem (e devem) ser evitados.

– Segurança: está adiando a instalação de uma câmera de segurança no condomínio? Ou aquela manutenção na cerca elétrica? A contratação de uma empresa especializada? Aproveite o plano para colocar essas questões em ordem e cuidar da segurança dos condôminos.

Leia aqui sobre os principais erros na portaria que comprometem a segurança do condomínio.

Ao fim de cada período, dê satisfações aos demais condôminos, mostrando se as metas foram atingidas, os motivos pelos quais algumas iniciativas foram adiadas e como o plano beneficiou o condomínio.

Clareza, transparência e responsabilidade é o que todos esperam do síndico, que ganhará muitos pontos pela melhora de sua gestão e foco nos resultados, seguindo um planejamento que contou com a participação de todos.

Situações podem ser corrigidas a fim de se evitar problemas com a segurança dos condôminos e melhorar o desempenho dos colaboradores

A portaria é um dos lugares mais importantes de um condomínio: é por onde as pessoas passam para entrar ou sair, onde se recebe correspondências e encomendas, onde se retira chaves dos espaços comuns, onde – normalmente – fica o livro de ocorrências, entre tantas outras possibilidades.

A portaria pode ser tradicional, com o porteiro físico, como pode ser remota, controlada por uma central. O porteiro pode ter contrato com o condomínio ou com uma empresa terceirizada. Independentemente do modelo e do contrato, ter uma portaria funcional e organizada é fundamental para se manter a ordem e a segurança do condomínio.

Não são raros os momentos em que os porteiros são demandados para outras funções e acabam perdendo a atenção exclusiva da portaria. Para que isso não ocorra, é necessário o cumprimento das regras e bom senso de todos os envolvidos.

Vamos ver alguns dos erros mais comuns na portaria que comprometem a segurança do condomínio e o trabalho do porteiro para tentar evitá-los?

– Portaria sem regras

Não saber o que se pode ou não fazer ou solicitar ao porteiro é muito complicado tanto para o colaborador como para o condômino. Por isso, ter no regimento interno os detalhamentos das funções e obrigatoriedades da portaria é essencial. Essas atividades também podem ser fixadas em comunicados nos pontos de passagem, como corredores e elevadores.

Caso as atividades não constem no regimento, utilize do bom senso e anote para questionar ao síndico assim que possível. O importante é que o condômino e o próprio porteiro não tenham dúvidas quando se tratar das funções da portaria.

– Instruções e educação

Não basta existirem regras e deveres a serem cumpridos se o porteiro não está ciente de tudo isso. Então, assim que o colaborador for contratado, ele deve passar por integração e treinamento, estando ciente de todas as tarefas que deve cumprir ao longo de sua jornada.

Além disso, ele também precisa se adequar ao trabalho – como evitar o uso de celulares durante o turno ou outras distrações -, tratar os condôminos com respeito e educação, fazendo do ambiente um local acolhedor e confortável. Ninguém gosta de dar bom dia a uma pessoa com cara fechada, não é mesmo? A regra vale para o porteiro e também para o condômino: educação sempre!

– Desvio de tarefas

Sabe aquela ajudinha com as compras do mercado, levar uma encomenda até a unidade ou mesmo manobrar o carro do condômino? Essas não são funções do porteiro! E não se trata de má vontade do colaborador, pelo contrário.

Imagine se o porteiro se ausenta para atender um condômino e um estranho ou uma pessoa mal intencionada consegue entrar no condomínio? Ou mesmo deixar condôminos aguardando na portaria para ter acesso. Chato, não é mesmo?

Então, novamente, é importante que os condôminos tenham ciência dessa regra: porteiros não devem se ausentar da portaria. Cabe o bom senso na solicitação e, principalmente, no entendimento da resposta negativa, caso ela aconteça.

– Recebimento e entrega de encomendas

Normalmente, os porteiros recebem as correspondências e as encomendas nos condomínios, deixando a cargo do zelador ou de outro colaborador a separação e a distribuição. Não cabe ao porteiro realizar as entregas nas unidades, afinal ele teria que se ausentar da portaria para isso.

As regras de recebimento podem variar. Alguns condomínios, por exemplo, proíbem que a portaria admita alimentos, devido aos riscos de contaminação e para evitar que o odor fique no local. Com isso, o condômino deve ele mesmo ser chamado para receber a sua entrega.

O mesmo vale para encomendas deixadas na portaria para que um terceiro a retire: é preciso estar atento se casos como esse não vão atrapalhar o funcionamento da portaria e o trabalho do colaborador.

Todos esses pormenores devem constar no regimento interno, a fim de evitar problemas. Caso o fato venha a causar tumultos entre porteiros e condôminos, o síndico deve intervir e ressaltar as regras novamente, seja por meio de comunicado ou na próxima assembleia.

– Atenção à segurança

O porteiro cuida do acesso ao Condomínio, atentando-se a quem entra e sai do local, assegurando que apenas condôminos e pessoas liberadas por esses tenham acesso ao Condomínio. O porteiro não é considerado um profissional de segurança, diferente do vigilante que tem treinamento para prevenir, controlar e combater delitos e situações de perigo. Em unidades que tenham vigias ou vigilantes, é importante que haja troca de informações com o porteiro, especialmente se for identificado algum risco.

Investir em equipamentos de segurança é função do condomínio, que deve oferecer o mínimo necessário para o trabalho do porteiro. Adaptar sistemas de identificação dos condôminos, instalação de câmeras e sensores, softwares ou aplicativos que auxiliem no controle de entrada e saída podem ser facilitadores ao trabalho na portaria.

Portaria é assunto sério e ser porteiro não é para qualquer um. É preciso estar atento constantemente para garantir um bom trabalho na função e no cuidado do Condomínio.

E aí, a portaria do seu prédio funciona bem ou os problemas são recorrentes?

Dúvida pode trazer prejuízos à gestão do síndico atual ou dos próximos que assumirem o condomínio; documentos precisam ser conservados por períodos específicos, e a digitalização é um caminho mais seguro

Naturalmente, a gente costuma acumular papéis. Seja cupom de compra, nota fiscal de produto, ticket do cartão de crédito… Agora imagine para um condomínio, que tem inúmeros documentos das mais variadas origens e necessidades. Você sabe por quanto tempo um condomínio deve guardá-los? Esse é o tema deste artigo.

Saber cuidar dos documentos do condomínio faz parte da organização e da boa gestão do síndico. Mantê-los em ordem e bem armazenados é necessário para eventuais consultas, ou até mesmo para serem usados como provas em ações judiciais ou trabalhistas.

Sendo assim, além de cuidar dos documentos atuais, é bom se certificar de que os antigos e de anos passados estejam em dia e arquivados, para caso o condomínio passe por uma auditoria em algum momento, por exemplo, ou por qualquer necessidade, como as já mencionadas ações judiciais.

Como organizar os documentos do condomínio?

Categorizar é uma boa maneira para manter os documentos em ordem e somente no período necessário, evitando o acúmulo de papéis sem necessidade. Separe por pastas ou arquivos os utilizados no mês corrente; os relacionados aos condôminos (cadastro e identificação); os documentos financeiros; os do próprio condomínio (regimento interno, convenção do condomínio, planta das obras); as atas das assembleias; os contratos e seguros firmados, entre outros.

Como falado, há uma infinidade de documentos e saber organizá-los é imprescindível para o bom armazenamento e – tão importante quanto – a facilidade em encontrá-los quando preciso.

Por isso, o arquivamento dos papéis físicos deve ser feito em local seguro, seco e arejado, para evitar o mofo, umidade e a proliferação de fungos. Identifique todas as pastas e, de preferência, tenha um espaço exclusivo para os documentos, sem dividir com produtos de limpeza ou outros líquidos, por exemplo.

Caso esteja em uma sala trancada, disponibilize a chave e o acesso somente ao zelador ou alguém de confiança. A guarda dos documentos é responsabilidade do síndico, embora todos os condôminos devam ter acesso a eles, quem deve controlar esse acesso é o síndico.

Caso esse controle não seja feito, as chances de extraviarem documentos são grandes e identificar o culpado pode se tornar impossível.

Digitalização dos documentos

Uma dica trabalhosa, mas essencial é digitalizar todos os documentos importantes, pois além de simplificar o acesso ao mesmo, é um backup do original no caso de perda. Inclusive, é muito mais fácil buscar um documento digitalizado do que em meio a pastas e papéis, não é mesmo?

Atualmente, documentos de cunho fiscal ou trabalhista já são, em sua maioria, digitais, evitando a necessidade de armazenamento físico – o mesmo, porém, não pode ser dito de informações mais antigas.

Mesmo em formato digital, garanta que os documentos estejam bem protegidos, seja no armazenamento em nuvem ou em um servidor que garanta o backup e a segurança dos dados do condomínio e dos condôminos.

E por quanto tempo guardar os documentos?

Alguns documentos e papéis devem ser arquivados por toda a vida do condomínio, enquanto outros podem ser consultados digitalmente. O tempo de vida dos documentos pode variar de permanente a um tempo determinado.

Confira a listagem abaixo e fique por dentro dos prazos de guarda:

2 anos

• Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho
• Aviso prévio

5 anos

• Controle de cobrança e pagamento de cotas condominiais
• Cartas, convocações e demais documentos relativos a Assembleias
• Contas de água, luz e telefone
• Documentos das manutenções do Condomínio (elevadores, para-raios, extintores…) ou até o final da garantia (qual for o prazo mais longo)
• Correspondências, notificações e convocações
• Seguros de incêndio
• Apólice de seguro de vida
• Recibos de pagamento e adiantamento salarial
• Recibos de pagamento e gozo de férias
• Vale transporte (pedido, recibo de entrega…)
• Atestado médico
• GRCSU – Guia de contribuição sindical urbana
• Livro de ponto
• DARF IRRF
• DIRF

10 anos

• DARF PIS
• CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados)
• GPS (Guia da Previdência Social)
• RAIS
• Recibo de vale refeição/cesta básica e vale transporte
• Comprovante de retenção do INSS
• Sistema eletrônico de dados trabalhistas e previdenciários

20 anos

• Exames médicos (Admissão, Demissão e Periódico)
• Laudo de PPRA

30 anos

• GFIP
• FGTS
• Folha de pagamento

Permanente

• Convenção e Regimento Interno
• Livros de Atas de Assembleia
• Plantas e projetos construtivos do condomínio
• Cartão de CNPJ – permanente, mas pode ser consultado sempre no site da RFB
• Livro de inspeção do trabalho
• Processo trabalhista

Indeterminado

• Registro de empregados
• Contrato de Trabalho

Certificação Digital

A certificação digital é obrigatória em condomínios desde 2013, solicitada pelo síndico por meio de autoridades certificadoras. Sem ela, o síndico fica impossibilitado de enviar informações à Caixa Econômica Federal, por exemplo, sob risco de ser penalizado pela justiça trabalhista.

Este documento eletrônico serve como uma identidade do empreendimento – ou da pessoa física -, e lhe garante a integridade e a confiabilidade dos dados, possibilitando ao síndico realizar serviços digitais sem burocracia ou altos custos.

Inclusive, com essa certificação, podem-se dispensar alguns documentos físicos, já que toda a consulta pode ser realizada de forma virtual. Além disso, caso a edificação esteja com todas as situações regulares, ela mantém o condomínio em compliance com a legislação, garantindo a autenticidade de informações e de transações digitais.

Como são muitos documentos e datas diferenciadas, contar com uma administradora de condomínios para orientação em relação a papeladas e quanto tempo os documentos devem ser guardados pode ser de grande valia.

Falando nisso, você sabe quais as responsabilidades de uma administradora? Veja aqui neste post e conte com a Mineira, a administradora com certificação ISO 9001 que atende Curitiba, região metropolitana e litoral paranaense.

Uso do modal está em crescimento na maior parte das cidades brasileiras; saiba como implementar um bicicletário em condomínios de forma eficiente

O Brasil é um país com muitas bicicletas: de acordo com o Instituto de Pesquisa Econômica Aplicada (Ipea), atualmente existem mais bicicletas do que carros nas casas brasileiras, cerca de 50 milhões contra 41 milhões. Com isso, a presença de bicicletário no condomínio deixou de ser um luxo para se tornar uma necessidade.

Estudos apontam que a busca por bicicletários em condomínios residenciais cresceu 300% entre 2020 e 2021. Parte desse resultado se deve ao uso do modal como meio de transporte ao longo da pandemia. Só no primeiro semestre de 2021, a venda de bikes subiu 34% em comparação a 2020, que já tinha registrado aumento de negócios e até falta de estoque em algumas lojas. Os dados são da Associação Brasileira do Setor de Bicicletas.

Antes de implementar um bicicletário no condomínio, tenha a ciência do que é realmente importante para que se torne uma facilidade e não uma dificuldade.

Como funciona o bicicletário no condomínio?

Antes de mais nada, veja se seu condomínio dispõe de um local propício para um bicicletário. A área pode variar de acordo com o tamanho do condomínio, o número de moradores e o volume de interessados. Um dos aspectos a ser analisado é se seria mais funcional investir em um modelo único, por blocos ou grupo de unidades.

A ideia principal é que o espaço armazene as bicicletas de todos os condôminos, evitando-se o uso das vagas de garagem, apartamentos ou áreas comuns. Por isso, após considerar o local, avalie os modelos de bicicletário mais eficientes, que cumpram com sua função, otimizando espaço, reunindo acessibilidade, segurança e facilidade.

Regras e regimento interno

Para colocar um bicicletário no condomínio é preciso ter a autorização da assembleia, mediante votação, caso o espaço destinado a isso já não venha planejado pela construtora. A aprovação em assembleia também possibilita contabilizar o número de interessados, o que vai indicar quais os modelos e os espaços mais propícios. Esteja atento ao quórum necessário para aprovação dessa implantação, se houver alteração de área comum, há necessidade de aprovação de 2/3 dos condôminos.

Verifique se existe alguma legislação específica sobre o assunto no seu município e também cheque se existe algo relacionado ao tema no regimento interno do condomínio. Estabeleça as regras e leve para aprovação em assembleia. É necessário que cada condômino esteja ciente das regras e das punições, que devem ser registradas no regimento.

Em relação à atualização do regimento sobre o assunto, especifique se o condômino pode usar a vaga de garagem para armazenar sua bicicleta; como deve ser realizado o transporte do modal, por onde entrar e sair; se pode usar o elevador ou não; se será liberado o acesso a visitantes, entre outros pontos que possam gerar questionamentos e dúvidas entre os usuários.

É importante que o local seja fechado e, de preferência, monitorado por câmeras, para evitar furtos e incidentes. Estabeleça também o acesso, se por senha, tag ou chave e quem ficará responsável pelas entradas e saídas. No entanto, a segurança não deve atrapalhar a facilidade de retirada e guarda das bicicletas.

Modelos de bicicletários

Existem, no mercado, diversos modelos de bicicletários e a definição sobre o melhor deve ser tomada em assembleia, após orçamento e verificação de qual se adapta mais ao estilo e ao número de condôminos.

– Bicicletário suspenso

Um dos modelos que mais otimiza o espaço, já que as bikes ficam suspensas por gancho.

– Bicicletário de parede

É um outro estilo de bicicletário suspenso, mas preso em ganchos fixos na parede.

– Bicicletário de chão

Modelo que ocupa mais espaço, mas é mais fácil para guardar e retirar a bicicleta já que não precisa suspendê-la.

– Bicicletário em U invertido, espiral ou de roda

O que difere os três é o desenho da base que vai ser presa à bicicleta. Necessita de um espaço maior, pois a estrutura precisa ser fixada no chão.

Note que os modelos suspensos podem não ser favoráveis a pessoas de baixa estatura, crianças e idosos. Observe também alguns pontos, como a distância mínima entre os suportes e as extensões e alturas necessárias para tomar a decisão. É imprescindível que todos os condôminos tenham acesso e mobilidade dentro do bicicletário.

Cadastro e manutenção

Modelo de bicicletário e local escolhidos, hora de cadastrar todos os condôminos que irão utilizar o local. O cadastro deve ser feito para controle e segurança e é importante que seja atualizado a cada semestre, para evitar o acúmulo de bicicletas inutilizadas. E em caso de bicicletas de ex-condôminos paradas nas vagas? Tire-as para doação a instituições, caso o ex-condômino, após sua notificação, não dê uma destinação.

Caso vá dividir e destinar as vagas, priorize aqueles que utilizam a bike como meio de transporte ou com uma frequência maior do que os que a utilizam apenas para lazer ou esporadicamente.

A manutenção do espaço também deve ser feita periodicamente, com verificação dos suportes, pinturas, troca de lâmpadas, limpeza, entre outros. Dependendo da estrutura do condomínio, é viável colocar um espaço para reparos e manutenção das bicicletas próximo ao bicicletário, com a contratação de profissionais à parte.

Valorização do condomínio

Além de útil, um bicicletário traz outras vantagens ao condomínio, como a otimização dos espaços livres e a organização dos imóveis, tópicos que valorizam o condomínio como um todo.

Sem falar, é claro, no incentivo à prática de exercícios e de um estilo de vida mais saudável e menos sedentário, beneficiando o corpo e a mente, além de ser atrativo para aqueles que adotaram a bike como meio de transporte em meio à pandemia.

Você sabe como se configura este tipo de contratação? Esteja atento às leis e aos direitos das diaristas antes de fechar contrato para garantir a segurança jurídica do seu Condomínio.

Todo condomínio tem colaboradores, responsáveis por manter a ordem e a limpeza dos ambientes. Uma dúvida muito recorrente entre os síndicos é em relação à contratação de diaristas: é possível contratar apenas por diária ou a prática é considerada vínculo empregatício?

Ao cogitar contratar uma diarista, muitos buscam economia nos gastos e encargos obrigatórios, além da facilidade em romper o vínculo de forma imediata, caso a prestadora de serviço não agrade. No entanto, em condomínios, essa relação é mais complicada.

O assunto é bastante controverso, pois não existe uma legislação específica sobre o assunto, porém, é levado em consideração os entendimentos atuais relacionados aos condomínios residenciais e comerciais.

O que caracteriza o vínculo empregatício?

De acordo com o art. 3 º da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), “considera-se empregado toda pessoa física que prestar serviços de natureza não eventual a empregador, sob a dependência deste e mediante salário”.

Sendo assim, a princípio, uma diarista que trabalhe com regularidade, pessoalidade, subordinação e mediante remuneração cumpriria todos os requisitos necessários à caracterização do vínculo empregatício.

Consequentemente, deveria ter o seu contrato registrado, com anotação em sua carteira de trabalho e recebimento de todos os direitos contratuais: férias, 13º salário, FGTS, INSS, entre outros encargos.

O outro lado

No entanto, alguns entendem que condomínios residenciais podem equiparar o trabalho da diarista como um trabalhador doméstico e assim aplicar o disposto na Lei Complementar 150/2015 (LCP 150), que estabelece em seu art. 1º que “ao empregado doméstico, assim considerado aquele que presta serviços de forma contínua, subordinada, onerosa e pessoal e de finalidade não lucrativa à pessoa ou à família, no âmbito residencial destas, por mais de 2 (dois) dias por semana, aplica-se o disposto nesta Lei”.

A questão que fica é: a lei acima se aplica a condomínios residenciais e comerciais? Pois o condomínio não é uma família, mas, sim, uma coletividade, e o serviço não é prestado no âmbito residencial, mas nas áreas comuns do edifício.

Algumas decisões judiciais entendem que, em se tratando de condomínios residenciais, que não visam lucro, não haveria vínculo empregatício, desde que a diarista trabalhe no máximo dois dias por semana.

Por outro lado, a situação pode ser entendida como vínculo empregatício, já que não se adequa exatamente ao que estabelece a LC 150, mas preenche os requisitos do art. 3º da CLT. Condomínios, mesmo não tendo fins lucrativos, não são se equiparam a uma residência familiar.

E o que fazer?

A relação e a forma da prestação dos serviços são determinantes para caracterizar se a pessoa é uma diarista ou se tem vínculo empregatício com o condomínio. É possível entender que se trata de uma diarista autônoma, caso não haja imposição de dias determinados para a prestação do serviço, nem uma continuidade determinada ou constância.

Mas é necessário salientar que, mesmo com autônomos, o condomínio deve arcar com custos dos encargos determinados, como a contribuição previdenciária, por exemplo, entre outras despesas.

Caso a contratação de um colaborador via CLT esteja fora de cogitação no Condomínio, o melhor a fazer para evitar imbróglios jurídicos é contratar pessoal da limpeza por meio de empresas de terceirização de mão de obra.

O mesmo vale para outros colaboradores esporádicos, caso dos envolvidos em manutenção, por exemplo. Verifique os serviços disponíveis nas empresas terceirizadas e fidelize seu condomínio a uma delas, facilitando tanto o trabalho do síndico e do condomínio quanto dos prestadores que irão atender o local.

Dependendo do tipo de condomínio, como os com mais movimento durante as férias, é possível optar pela modalidade de contratação temporária, que também é oferecida por muitas empresas de terceirização. Nesse caso, é possível suprir uma demanda eventual sem expor o condomínio aos riscos.

Lembre-se, contudo, que mesmo contratando uma empresa terceirizada, o Condomínio precisa estar atento se esta empresa recolhe todas as contribuições necessárias de seus empregados, pois o Condomínio também pode ser responsabilizado subsidiariamente em caso de processo trabalhista.

Como se pode perceber neste artigo, a legislação não é muito clara sobre o assunto, estando aberta a diversas interpretações e sem uma jurisprudência totalmente definida. O melhor caminho é evitar colocar o condomínio em risco, o que pode gerar um passivo trabalhista desnecessário.

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Saiba quais as manutenções necessárias para o período e os cuidados com a liberação das áreas comuns

Vem chegando o verão e, com ele, a liberação das áreas comuns dos condomínios após o período de restrições devido à pandemia de Covid-19. Com esse longo intervalo sem uso, é preciso estar atento a algumas manutenções necessárias, pensando na segurança dos condôminos e também na durabilidade dos equipamentos.

Piscinas, parquinho, churrasqueiras, salões de festas e jogos, elevadores, hall de entrada… lembre-se de pensar em todos os detalhes para que todos possam usufruir ao máximo o período com tranquilidade e sem preocupações.

Piscinas em dia

Quando pensamos no verão, a primeira coisa que vem à mente é aquela piscina gostosa para aproveitar. Se o seu condomínio conta com um bom atrativo como esse para os condôminos e você não realizou a manutenção no período de restrição de uso, agora é a hora!

Limpeza geral da piscina, com peneiração diária, aspiração a cada dois dias e escovação quinzenal; troca e reposição de cloro a cada dois dias, bem como a medição do pH da água semanalmente a fim de garantir sua durabilidade.

É importante verificar se as normas de uso estão atualizadas, com os horários permitidos, os trajes adequados, a necessidade de atestado médico ou a carteirinha de vacinação, além da permissão ou não do uso de terceiros. Ressalta-se que, no caso de unidades alugadas, os proprietários não têm direito ao uso das áreas comuns.

Mudou alguma coisa da última temporada para agora? Não esqueça de fazer a alteração no Regimento Interno, mediante aprovação em Assembleia — e de comunicá-las pelos canais do condomínio, como whatsapp, avisos em murais, entre outros.

E muita atenção com as crianças! Acidentes na região da piscina são frequentes por falta de cuidado: nada de crianças desacompanhadas, de correr no entorno, pular de cabeça ou entrar em piscina com maior profundidade sem saber nadar.

Crianças em condomínio? Veja alguns cuidados e segurança.

Outros espaços comuns

Essa é uma época que engloba as festas de fim de ano, por isso, a procura pelos salões e churrasqueiras tende a ser maior. Além do Natal e da virada de ano, tem amigo secreto, festa da empresa, confraternização com os amigos, celebração de formaturas e faculdades, motivos não faltam para reunir um pessoal, especialmente após o período em isolamento.

Cheque todos os salões, iluminação, equipamentos de uso, verifique se algo necessita de reparo ou substituição. Veja a situação das torneiras e descargas também. O salão dispõe de louça? Certifique-se de que está tudo em dia e pronto para uso.

Condomínios que já possuem as reservas de áreas comuns automatizadas não sofrem para gerenciar os pedidos: vale o que chega primeiro. Caso seu condomínio tenha regras específicas para reservas nestes períodos, como sorteios ou limitações, também vale organizar melhor as demandas e comunicá-las aos condôminos de maneira apropriada e com antecedência.

Hall de entrada e decoração

Todo mundo ama uma casa bem arrumada, não é mesmo? E num condomínio não é diferente! Esse é um período que os síndicos gostam de dar uma geral, principalmente na aparência, para aproveitar as festas e o verão sem pensar em obras e manutenções, garantindo paz e tranquilidade para quem também está de férias.

Precisa pintar ou trocar alguma coisa? Faça já. Junto, veja se as manutenções dos elevadores e extintores estão em dia. Ah, aproveite também para já separar a decoração de Natal.

Caso a obra seja muito grande e haja a possibilidade de postergar um pouco, deixe para realizá-la depois. Intervenções extensas podem se transformar em transtorno no período, devido à falta de mão de obra e dos incômodos na época de recesso.

Segurança

Temporadas, principalmente as de verão, tendem a esvaziar um pouco os condomínios das grandes cidades, pois as pessoas aproveitam para viajar e passar as festas em família. Com menos pessoas circulando, a segurança deve ser redobrada.

Revise todos os equipamentos relacionados, como portão eletrônico, câmeras de monitoramento e cercas elétricas. Para as unidades, relembre os condôminos de algumas questões sobre a segurança individual, como verificação do fechamento do gás e dos registros de água, assim como de janelas e de portas, entre outros.

Veja outras dicas para o período de férias aqui.

Vale também lembrar a todos sobre a atenção na vizinhança: se observar pessoas estranhas, comunique. E cautela também ao entrar e sair do condomínio, pois o período favorece os furtos e roubos. Reforce todas as medidas com os colaboradores igualmente.

Crianças e férias

Férias são sinônimo de crianças brincando no condomínio. Atente-se aos espaços destinados a eles, se estão com as manutenções em dia, como a segurança no parquinho, de acordo com as normas da ABNT.

Qualquer irregularidade deve ser imediatamente arrumada e, caso necessário, o local deve ficar inativo até que esteja totalmente seguro para uso. Denúncias de parquinhos fora das normas nacionais de segurança podem gerar multas para o condomínio, além da responsabilização do síndico.

E aí, seu condomínio está preparado para o verão? Corre que ele já está aí! E se precisar de alguma ajuda, conte com a Mineira para deixar seu condomínio pronto para o período!