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Categoria: Administração de Condomínios

Comunicação entre colaboradores de um condomínio: como otimizar este processo

Condomínios com muitos colaboradores podem necessitar de ajuda externa ou tecnológica para manter a comunicação em dia

Inúmeras informações circulam pelos condomínios diariamente, sejam referente às regras da rotina dos colaboradores, circulares para condôminos ou um simples recado deixado por um visitante. E, por conta desse excesso de notícias e acontecimentos, os desencontros e mal-entendidos se tornam recorrentes.

Para evitar esse tipo de conflito entre condôminos ou mal-estar entre colaboradores, condôminos e visitantes, uma comunicação alinhada e eficiente se faz necessária tanto entre colaboradores quanto para os condôminos.

Mas como deixar isso em ordem de forma que não interfira no dia a dia das pessoas que frequentam o condomínio, não tenha um custo alto e nem prejudique ninguém? Recursos como softwares de gestão condominial, regras para as atividades mais comuns e até mesmo o auxílio de uma administradora de condomínios pode ser fundamental para a harmonia no recinto.

Veja aqui outras dicas para a boa convivência no condomínio.

 

O que alinhar?

Questões como “onde registrar uma queixa”, “com quem reclamar” ou “será que alguém viu a minha anotação” são muito frequentes nos condomínios. Por isso, é importante que isso esteja pré-estabelecido no Regimento Interno para que seja regra entre todos, principalmente no que diz respeito ao canal a ser utilizado. Tão importante quanto saber onde registrar é saber se todos estarão cientes do comunicado.

Veja alguns canais possíveis de ser utilizados, quando determinados previamente. Para que a comunicação seja efetiva, é interessante que os colaboradores ou o responsável de cada área esteja presente e ativo neste processo, para transmitir o recado aos demais.

Livro de ocorrências

Normalmente fica na portaria ou com o síndico. Usado para registro de reclamações ou solicitações, o livro deve ser lido diariamente pelo síndico ou responsável e respondido, no caso de questionamentos, o mais breve possível. Nas questões mais complexas, o condômino deve ser notificado de que sua dúvida está sendo avaliada. É a forma de comunicação mais usada nos condomínios, pois tem fácil acesso por todos e registro permanente, mesmo que esteja fora dos meios digitais.

Grupo de whatsapp

Pode ser útil para recados rápidos e sem urgência, já que dificilmente, em um grupo com várias pessoas, o bate-papo ficará somente nos assuntos que realmente importam. É inevitável que aquele “bom dia” seja enviado por um condômino, deixando o assunto relevante para trás.

Software de gestão

Um programa de gestão ou aplicativo pode incrementar a comunicação, especialmente entre os colaboradores, e tornar mais simples a vida dos condôminos.

Apesar de necessitar de investimentos e um pouco de conhecimento em informática, o que pode ser um empecilho para muitas pessoas, os softwares ajudam no processo de reserva de salão ou churrasqueira, no anúncio de assembleias e outros comunicados. No caso da implantação do sistema, é imprescindível verificar se todos os condôminos têm acesso e sabem utilizar a ferramenta.

Mural de recados

Para informações rápidas ou para deixar registradas notas pertinentes ao condomínio, como regras e prestações de contas. Colocá-lo em local de trânsito pode facilitar a leitura de todos.

Neste artigo, apresentamos outros canais possíveis de serem utilizados na comunicação entre condôminos.

Com quem falar?

Outro ponto importante na comunicação em um condomínio é saber para quem falar ou com quem está falando. Para isso, é imprescindível um cadastro atualizado com todos os condôminos, que deve ser revisado periodicamente.

Uma listagem de colaboradores também é interessante, afinal, é bom que todos saibam quem trabalha no condomínio ou quem procurar para determinado assunto. Locais com entra e sai frequente possibilitam a entrada de estranhos e pessoas mal-intencionadas, o que pode gerar problemas de segurança. Quanto mais todos se conhecerem, melhor.

E no caso de recados de visitantes ou de condôminos, para quem falar? Por exemplo, um condômino vai receber uma visita, mas não estará em sua unidade no momento da chegada, por isso deixou autorizado a entrada na portaria. Neste caso, avisar somente a um colaborador pode ser ineficiente, pois com a troca de funcionários nem todos estarão cientes. Muitos condomínios disponibilizam o cadastro eletrônico de visitantes, mas um simples registro no caderno de ocorrências pode ajudar.

Esse é um dos exemplos que mostra a importância de uma comunicação integrada entre condôminos, síndico, colaboradores e administradora. Deixar estabelecido com quem falar, como falar e por onde falar é benéfico para a convivência, para a praticidade e para evitar possíveis confusões ou constrangimentos.

Como está a comunicação entre os colaboradores do seu condomínio?

 

Coronavírus nos condomínios: 20 medidas a serem aplicadas imediatamente

A quarentena com fechamento de shoppings, comércio de rua e hotéis se espalhou pelo Brasil, e os condomínios devem tomar algumas atitudes para preservar a saúde dos condôminos e colaboradores

Uma pandemia tomou conta do globo e o Covid-19 se instalou também no Brasil. Seguindo as orientações da Organização Mundial da Saúde (OMS), diversas cidades do país tomaram medidas extraordinárias, como fechamento de shoppings, comércios de ruas, templos religiosos, hotéis e até mesmo a proibição de circulação nas faixas de areia nos municípios com praia. Se a situação chegou a esse ponto, é imprescindível que o condomínio também adote medidas de segurança.

O síndico tem o dever de zelar pelo interesse comum (art. 1348, inciso II do Código Civil), tomando as medidas necessárias para proteger os demais condôminos e colaboradores. Por outro lado, é importante garantir a manutenção do direito constitucional de privacidade, conforme estabelece o artigo 5º, inciso X, da Constituição Federal. Em caso de quadro comprovado da Covid-19, o síndico deve avisar os demais condôminos, sobre a existência de contágio no Condomínio, mas respeitando e preservando a privacidade do infectado.

Outro ponto a se destacar é que toda decisão tomada seja comunicada de forma transparente para todos os condôminos. Use e abuse dos recados em murais em locais de grande circulação, como garagem, elevadores e hall de entrada para pedestres, e não esqueça de usar os meios digitais, como whatsapp, e-mail e aplicativos para que todos tenham ciência das providências tomadas.

Veja algumas medidas recomendadas, levando em consideração, principalmente para os Condomínios da cidade de Curitiba, o disposto na Resolução Municipal PMC nº1, de 16 de abril de 2020, que estabeleceu uma série de medidas obrigatórias para o enfrentamento da emergência de saúde pública em Curitiba.

1) Uso obrigatório de máscara

Em algumas cidades, o uso de máscara se tornou obrigatório nas ruas, caso de Curitiba, com a Resolução publicada em abril: “Art. 2º. Fica obrigatório o uso de máscara pela população, em geral, nos espaços abertos ao público e de uso coletivo, inclusive os comerciais”. Com essa orientação, o condômino deve circular pelas áreas comuns com a máscara. Já está comprovado que o uso de máscaras – inclusive as de tecido – reduz a possibilidade de contágio.

2) Notifique a Secretaria de Saúde em casos confirmados

Foi informado de um caso confirmado no condomínio? Alerte a Secretaria de Saúde do seu município. É importante, contudo, resguardar a  privacidade do infectado, evitando repassar essa informação aos demais condôminos e gerar um alarde desnecessário. É dever do síndico recomendar que a pessoa infectada permaneça isolada em sua unidade por 14 dias – sem qualquer circulação nas áreas comuns. Assim como é dever de todo Condômino não prejudicar o sossego, a salubridade e segurança dos demais condôminos (art. 1336, inciso IV do Código Civil)

3) Restrição de acesso às áreas comuns

O período de quarentena defendido pelos especialistas em saúde pública visa reduzir a evolução dos casos da doença. Na Resolução acima citada da prefeitura de Curitiba, o art 3º recomenda “evitar aglomerações e observar o distanciamento entre pessoas de no mínimo 1,5 metros”. O objetivo é que os condôminos permaneçam em suas residências e evitem o contato com outros. Nesse contexto, academia, piscina, playground, áreas gourmets, salão de festas e salão de jogos, entre outras áreas comuns, devem ter seu acesso restrito. Por se tratarem de locais de grande circulação, há um risco maior de exposição ao vírus, com a possibilidade de contribuir para a sua disseminação, inclusive no próprio condomínio. 

O art. 3º, inciso II, alínea f, da Resolução inclusive estabelece que está proibida e utilização de salão de festas, parquinhos, etc.

Assim como é dever do síndico zelar pelo interesse comum e é dever de cada condômino utilizar as partes do Condomínio de forma a não prejudicar o sossego, salubridade e segurança de todos, o fechamento das áreas comuns se impõe como questão de saúde pública e proteção ao direito à vida, conforme estabelece a Constituição Federal. Prevalece nesse caso o direito da coletividade sobre o direito individual 

4) Ainda mais cuidado com o elevador

Conforme Resolução da Prefeitura Municipal de Curitiba, o elevador deve ter uso individual. Só é possível compartilhá-lo entre pessoas da mesma família (art. 5º). Lembre-se de colocar avisos no elevador e próximo a ele e de comunicar os condôminos desta nova regra. Se possível, instale álcool em gel (70%) no interior dos elevadores.

5) Cancelamento de eventos

E se já tiver uma reserva da churrasqueira ou salão de festas? É obrigação do síndico fazer o cancelamento e impedir a realização do evento. O síndico é o responsável legal pelo condomínio e tem o dever de zelar pela segurança dos demais condôminos. Via de regra, os Regimentos Internos dão autonomia ao síndico para que vede as áreas comuns em situações extraordinárias. Por outro lado, não há como proibir festas e eventos nas áreas privativas – no entanto, vale sempre o diálogo para esclarecer sobre a situação e solicitar a colaboração de todos no sentido de suspender eventos nas áreas privativas. Ressalta-se sempre a importância de evitar contatos desnecessários entre pessoas e o distanciamento mínimo de 1,5 metros. E nada de festas ou reuniões durante este período.

6) Mais atenção à higiene

Há diversas dúvidas a respeito da Covid-19, porém, uma das informações mais evidentes é de que o vírus é avesso ao sabão e que o álcool em gel, assim como alvejante e hipoclorito de sódio, contribuem diretamente para a limpeza de áreas contaminadas, especialmente as mãos. Portanto, oriente condôminos e colaboradores a higienizarem sempre as mãos assim que chegarem no Condomínio e principalmente antes de utilizar elevadores, corrimão e maçanetas. Instale, se possível, dispensers com álcool em gel (70%) em áreas de circulação dos condôminos, caso de garagem e elevadores, e deixe sabão ou mesmo detergente em locais de fácil acesso também aos colaboradores.

Outro ponto importante é reforçar com os colaboradores a limpeza nas áreas de maior circulação de condôminos no período de quarentena – se o elevador era limpo uma vez por dia, pode-se dobrar o período. Também se recomenda manter o condomínio e as janelas abertas para ampliar a ventilação. Se todos adotarem esse hábito ao entrarem no condomínio, reduz-se a possibilidade de contágios no Condomínio.

7) Evite gastos extraordinários

Os tempos são difíceis e incertos, evite gastos extraordinários, a fim de garantir a saúde econômica do condomínio. Importante também postergar obras e manutenções que não sejam emergenciais, evitando assim, não só os gastos, como também a circulação de pessoas no condomínio.

8) Biometria

Muitos condomínios usam soluções de biometria para o controle de acesso ao condomínio. Neste caso, se não for possível trocar o sistema (para a tag, por exemplo), recomenda-se instalar dispensers com álcool em gel (70%) ao lado para permitir ao condômino ou colaborador a higienização da mão. Também é importante reforçar a limpeza desses equipamentos. Qual a melhor forma de fazer a limpeza? Procure orientações em seus manuais ou nas empresas que fazem a manutenção para evitar qualquer tipo de problema.

9) Equipamentos de Proteção Individual (EPIs)

Os colaboradores – sejam eles contratados pelo condomínio ou terceirizados – devem ter os EPIs necessários neste momento de pandemia: máscara, luvas, botas e óculos. Eles devem ser usados sempre, e principalmente, no momento da higienização das áreas comuns e da retirada do lixo.

10) Dispense a mão de obra desnecessária neste período e do grupo de risco

Se o acesso à academia, à piscina e a outras áreas comuns foi vedado, não existe a necessidade de fazer com que os colaboradores se desloquem para o condomínio. Contribua com o período de quarentena, evitando que essas pessoas se exponham ao transporte público ou a grandes deslocamentos e possam levar o vírus para o condomínio. É importante que o síndico faça uma avaliação dos serviços essenciais e os mantenha ativos – o que for supérfluo, pode ser dispensado neste momento. Se o Condomínio tem colaboradores acima de 60 anos e/ou portadores de comorbidades, o melhor é dispensá-los, já que fazem parte do grupo de risco.

Além disso, se houver a possibilidade, o síndico deve evitar demandar serviços a prestadores externos. Claro que, neste caso, o síndico deve ter responsabilidade e manter manutenções emergenciais (como dos elevadores, portões, vazamentos de água ou gás, por exemplo), em dia. No entanto, se existir a chance de adiá-lo, é de bom tom que seja feito – a mesma recomendação vale para as unidades individuais. No caso dos condôminos, vale a indicação para que suspendam temporariamente a presença dos empregados domésticos ou prestadores de serviços externos, diminuindo a chance de contágio dentro do condomínio.

11) Adie as reuniões ou mude o seu formato

Há uma reunião de condomínio marcada para os próximos dias? Se os temas tratados serão apenas os assuntos comuns, procure cancelá-la ou adiá-la até segunda ordem, seguindo as orientações da OMS. Se envolver assuntos emergenciais, busque encontrar soluções: é possível fazer via conferência virtual? Algumas Convenções de Condomínio já consideram a possibilidade..

Se não houver possibilidade de assembleia virtual prevista na Convenção do seu Condomínio e o assunto for de urgência, procure primeiramente debater o assunto através dos meios eletrônicos, tais como WhatsApp ou aplicativos e organize uma Assembleia de preferência de pauta única, para agilizar a votação. Organize a assembleia em um espaço amplo, aberto e bem ventilado do seu Condomínio, exigindo o uso de máscaras por todos e o respeito ao distanciamento mínimo de 1,5metros entre as pessoas. Solicite que todos utilizem suas próprias canetas para assinar a lista de presença.. Para os assuntos relativos a prazos vencidos (sorteio de vaga de garagem ou aprovação de contas, por exemplo), a recomendação é pelo adiamento e manutenção da situação até nova orientação.

12) Possível eleição de síndico durante a pandemia?

Se estava agendada a reunião para eleição do síndico para este período, a sugestão é de que o mandato seja prorrogado até que haja possibilidade de agendamento de nova reunião. Caso não haja interesse em permanecer no cargo, o subsíndico pode exercer a função até que a eleição seja marcada novamente.

13) Delivery

Como há um esforço para reduzir a circulação de pessoas pelo condômino, recomenda-se que os moradores recebam os entregadores no portão ou hall de entrada ou que os produtos sejam deixados na portaria, de modo que pessoas externas não circulem pelas áreas comuns.  

14) Prestadores de serviço: foco no digital

No caso de personal trainers, professores de música ou de reforço, é importante que, assim como mencionado no item anterior, haja esforço para diminuir a circulação de pessoas externas. O ideal é que esse serviço seja prestado de maneira virtual, se possível.

15) Mudanças

As mudanças devem ser evitadas. Mas, caso não exista outra possibilidade, devem ser comunicadas ao síndico de forma prévia para que haja a preparação necessária das áreas comuns, assim como a orientação aos colaboradores.

16) Cuidado adicional com a segurança

Durante a pandemia, muitas pessoas tentam se aproveitar dessa situação para praticar delitos. As Secretarias de Saúde não têm ação de visita e hospitais não realizam testes da Covid-19 a domicílio. Ou seja, redobre a atenção com esse tipo de abordagem em seu condomínio.

17) Incentive a solidariedade

Se no condomínio há pessoas com casos positivos e/ou do grupo de risco, como os idosos ou pessoas com doenças que afetam a imunidade, vale incentivar a solidariedade entre os demais condôminos. 

Coloque avisos nos elevadores e áreas de passagem, disponibilizando-se a fazer compras quando for ao mercado ou ajudar de outra maneira. A responsabilidade individual de cada um passa por gerar um sentimento de comunidade e contribuir para que o vírus não se espalhe ainda mais.

18) Cuide dos animais de estimação

É importante evitar que os animais domésticos tenham contato com outros animais ou pessoas no momento do passeio. Apesar deles não contraírem a doença, pesquisas indicam que o vírus pode se manter presente nos pelos e acabar se transferindo de um animal para o outro ou para humanos. Neste período, os cuidados que podem parecer exagerados podem salvar vidas. Assim como no exemplo acima da solidariedade, voluntarie-se a passear com os animais de pessoas do grupo de risco.

19) Use o bom senso com locações por temporada

Se o seu condomínio recebe condôminos de locação por temporada, não há um entendimento pacífico nos tribunais a respeito da proibição desse tipo de prática. Aplique o bom senso e o diálogo para conversar com os condôminos que realizam esse tipo de locação para tentar evitá-la neste período. O Airbnb, por exemplo, permitiu o cancelamento de viagens marcadas entre 14 de março e 14 de abril e continua sendo flexível em relação aos agendamentos para o período – facilitando tanto para os hóspedes quanto para os anfitriões.

20) Seja responsável com a informação que circula em grupos de Whatsapp

Há diversas informações falsas circulando em grupos de Whatsapp a respeito de formas de contágio do vírus, a situação caótica de hospitais ou cidades, formas de fazer álcool em gel em casa, entre outras. Procure estar informado a respeito da situação, corrigindo eventuais informações falsas que sejam disseminadas neste grupo, usando sempre fontes oficiais, como o Ministério da Saúde ou veículos com credibilidade da imprensa.

Com responsabilidade, paciência e segurança, logo este momento crítico será superado. Conte com a Mineira para tirar suas dúvidas!

Responsabilidades da administradora de condomínios: você sabe quais são?

Entre as Responsabilidades de uma administradora de condomínio estão o Controle financeiro, administrativo, documentação, recursos humanos, entre outros. Conheça mais sobre o tema nesse artigo

Ao contratar uma administradora de condomínios é normal surgirem inúmeras dúvidas em respeito às suas responsabilidades, às funções e às atribuições, seja em empreendimentos de pequeno ou de grande porte.

O que ninguém questiona é o fato de que contar com uma administradora gerenciando o condomínio pode ser uma facilidade imensurável, principalmente para auxiliar o síndico em relação às tarefas cotidianas.

Essa é uma das principais responsabilidades da administradora de condomínios: dar suporte ao síndico em suas atribuições do dia a dia, em questões administrativas, financeiras ou outros assuntos burocráticos pertinentes ao condomínio e que, em muitos casos, ele não detém o conhecimento suficiente.

É importante salientar que uma administradora não substitui o síndico e, dentro do condomínio, cada um tem a sua função distinta e pré-estabelecida. Mas como diferenciar as responsabilidades de cada um e esclarecer a importância de contar com essas duas partes?

Responsabilidades da administradora de condomínios

Como a relação entre síndico e administradora deve ser muito próxima, é comum que as pessoas confundam quem responde por cada ação, afinal, um dá suporte ao outro na vida condominial. Vamos listar algumas das responsabilidades que cabem às administradoras, lembrando que cada condomínio define, de forma contratual, quais os serviços prestados pela empresa contratada, podendo ser modificado de condomínio para condomínio.

O importante é saber que a Administradora atua, sempre e somente mediante autorização do Condomínio, ou seja, quem toma as decisões é o Condomínio, representado pelo síndico, e este delega para a Administradora. Portanto, a Administradora tem a responsabilidade de cumprir as obrigações estabelecidas em contrato e as determinações das Assembleias e síndico. Não cabe à Administradora a tomada de nenhuma decisão sem a anuência do Condomínio.

 – Cuidar da gestão financeira e administrativa

Lidar com montantes altos mensalmente e gerenciar toda a parte financeira do condomínio é uma das grandes atribuições e também um dos bons motivos que levam os condomínios a contratarem empresas especializadas. Neste ponto, é de responsabilidade da administradora de condomínios gerir as contas a pagar, cuidar do fundo de reserva, de obras e de pessoal, assessorar nas prestações de contas e em relação à inadimplência.

Elaborar orçamentos, emitir boletos, cuidar de contratos e questões tributárias, que inclui retenção e recolhimento de impostos, gerir contas e auxiliar no planejamento anual de despesas também podem ser atribuições de uma administradora. Em muitos casos, os condomínios possuem valores suficientes para seu sustento, mas esbarram na falta de conhecimento e na capacitação do responsável, qualidades presentes em uma administradora.

– Gestão de Recursos Humanos (RH)

Contratar empregados não é uma tarefa básica, ainda mais quando se trata de um condomínio. Equipes de limpeza, portaria, zelador e segurança devem estar na mira do responsável pela contratação e, para isso, é preciso realizar muita pesquisa, solicitar orçamentos, além de ficar atento quanto à reputação e à qualificação dos contratados. Todo esse processo demanda tempo, esforço e logística, ficando a cargo das administradoras tirar a sobrecarga do síndico.

São de responsabilidade da administradora de condomínios as questões burocráticas da contratação: elaborar contratos de trabalho e folhas de pagamento, bem como gerenciar os pagamentos e tributos, sem deixar de lado férias, décimo terceiro, horas extras e outros pormenores. Caso seja de comum acordo, a administradora pode ficar encarregada de realizar a seleção, contratação, treinamento e demissão dos funcionários.

– Conhecimento da Lei de Condomínio

Assunto complexo para leigos, mas de extrema importância nos condomínios, o conhecimento das normas relacionadas aos Condomínios devem estar no topo das responsabilidades, seja do síndico ou da administradora.

Nenhuma Administradora substitui a contratação de um Advogado especializado em Condomínios, principalmente para casos complexos, mas uma administradora pode auxiliar o dia a dia do Condomínio, tendo em vista que ela, obrigatoriamente tem conhecimento da Lei de Condomínio e experiência.

– Gestão de conflitos

Reclamações de barulho, de comportamento de empregados, de má utilização de espaços comuns, entre outras são comuns em Condomínios e nem sempre o síndico quer se envolver diretamente, até mesmo para preservar a relação de vizinhança.

A Administradora pode ser uma boa aliada nesses casos, já que ela poderá intermediar essas questões, enviando notificações, multas e advertências, tirando a eventual pessoalidade que poderia existir caso o síndico tivesse que lidar sozinho com estes problemas.

– Gestão de áreas comuns

Lavanderia coletiva, salão de festas, de jogos, churrasqueiras, espaço gourmet, sala de pizza e churrasqueira… Cada vez mais, os condomínios contam com espaços coletivos que necessitam de gerenciamento para uma boa convivência coletiva. A administradora de condomínios pode auxiliar e oferecer softwares e outros mecanismos para a gestão de áreas comuns, tornando essa função mais simples para os colaboradores e evitando incômodos para o síndico.

Por que contratar uma administradora?

Possibilitar que o síndico tenha mais disponibilidade para atender outras demandas importantes é uma das principais vantagens de se contratar uma administradora de condomínios para gerenciar as questões mais burocráticas. Além disso, possibilita que o síndico conte com suporte para as mais diversas questões, como assessoria e consultoria imediata para sanar dúvidas ou auxiliar a resolver problemas.

Algumas pessoas podem ver o pagamento à empresa para cuidar do condomínio como um gasto extra desnecessário, mas as facilidades de ter todo o controle em mãos sem necessidade de muita preocupação são inquestionáveis e devem ser levados em conta.

Credibilidade

Para que a parceria entre administradora e condomínio seja transparente e eficiente, é preciso contratar uma boa empresa, que seja referência no mercado, tenha credibilidade, certificação (como a ISO 9001) e ofereça vantagens para seus clientes. Esteja ciente de que ela será responsável pelas finanças e documentos do condomínio.

Não raro são noticiadas matérias de problemas com administradoras desonestas que subtraem valores do Condomínio, não realizam pagamentos necessários e levam o condomínio à falência, trazendo um transtorno para o síndico e para todos os condôminos. Por isso, é muito importante que esta relação seja de transparência e de extrema confiança. Veja neste texto como escolher uma administradora de condomínios.  

Ficou com alguma dúvida sobre as responsabilidades da administradora de condomínios? Mande sua questão para a gente te ajudar!

 

Controle financeiro do condomínio: 11 dicas para mantê-lo em dia

O controle financeiro do condomínio, mesmo os de grande porte e de uso misto, pode ser simplificada com a adoção de boas práticas e de alguns cuidados no dia a dia

Não é segredo que os condomínios se tornaram pequenas cidades dentro dos municípios brasileiros. Um de seus maiores desafios está no controle financeiro do condomínio, especialmente porque a gestão desses espaços se tornou cada vez mais complexa, devido ao porte e a presença de inúmeras áreas comuns, o que exige a presença de diversos fornecedores ou colaboradores.

Nesse contexto, é importante adotar uma série de cuidados nos procedimentos diários, evitando que pequenos erros se tornem uma verdadeira bola de neve – cada vez maior e mais complexa de ser solucionada. Confira, abaixo, uma série de dicas para auxiliar na gestão.

  1. Faça um bom planejamento financeiro

Antes do início do ano ou semestre, “perca” alguns dias ou horas para planejar o aspecto financeiro do condomínio. A partir desse documento, é possível identificar qual é a situação financeira do condomínio, qual o objetivo a ser alcançado (em termos de fundo de reserva, de pagamento a fornecedores ou colaboradores, assim como também de obras de melhoria ou de manutenção no condomínio) e o que precisa ser feito para atingir esse resultado, se necessita aumento da taxa de condomínio, chamada de capital, criação de novos fundos, como por exemplo, fundo de obras, entre outras possibilidades.

Com a projeção do fluxo de caixa, é possível estimar o andamento dos recursos, quanto deve ser direcionado às despesas e o que pode ser destinado às melhorias. Caso o planejamento mostre resultados negativos, fica mais fácil de identificar onde está o problema e o que deve ser feito para solucioná-lo. Essas informações vão embasar a tomada de decisões para o período planejado.

  1. Aposte na tecnologia para o controle financeiro do condomínio

Os softwares especializados têm sido adotados pelas empresas nas mais diversas áreas, simplificando a gestão e possibilitando a atualização em tempo real. É fato que ferramentas desenvolvidas com um propósito específico tendem a dar mais resultado, por isso um software focado na gestão condominial pode auxiliar a fazer a gestão dos diferentes espaços.

Não se trata só da parte financeira, mas da reserva de áreas comuns, dos salários dos colaboradores ou do pagamento aos fornecedores, entre outras responsabilidades que são administradas de forma mais tranquila.

  1. Contrate uma Administradora de Condomínios

Independentemente do porte e da finalidade (uso comercial, residencial ou misto), uma administradora de condomínios é um bom suporte. Da contabilidade aos Recursos Humanos, do relacionamento entre os condôminos e o síndico, esse tipo de empresa surgiu para oferecer facilidade na gestão desses empreendimentos.

Muitos condôminos interpretam que o síndico, por si só, seria capaz de gerir o condomínio, mas a verdade é que o suporte de uma empresa especializada dá tranquilidade e evita transtornos das mais diversas áreas, sobretudo no controle financeiro do condomínio. A Mineira conta com mais de 40 anos de experiência e é a primeira administradora de condomínios com a Certificação ISO 9001 no Paraná

  1. Registre despesas e receitas

A dica está diretamente relacionada à de número 2. Com a tecnologia e ferramentas instaladas em aplicativos no celular, com informações na nuvem e em tempo real, é importante fazer o registro de todas as despesas, assim como das entradas.

Se, por exemplo, o condomínio conta com lavanderia coletiva, é preciso registrar cada ficha vendida para uso. Assim como em um orçamento familiar ou empresarial, todos os pequenos gastos precisam ser anotados para se ter uma real noção de onde se gasta e de que maneira.

Por óbvio, grandes entradas e saídas de recursos – como a quitação de taxas pelos condôminos ou o pagamento dos colaboradores/fornecedores – precisam constar neste registro.

  1. Não esqueça do fundo de reserva

Dentro da taxa condominial, é importante estabelecer um valor para o fundo de reserva – e, de fato, conservá-lo para as necessidades. Todo empreendimento está sujeito a situações inesperadas, e a ideia é que o fundo de reserva seja usado apenas nessas situações. Uma das orientações é para que sua aplicação e/ou utilização seja feita apenas após consulta prévia aos condôminos ou respeitando o que prevê a Convenção Condominial.

Importante também fazer um fundo de pessoal, para garantir os pagamentos de fim de ano, como 13º e férias.

  1. Cuide com a inadimplência

O planejamento pode estar perfeito, todas as entradas e saídas registradas, mas a conta não fechar por um simples motivo: inadimplência! É preciso saber lidar com esse tipo de situação para que o condomínio não seja afetado por medidas impensadas. Confira dois artigos com dicas para lidar com a situação:

– Ações de inadimplência caem em condomínios

– Como lidar com a inadimplência em condomínios

  1. Estabeleça regras claras de cobrança

Se a inadimplência afeta diretamente o controle financeiro do condomínio, é papel do síndico e da administradora orientar os condôminos a respeito das regras que regem o não pagamento das taxas condominiais. Se o condomínio tiver um sistema informatizado, envie e-mails, mensagens diretas (whatsapp) para avisar sobre como se dará a cobrança, prazos de pagamento e possíveis penalidades –incrementando a comunicação entre síndico e administradora e os condôminos.

  1. Conheça a Convenção do Condomínio

É papel do síndico conhecer de forma aprofundada as regras que regem o condomínio. Na Convenção, constam todas as regras relacionadas ao funcionamento do condomínio, incluindo os aspectos relacionados à cobrança e as suas penalidades. É importante que, até mesmo para fins judiciais, todos os procedimentos exigidos pela Convenção do Condomínio sejam seguidos.

  1.  Conta corrente separada

Essa é uma regra nem sempre respeitada em condomínios menores, mas vale sempre ser reforçada: gastos pessoais do síndico precisam ser separados dos gastos do condomínio. Por isso, as contas correntes precisam ser separadas, assim como a anotação de gastos, de modo que não haja uma confusão entre contas físicas (síndico) e jurídicas (condomínio) – o que dificulta a interpretação dos gastos e, ao mesmo tempo, pode dar margem para inúmeros problemas.

  1. Conselho fiscal ativo

Síndico e administradora são fundamentais para que o controle financeiro do condomínio seja implantado de forma eficiente, mas um Conselho Fiscal também tem um papel preponderante e que pode contribuir para os resultados.

É papel do Conselho analisar as contas e emitir parecer recomendando a sua aprovação ou não – em geral, é a avaliação dessas pessoas que baliza os votos dos demais condôminos nas assembleias de prestações de contas. Além disso, o conselho fiscal pode atuar de forma consultiva: ou seja, assessorando o síndico, sobretudo em decisões mais complexas.

  1. Reduza desperdícios

Em momentos de crise ou recessão econômica, é comum que as pessoas procurem meios de reduzir os desperdícios, mas essa deveria ser uma constante, sobretudo em condomínios. Pela lógica, quanto menor o custo para mantê-lo, melhor para todos os condôminos.

Nesse contexto, o registro de despesas e a adoção de boas práticas (reaproveitamento de água, instalação de sensores de movimento para áreas comuns, investimento em sistemas de energia solar, entre outras medidas) podem contribuir nesse sentido. Muitos desses aportes podem parecer elevados, mas costumam oferecer bom custo-benefício a longo prazo.

Acompanhe as novidades do blog e receba outras dicas para incrementar a gestão do seu condomínio. Quer um auxílio no controle financeiro do condomínio?  Entre em contato com a Mineira!

 

Quais os principais erros para impugnar uma assembleia de condomínio?

Erros na convocação, na elaboração da ata, no descritivo da assembleia, no quórum necessário para aprovação e verificação de procurações e inadimplentes estão entre os mais comuns

Embora o síndico exerça o papel de representante legal do Condomínio, nem sempre ele não pode tomar decisões importantes sozinho, sem a anuência dos demais condôminos. É por esse motivo, para discutir questões relevantes para o condomínio como um todo, que são realizadas as assembleias periódicas.

Mas e se um condômino ou um grupo deles não aceitar uma dessas decisões estabelecidas, é possível impugnar a assembleia e, como consequência, todos os acordos firmados nela?

Considerando que existem pessoas diferentes, com ideias divergentes dentro desses espaços (que estão cada vez maiores), é importante para o síndico se resguardar e tomar todos os cuidados necessários para evitar esse tipo de problema, que pode gerar vários incômodos em sequência.

Já mostramos, no blog da Mineira, os principais erros cometidos pelos síndicos. Com um pouco de estudo e orientação adequada – nesse caso, por parte e/ou com a ajuda de uma administradora de condomínios – será minimizada a chance desse tipo de situação.

Ressalta-se que, em caso de impugnação das decisões do condomínio, haverá a necessidade de nova Assembleia para rediscutir os temas, o que vai gerar mais incômodos para o síndico e para o condomínio.

Quais são as assembleias existentes?

De acordo com o Código Civil, existem dois tipos de Assembleias: ordinárias e extraordinárias.

Assembleia Ordinária, deve obrigatoriamente ser realizada uma vez ao ano, conforme estabelece o art. 1350 do Código Civil, para aprovação do orçamento das despesas, prestação de contas e eventualmente para eleição de síndico e Conselho.

As assembleias extraordinárias, por outro lado, são todas as demais assembleias realizadas no Condomínio e que podem ser marcadas a qualquer tempo para discutir qualquer assunto do interesse do Condomínio.

Basicamente, todo e qualquer assunto pode ser discutido tanto na assembleia ordinária quanto extraordinária, desde que respeitadas as regras previstas em Lei e na Convenção. Não é o assunto que determina se é ordinária ou extraordinária.

O que significa impugnar?

Uma das definições do dicionário Michaelis é a seguinte: “vetar a validade de algo; invalidar”. Em outras palavras, via de regra, um condômino insatisfeito com alguma das decisões tomadas na reunião resolve buscar meios para anular as decisões da assembleia.

Para obter sucesso nessa empreitada, pode ele notificar o Condomínio quanto as nulidades constantes da Assembleia e solicitar nova assembleia para revogar a anterior ou ainda ingressar com uma ação judicial, solicitando a um juiz que decrete nulas as decisões conjuntas assumidas naquela reunião.

Para tal, é preciso haver algum tipo de motivação suficiente. Nesse contexto, os síndicos precisam ter atenção a uma série de fatores – desde o ato de convocação da assembleia, passando por sua descrição e a forma como a assembleia foi conduzida – para garantir que a reunião não tenha sua validade perdida. Em caso de impugnação da assembleia, todas as decisões nela tomadas poderão ser anuladas.

O prazo para pleitear a anulação da assembleia, dependerá do tipo de nulidade verificada

Os principais motivos

Em uma análise rápida do Código Civil, pode-se destacar alguns fatores em especial que merecem mais atenção por parte dos envolvidos:

Cuidados com a convocação:

O artigo 1.354 é taxativo: “A assembleia não poderá deliberar se todos os condôminos não forem convocados para a reunião”. Mas não basta dar “ampla publicidade à convocação”, incluindo o edital em grupos de whatsapp, enviando por e-mail e colando no mural em uma área de passagem do condomínio, como portaria, corredores e elevadores. Uma das sugestões é pedir assinatura de todos os moradores ao receberem a convocação ou usar o Aviso de Recebimento, no caso de envio pelos Correios.

Descrição da assembleia

Na convocação, é importante que os assuntos sejam listados, para que o condômino tenha ciência do que, de fato, será discutido. Por isso, quanto mais detalhado for, melhor. Nesse caso, é importante entrar nas minúcias, projetando questões que possam ser discutidas ao longo do encontro, como: aprovação de orçamento para obras, eleição ou destituição de síndico, aplicação de multas, modificações no regimento interno, renovação ou contratação de novos serviços terceirizados, entre outros. Uma das dicas é: mencionar apenas “assuntos gerais” significa dizer que eles serão discutidos, mas não votados. Caso haja alguma tentativa de impugnação, é provável que a assembleia seja decretada nula.

Tenha atenção aos prazos mínimos

A Convenção Coletiva do Condomínio estabelece quais são os prazos mínimos para a convocação. Se não houver, o Código Civil não estabelece um prazo determinado – mas vale usar o bom senso para que todos possam ser avisados.

– Identifique os participantes da assembleia – Antes de dar início à discussão dos assuntos do dia, todos os participantes precisam assinar a lista de presença, informando o nome e a unidade do condomínio.

– Fique atento às procurações e aos inadimplentes – Outros condôminos podem ceder procurações para que seu voto seja registrado – entenda mais sobre o assunto neste artigo. O artigo 1.335 do Código Civil, no inciso III, afirma que o condômino tem direito a “votar nas assembleias e delas participar, estando quite”. Portanto, condôminos inadimplentes podem observar as reuniões, mas não podem votar.

– Atenção à condução da assembleia – As reuniões devem ter duas chamadas, iniciando-se apenas após a segunda convocação. É importante que o encontro siga a ordem do descritivo usado na convocação – por isso, uma das dicas é usar o edital como base para a assembleia.

– Cumprir o quórum específico de cada assunto – Nem toda decisão requer maioria simples. Para realização de obras, por exemplo, o Artigo 1.341 do Código Civil afirma que “se voluptuárias (para o lazer), [depende] de voto de dois terços dos condôminos”. Por esse motivo, é importante contar com uma assessoria jurídica ou uma administradora de condomínios, de forma a ter toda a orientação necessária. Outro assunto que requer dois terços dos condôminos diz respeito a qualquer alteração na convenção do condomínio.

– Não esqueça da ata – Ao final do encontro, todos os assuntos tratados devem ser relatados na ata, na ordem em que foram abordados e esclarecendo qual foi a decisão tomada. Ele deve estar assinado pelo presidente da reunião e um secretário da mesa. Todos os condôminos, independentemente da participação na assembleia, devem receber uma cópia. Também vale a mesma dica da convocação: inclua em locais de passagem, como corredores, elevadores e portaria, de forma a publicitar as decisões.

Solução alternativa

Segundo o artigo 1.355 do Código Civil, uma das soluções nesse tipo de situação é a convocação de uma assembleia extraordinária por parte do síndico ou por um quarto dos condôminos. Nesse caso específico, é possível até mesmo colocar em discussão novamente os assuntos/temas que motivaram a tentativa de nulidade do encontro.

Pelo fato de não envolver o poder judiciário, colocar novamente o assunto em pauta pode ser uma solução mais amigável e menos custosa para todos os envolvidos. Assim como existe esse dispositivo na justiça tradicional, seria uma espécie de mediação.

Ficou com alguma dúvida referente a esse tema? Gostaria de ter mais informações sobre um assunto específico? Entre em contato com a Mineira.

 

Ações de inadimplência caem em condomínios

Leve retomada da economia, com aumento dos empregos formais, e a simplificação de cobrança, graças ao Novo Código de Processo Civil, são os motivos apontados por trás desta redução

Dados do Sindicato da Habitação de São Paulo (Secovi-SP) mostram que houve uma redução de 22,1% no número de ações condominiais protocoladas no Tribunal de Justiça de São Paulo na comparação entre março de 2018 e fevereiro de 2019 frente ao mesmo período dos anos anteriores.

Ao todo, foram 10.863 processos nesses 12 meses – no período anterior, o total foi de 13.950 ações. Isso significa que os condomínios estão indo menos à justiça para solucionar questões relacionadas à taxa condominial.

Se forem considerados apenas o primeiro bimestre deste ano, a tendência de queda também segue: 1.383 protocolos judiciais em janeiro e fevereiro deste ano contra 1.510 processos em 2018, uma diminuição de 8,4%. Os dados capitaneados pelo Secovi-SP englobam tanto os condomínios residenciais quanto os comerciais, tornando-se uma amostragem importante para avaliar a situação em todo o país.

De acordo com o Secovi-SP, dois fatores estão por trás destes números: a leve retomada dos empregos formais – que indicam um reaquecimento ainda lento da economia brasileira – e as alterações promovidas pelo Código de Processo Civil, que simplificaram a cobrança dos inadimplentes e facilitaram a realização de acordos amigáveis para quitar as taxas condominiais – evitando que o problema perdure, como ocorria anteriormente.

“O devedor é citado para efetuar o pagamento dentro de três dias, sob pena de ocorrer a penhora de bens. Isso tem feito muita gente levar mais a sério o pagamento em dia”, explicou Hubert Gebara, vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP ao site da instituição.

Os indicadores mostram que a situação financeira está, de fato, se transformando. Outro estudo, realizado pela Associação das Administradoras de Imóveis (Abadi), havia mostrado que a inadimplência havia saltado de 5% para 12% no Rio de Janeiro entre 2014 e 2017. O principal fator apontado pela entidade, à época, era a crise econômica, que levou muitos condôminos a atrasarem suas mensalidades.

Um dos aspectos importantes para que o condomínio seja uma das contas deixadas em atraso está em relação aos seus juros, que ficam abaixo de outros débitos, como o cartão de crédito e financiamentos, por exemplo. Além disso, pela legislação, mesmo que esteja em atraso, o condômino pode continuar usufruindo da infraestrutura existente, o que gera menos transtornos para o seu dia a dia.

O Novo Código de Processo Civil

A lei 13.105/15 que alterou o Código de Processo Civil entrou em vigor em março de 2016 e estabeleceu, de certa forma, a possibilidade de executar as taxas condominiais..

O novo Código de Processo Civil, estabeleceu em seu art. 784, inciso X “que o crédito referente às contribuições ordinárias ou extraordinárias de condomínio edilício, previstas na respectiva convenção ou aprovadas em assembleia geral, desde que documentalmente comprovadas” são títulos executivos, ou seja, se tornaram obrigações líquidas e certas, passíveis de execução.

Antes do novo Código, havia a necessidade de ingressar com uma cobrança, e o prazo médio para julgar os processos era de 5 anos. Na execução das taxas condominiais, o devedor é intimado para pagar no prazo de 3 dias sob pena de ser penhorado bens, normalmente o próprio imóvel que gerou o débito, ou seja, o processo já parte da fase de execução, evitando toda a fase de conhecimento de uma cobrança (audiência, contestação, sentença, eventual recurso ao tribunal…).

É importante frisar que ainda que exista a possibilidade de execução das taxas condominiais, nem sempre essa é a melhor opção. As vezes a cobrança pode ser uma alternativa mais sensata em determinados casos e isso dependerá de uma avaliação profissional de advogados com experiência em Condomínios.

Como cobrar?

Se o condômino está inadimplente, é importante que a cobrança seja realizada. No entanto, é fundamental considerar alguns aspectos, buscando a resolução do problema e evitando que a inadimplência se torne um problema maior.

– Seja amigável – Mesmo com as facilidades trazidas pelo Código de Processo Civil, ainda é mais simples efetivar uma cobrança de forma extrajudicial, até mesmo porque, ainda que o processo de execução seja um pouco mais célere que a cobrança, também na execução existem meios de defesa que podem retardar o efetivo recebimento do valor total executado. Busque acordos extrajudiciais – se assim for possível e sempre com a assistência jurídica necessária.

– Evite a bola de neve – Uma negociação só é efetiva se beneficia os dois lados envolvidos. Quanto maior os valores devidos, maior a dificuldade para se chegar a um acordo. Por isso, assim que o condomínio se der conta da inadimplência, é importante entrar em contato para buscar uma solução. Vale a pena criar um processo para a cobrança e um bom controle da inadimplência..

– Multas e penalidades devem ser cumpridas – Em uma negociação, por vezes, se pretende relaxar algumas dessas cobranças. No entanto, é importante que o condomínio cumpra o estabelecido na Convenção do Condomínio, como cobrança de juros, correção e multa,a fim de evitar novas inadimplências e prejudicar os condôminos pontuais em suas obrigações. Vale buscar formas que facilitem o pagamento, como prazos e parcelamentos..

– Não haja por impulso – Mesmo inadimplente, o condômino tem direito a usufruir de toda a infraestrutura do condomínio. Não impeça ou gere algum tipo de constrangimento, pois isso pode resultar em um processo judicial – e já há jurisprudência favorável aos inadimplentes, que devem ter acesso a todos os serviços do condomínio.

– Não abdique da justiça – Sem acordo e sem solução? Busque a justiça. A penhora e o leilão de bens são as situações extremas nestes casos.

Como evitar o problema?

O primeiro passo para evitar a inadimplência e ações nesse sentido está na composição de uma taxa mensal adequada para bancar as despesas do condomínio – água, luz, salário de colaboradores, manutenções – e construir um fundo de reserva para eventualidades. O propósito do condomínio não é – e nem deve ser – gerar algum tipo de lucro. Por esse motivo, o planejamento adequado de alguns pontos pode reduzir diretamente os valores bancados mensalmente e, por consequência, a inadimplência.

– Água – A instalação de equipamentos para reaproveitar a água da chuva é uma maneira interessante de reduzir o consumo. Vale orientar os responsáveis pela limpeza a utilizar esse bem de forma cuidadosa e inteligente, pensando tanto no consumo consciente quanto nas contas do fim do mês. Confira outras práticas sustentáveis neste artigo.

– Energia elétrica – É inegável que a tarifa de luz está subindo acima da inflação. Por isso, a troca das lâmpadas tradicionais pelas de LED, a adequação do funcionamento do elevador, a instalação de equipamentos que acionem as luminárias apenas quando houver movimentação são investimentos que podem ser mal vistos em um primeiro momento, mas que têm um excelente custo-benefício no médio e longo prazo.

– Fundo de reserva – Ferramenta financeira importante para os condomínios para eventualidades, esta taxa costuma variar de 5% a 10%, dependendo do condomínio. Lembre-se: quanto maior o valor do fundo, maior será o valor da taxa de condomínio.

– Colaboradores – Será que o condomínio precisa de todos os empregados? A portaria precisa ser 24 horas ou em horário comercial é o suficiente? A limpeza precisa ser feita todos os dias ou é possível readequar a escala de trabalho? A segurança é realizada por profissionais em tempo integral? Tudo isso precisa ser avaliado – quanto maior o número de colaboradores, maior será a taxa condominial.

Tem alguma outra dúvida sobre o assunto? Gostaria de ler um artigo sobre um tema específico relacionado aos condomínios na Mineira? Entre em contato e mande sua sugestão.

 

Mineira é a primeira administradora de condomínios do Paraná com certificação ISO 9001

Existem diversos tipos de padrões ISO: a 9001 visa criar uma boa relação entre clientes e fornecedores, além de estabelecer processos para uma administração responsável e de qualidade

Obter uma certificação ISO é um reconhecimento nacional e internacional para uma empresa: uma garantia de que os produtos ou serviços serão oferecidos sempre com o mesmo padrão, respeitando boas práticas de gestão e de atendimento ao cliente, sobretudo na área de serviços.

“Nós somos a primeira administradora de condomínios certificada com a ISO 9001 em Curitiba e Região. Nosso objetivo é otimizar o trabalho, melhorar o retorno aos clientes, ser mais lucrativa e buscar o incremento de serviços e de processos”, afirma a sócia-gerente da Mineira, Maria Cristina Melquiades R. Toledo.

Esta norma específica está relacionada à gestão da qualidade. O propósito é que cada empresa estabeleça processos adequados – identificando aqueles ineficientes – em prol do aumento da produtividade e da qualidade dos serviços executados, passando a segui-los dali em diante – e, se houver necessidade, adaptá-los. Entre os benefícios buscados com a implantação da norma no dia a dia empresarial, encontram-se:

  • Aumento e monitoramento constante da satisfação dos clientes;
  • Garantia da execução do serviço dentro dos critérios de qualidade exigidos;
  • Desenhar uma abordagem baseada em processos dentro da organização, o que resulta em mais qualidade e padronização;
  • Garantir uma melhoria contínua do trabalho e dos serviços;
  • Obter avaliações constantes de desempenho e eficiência;
  • Manter um canal aberto de feedbacks dos clientes.

 

Empresa ou área certificada ISO 9001

É possível obter a Certificação ISO 9001 em uma área determinada ou em toda a empresa – não existem regras específicas para uma administradora de condomínios ou para outros segmentos.

No caso da Mineira, todos os setores são certificados. “Todos os procedimentos contam com ISO 9001 – emissão de boletos, orçamentos, gerência, atendimento ao cliente, entre outras”, resume Maria Cristina.

Para tal, a empresa definiu quais são os processos considerados ideais para que o serviço seja executado com qualidade. “A própria empresa define qual será a sua abordagem e em quais departamentos gostaria de implantar.

Em tese, não há necessidade de modificar a rotina ou o dia a dia da empresa, mas deve-se estabelecer o passo a passo de quais são os procedimentos que devem ser executados em cada setor”, ressalta Maria Cristina.

Por esse motivo, cada área tem suas metas a cumprir, estabelecidas conforme as dificuldades e as necessidades identificadas na rotina de trabalho.

“Se as metas estão sendo cumpridas com facilidade, somos obrigados a mudá-la, visando a melhora dos serviços prestados aos nossos clientes. O propósito da certificação é fazer com que a empresa cresça, em número de clientes e em lucro, primando sempre pela qualidade e a satisfação dos nossos clientes. Nosso crescimento é a consequência deste trabalho com qualidade.”, explica.

Ao pensar em uma certificação, trata-se de um olhar para dentro do negócio, que, inegavelmente, se reflete na qualidade de atendimento para os clientes.

“Se as metas não são cumpridas, passamos a identificar os problemas e buscar as respostas necessárias. Muitas vezes, elas envolvem uma mudança de procedimentos, reforço na estrutura ou readequação da força de trabalho”, destaca a sócia-gerente da Mineira.

Vantagens para os clientes

Por que os clientes devem escolher uma administradora de condomínios certificada? A ISO 9001 estabelece critérios para a sua obtenção. No caso da Mineira a organização de procedimentos trazem muitas vantagens internas administrativas mas, além disso, ajudam também a valorizar os seus clientes, veja como:

Atendimento padronizado 

 Segundo Maria Cristina, foram estabelecidos prazos e metas no atendimento aos clientes. Nesse sentido, um síndico ou um morador que envia um e-mail para a Mineira será respondido dentro daquele período definido nos procedimentos da Mineira.

No caso de uma ligação, o responsável pelo Condomínio deve retornar dentro também de um prazo estabelecido. Ou seja, o cliente terá sempre as suas demandas ouvidas com agilidade.

Aumento da satisfação de clientes

 Uma das principais preocupações é a satisfação do cliente. Nesse sentido, além da preocupação em padronizar o atendimento, anualmente é realizada uma pesquisa com todos os síndicos ou clientes para avaliação do trabalho desempenhado.

Dessa forma, a Mineira é capaz de identificar potenciais problemas e buscar suas soluções.

Preocupação com fornecedores

 No caso da indicação de fornecedores externos para a realização de serviços de manutenção, pinturas, entre outros, após a conclusão do serviço, é solicitado que o síndico ou o cliente faça uma avaliação do serviço prestado no Condomínio.

Se o trabalho não for considerado bem executado, esse fornecedor deixa de integrar a lista do departamento de compras e orçamentos da Mineira. Dessa maneira, há a garantia de que os parceiros da Mineira ofereçam a qualidade exigida pelos clientes.

Controle de não conformidades

Com o estabelecimento de metas, há um acompanhamento constante a respeito das não conformidades, que seriam uma verificação de falha nestes procedimentos.

Por exemplo, no caso do atendimento ao cliente, se não houver o retorno dentro do período, busca-se entender o motivo pelo qual o procedimento estabelecido não foi cumprido.

Dessa forma, evita-se que um problema ocorrido em um condomínio se repita, prevenindo situações futuras ou repetições em outros Condomínios.

Vantagens para a Mineira

Se o consumidor é beneficiado com essa prática, a Mineira também é. Além da otimização da força de trabalho, da redução de custos e do estabelecimento de procedimentos específicos em cada área. Veja também alguns dos benefícios sentidos pela empresa:

Diferencial para o consumidor

Ser uma administradora de condomínios certificada se torna um diferencial para o cliente. Em muitos condomínios, torna-se um dos critérios usados para escolher uma administradora de condomínios e mais um argumento de venda para o setor comercial, além de uma ferramenta de marketing.

Valorização da imagem empresarial

 Por se tratar de uma norma internacional, as companhias que conseguem obter essa certificação têm um ganho de imagem e da confiança dos clientes em relação aos serviços executados. É uma garantia de que será capaz de fornecer, de forma consistente e repetitiva, bens e serviços de acordo com o que você especificou.

Capacidade de atendimento, independentemente do colaborador

Como todos os procedimentos estão estabelecidos, as pessoas são capazes de executar as suas tarefas. Dessa maneira, evita-se que um único colaborador tenha ciência de todas as ações necessárias para desempenhar o trabalho com qualidade, dentro dos padrões esperados tanto pela empresa quanto pelos clientes.

Feedbacks constantes

Como são feitos contatos constantes com os síndicos – até mesmo para avaliações do trabalho –, é possível receber um feedback constante a respeito do trabalho executado. Dessa maneira, a Mineira mantém sempre um canal de diálogo aberto com os seus consumidores.

Realização de auditorias

Ao longo do ano, a Mineira realiza três auditorias internas. Esse trabalho é desempenhado por pessoas de diferentes setores, que passam a compreender o funcionamento e auditar o seu funcionamento, tomando como base as metas estabelecidas.

Dessa maneira, de tempos em tempos, a empresa consegue sentir como está o seu funcionamento. Além disso, uma vez ao ano é realizada uma auditoria externa por uma empresa contratada.

 

Quem regulamenta a ISO 9001 no Brasil?

No Brasil, a norma é regulamentada pela Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). Por meio de um manual, ela dá orientações para as empresas interessadas em seguir esse sistema focado na gestão da qualidade.

Trata-se de uma norma mundial, que pode ser aplicada por qualquer empresa, independentemente do porte, e em qualquer lugar do planeta, incluindo Estados Unidos, Japão ou União Europeia. Por óbvio, cada país estabelece especificações próprias, de acordo com a sua realidade.

O processo, no entanto, é idêntico para todas as empresas-(ISO9001)-.

Tem alguma dúvida em relação à Certificação ISO 9001 e como ela interfere no trabalho da Mineira? Está em busca de uma administradora de condomínios certificada e confiável? Entre em contato com a Mineira, a primeira administradora de condomínios certificada do Paraná.

 

Ar-condicionado: como reduzir seu impacto na conta de energia?

Uso em excesso do ar-condicionado leva as contas de energia às alturas;.veja algumas medidas para economizar

Um calor acima da média tem atingido a maior parte das cidades brasileiras neste início de 2019. Temperaturas na casa dos 35 graus, com sensações térmicas que ultrapassam os 40 graus, tornaram-se frequentes até em localidades como Curitiba, caracterizada por ser uma das cidades mais frias do país.

Para sobreviver ao calorão, ar-condicionado e ventiladores ligados 24 horas por dia, para amenizar a temperatura pelo menos dentro das residências e escritórios — não à toa, foram registrados os recordes de consumo de energia no país neste mês de janeiro. Ambientes frescos e consequência para o bolso, afinal, as contas de luz aumentam em, pelo menos, 50% no período de uso constante do ar-condicionado. Mas o que é possível fazer para economizar?

Já falamos aqui no blog sobre como enfrentar os aumentos consecutivos da conta de luz e economizar. Agora, para dar uma força no quesito economia com o uso de ar-condicionado, vamos dar algumas dicas para amenizar os custos sem deixar de refrescar os ambientes.

Escolha do aparelho e instalação

Primeiro ponto no quesito economia quando o assunto é ar-condicionado está relacionado ao aparelho e a sua instalação. Existem inúmeros modelos de aparelhos no mercado e é importante procurar pelos que apresentam o selo Procel de Economia de Energia, que representam um melhor índice de eficiência energética — aliás, essa deve ser uma preocupação antes de adquirir outros eletrodomésticos ou eletrônicos.

Dentre as opções de modelos, os mais procurados são os portáteis, que tem como principal benefício a mobilidade e não necessidade de instalação; os de janela, modelo mais barato e antigo, e que, por isso, podem consumir um pouco mais de energia; e os split, mais usados nas residências e empresas devido à alta eficiência, discrição e silêncio. O modelo inverter é um pouco mais caro, mas ainda mais econômico, pois ele ajusta o resfriamento do ambiente a partir da demanda. Aparelhos com funções como timer e sleep também são boas opções, especialmente no período noturno.

Em relação à potência do aparelho, é preciso verificar a metragem do espaço em que vai ser instalado, a incidência solar durante o dia e o número de pessoas que transitam no local. Nem sempre aparelhos com menor capacidade vão consumir menos energia, visto que podem ser obrigados a operar em plena capacidade para superar a demanda.

Na hora de instalar, seguir as orientação do fabricante do equipamento é fundamental, para garantir que não haja um consumo exagerado causado por má instalação e nem perda da vida útil do aparelho. Evite os bloqueios das laterais e da parte externa do equipamento, para facilitar a circulação do ar externo e interno, mas não deixe de protegê-lo do sol.

Uso do ar-condicionado

Não tem problema deixar o ar ligado o dia inteiro, mas lembre-se de fechar todas as janelas ou possíveis saídas de ar para otimizar o seu funcionamento. Até uma porta de armário aberta pode influenciar na temperatura do ambiente.

Caso vá sair rapidamente do local, é melhor deixar o ar ligado, em funcionamento, do que desligar e reiniciar o processo ao retornar, pois ele terá que trabalhar forçado para resfriar o ambiente novamente. Essa é uma informação que deve ser passada aos outros usuários do aparelho, pois é um costume comum pensar em desligá-lo para poupar energia quando, na verdade, não é necessário. Obviamente isso vale somente para saídas curtas, de aproximadamente uma hora. Para períodos mais longos, vale a pena desligá-lo.

Em relação à temperatura, não programe uma muito baixa, pois o impacto com a temperatura ambiente é maior e, consequentemente, o esforço do aparelho será elevado, consumindo mais energia. Uma temperatura entre 20 e 23 graus costuma ser ideal para resfriar o local. A sua saúde e o seu bolso vão agradecer.

Falando em temperatura, você sabia que as lâmpadas e outros equipamentos que emitem calor podem influenciar no clima do ambiente? Por isso, prefira as lâmpadas de LED que, além de economizar na conta, não esquentam e, se possível, mantenha outros equipamentos desligados, se não estiverem sendo usados.

Limpeza e manutenção

Garanta que a manutenção do seu aparelho esteja em dia, com filtros limpos periodicamente para que não haja consumo extra. Certificar-se de que as saídas de ar não estão obstruídas e que o equipamento esteja sob incidência direta do sol garantem um melhor funcionamento e menor custo ao fim do mês.

Regras em condomínios para instalação de ar-condicionado

Sim, existem regras para a instalação de um aparelho de ar-condicionado em condomínio, você não pode simplesmente comprar, abrir um buraco na parede e instalá-lo. Salvo os modelos portáteis, é preciso verificar na Convenção do Condomínio o que está estabelecido sobre o assunto.

Caso não haja nenhuma regra em relação à instalação do aparelho, o síndico deve agendar uma assembleia para a discussão do assunto. Afinal, a instalação do aparelho implica em mudança de fachada e na rede elétrica e, conforme estabelece o art. 1336, inciso III do Código Civil é dever do condômino não alterar a forma e cor da fachada, partes e esquadrias externas. Portanto, a instalação de um aparelho, que modifica a fachada e partes externas do Condomínio depende da aprovação da unanimidade dos condôminos. Por meio dessa assembleia, é possível estabelecer, em primeiro lugar, se é viável a instalação do equipamento nas unidades. Depois, padroniza-se o modelo de aparelho, onde e como ele será instalado. Afinal de contas, sem essa padronização, a harmonia arquitetônica do condomínio pode ser prejudicada.

Tudo isso é realizado após análises feitas por um profissional, que deve apresentar laudos elétricos e estruturais para evitar qualquer problema posterior, principalmente em relação à sobrecarga das instalações elétricas – muitas estruturas antigas não suportam essa nova carga, o que requer adequação de modo a garantir a segurança das pessoas e dos edifícios.

Além da fachada e da sobrecarga, é preciso estar atento à instalação e ao gotejamento, fato muito comum nos aparelhos de ar-condicionado e motivo de brigas entre vizinhos que, além de ter sua janela ou sacada molhados, se incomodam com o barulho das gotas. Para isso, um duto de drenagem, aparelhos com dreno seco ou ainda uma bandeja com redirecionamento da água podem impedir essas insatisfações.

Ao pensar em instalar um ar em sua unidade, converse com o síndico para ver a viabilidade. Condôminos que infringirem as leis do condomínio estão sujeitos a multas e até ações judiciais, em casos extremos.

Inadimplência em condomínios: o que fazer?

A situação econômica do país contribuiu para o não pagamento das taxas de condomínio nos últimos anos; veja como lidar com esse problema sem desrespeitar a lei

Em um estudo realizado no estado do Rio de Janeiro, estima-se que, entre 2014 e 2017, a taxa de inadimplência subiu de 5% para 12%. Trata-se de um número esperado de certa forma, se for considerado o cenário econômico enfrentado pelo país neste período. No entanto, o condomínio não pode ser penalizado pela dificuldade de seus condôminos em manter a contribuição em dia.

Confira algumas formas que podem ser usadas pelo síndico para enfrentar a inadimplência, mantendo uma postura firme e coerente, sem desrespeito à lei e na busca por soluções que gerem menos inconvenientes para o condomínio.

– Esclareça quais são as regras

Durante as assembleias periódicas, é importante relembrar aos condôminos sobre a importância de manter as taxas de condomínio em dia, além de esclarecer qual será a postura do condomínio em uma eventualidade de inadimplência, bem como as medidas que serão adotadas passo a passo.

A comunicação pode parecer uma solução pouco efetiva, contudo é uma forma de lembrar da importância de manter os valores em dia e das possíveis consequências, em caso de inadimplência.

Para isso, use todos os meios possíveis, seguindo os mesmos caminhos usados para convocar assembleias: murais, e-mail, comunicados impressos, grupo de whatsapp, entre outras possibilidades aplicadas em seu condomínio.

– Lide de forma amigável

Embora o Novo Código de Processo Civil tenha incluído no rol de títulos executivos extrajudiciais “o crédito referente às contribuições ordinárias ou extraordinárias de condomínio edilício, previstas na respectiva convenção ou aprovadas em assembleia geral, desde que documentalmente comprovadas” (art. 784, inciso X), simplificando, portanto, a cobrança da inadimplência que antes dependia exclusivamente de um processo de conhecimento, não se pode afirmar com certeza que acionar a justiça seja o meio mais célere de receber as taxas condominiais em atraso.

Com certeza é efetivo e, na impossibilidade de um acordo extrajudicial, é a solução correta, mas considerando o tempo que um processo judicial pode dispender, vale primeiramente uma tentativa amigável de cobrança.

Os acordos extrajudiciais podem ser firmados, especialmente se forem mantidos dentro de um limite razoável para os envolvidos, buscando regularizar a situação da forma menos traumática para ambos os lados.

 

– Não abra mão das multas e das penalidades

Conforme a legislação, o teto máximo para as multas de condomínio em caso de inadimplência é de 2%, com o adicional de 1% de juros moratórios por mês atrasado, mais a correção monetária (art. 1336, parágrafo 1º do Código Civil). Em caso de inadimplência, apesar da negociação – que pode dar flexibilidade em prazos e nas formas de pagamento –, não se deve desistir da multa ou dos demais acréscimos legais em hipótese alguma, pois isto seria prejudicial aos demais condôminos que pagaram em dia suas contribuições, além de abrir precedentes para descontos futuros a todos os demais condôminos que atrasarem o pagamento de suas contribuições.

O Condômino inadimplente também pode ser proibido de comparecer, votar e ser votado em assembleias, algo que deve ser evocado pelo condomínio (art. 1335, inciso III do Código Civil).

Existe ainda, em determinados Condomínios, dependendo da forma de cobrança das taxas condominiais a possibilidade de protestar e incluir o nome do inadimplente nos cadastros de proteção de crédito. Mas independente disso, o ajuizamento de cobrança ou execução ainda é o meio mais efetivo de cobrança caso as tentativas amigáveis não tenham êxito. – Proteja o condomínio

Medidas bruscas, tais como impedir o condômino de usar áreas comuns – como os espaços de lazer – ou tentativas de exposição dessas pessoas, não devem ser adotadas em hipótese alguma. Por mais que o inadimplente obviamente esteja em situação irregular, tais atos podem apenas gerar uma medida judicial contra o condomínio, que pode se tornar mais cara e gerar mais problemas do que os valores devidos.

O síndico pode informar, por meio dos demonstrativos financeiros, sobre a inadimplência, desde que estes informativos sejam apresentados exclusivamente aos condôminos.

Essas informações contudo, não podem ser afixadas em murais, nos elevadores, deixados na portaria ou em locais que terceiros possam ter acesso, pois isso pode ser interpretado como uma tentativa de exposição ao vexame do inadimplente, gerando eventual processo de indenização contra o Condomínio.

– Busque ajuda jurídica

Não sabe quais as medidas podem ser tomadas sem expor o Condomínio aos riscos da cobrança excessiva? Este é o momento para buscar auxílio de empresas ou pessoas capazes de dar a orientação adequada na gestão do condomínio. Nesse caso, uma administradora de condomínios pode ser a solução ideal para combater os índices de inadimplência sem gerar novas situações perigosas para o condomínio.

– Use a justiça se houver a necessidade

Se o Condomínio tentou de todas as formas amigáveis resolver o problema da inadimplência e ainda assim não teve sucesso, a solução é o judiciário. Contrate um advogado experiente nessa área, ele saberá auxiliar o Condomínio qual a melhor forma de cobrança judicial para resolver o problema da inadimplência. Embora o Novo Código de Processo Civil possibilite a execução das taxas condominiais, existem algumas particularidades que devem ser analisadas antes de ingressar no judiciário e só um advogado atuante nessa área saberá orientar seu Condomínio.

 

Tem mais alguma dúvida sobre como proceder em caso de inadimplência? Deixe a sua mensagem.

 

Condomínio sustentável: saiba como implantar

Descubra algumas práticas para tornar seu condomínio sustentável.

Investir em soluções sustentáveis e aplicá-las no dia a dia está cada vez mais em alta, deixando de ser uma prática exclusiva dos amantes da natureza. Isso devido ao fato de que as práticas sustentáveis beneficiam a todos, com redução nos gastos, além da melhora na qualidade de vida. Mas é possível aplicar a sustentabilidade no cotidiano do condomínio?

A resposta é sim! De acordo com a Green Building Council Brasil (GBC), entidade que certifica a sustentabilidade dos edifícios, o Brasil está em quarto no ranking dos países que mais erguem condomínios sustentáveis, segundo os padrões ambientais.

Para obter a certificação, são analisados oito critérios, alguns obrigatórios e outros recomendações, dentre eles estão a eficiência no uso de água, energia e atmosfera, o espaço sustentável e a qualidade ambiental interna. A entidade afirma que, ao investir nesse tipo de método construtivo, pode-se obter uma redução média de 40% no consumo de água e 20% com energia elétrica.

E, mais do que colher os benefícios citados acima, ter um condomínio sustentável também ajuda na valorização do ambiente e do imóvel.

Para fazer isso acontecer, basta realizar algumas mudanças nos hábitos, investir em tecnologias e colher os benefícios. Prontos para tentar?

 

Condomínio Sustentável: boas práticas

Reciclagem de lixo

Você sabia que uma pessoa é capaz de produzir um quilo de lixo por dia? Imagine essa quantidade em um Condomínio! A coleta seletiva é uma prática simples, extremamente benéfica para o meio ambiente e de fácil implantação. Basta um lugar apropriado para o descarte e o incentivo ao desenvolvimento do hábito nos condôminos. Você pode ler sobre como implantar a prática da separação de lixo no seu condomínio neste texto.

Consumo de água

Racionalizar água já foi um assunto muito presente em nosso país em anos anteriores. Mas não é porque a temática não está mais todos os dias na televisão ou nos jornais que devemos esquecer. Consumir a água de forma racional faz parte da cidadania e do bom senso. Se o seu condomínio ainda não disponibiliza o relógio de consumo individual, pense em implantar o quanto antes.

O condomínio pode adotar alguns métodos para reduzir ainda mais o consumo da água com o reaproveitamento.

Conscientizar os condôminos a como reaproveitar a água das chuvas ou do chuveiro por meio de cisternas de captação ou ainda aplicar um sistema de irrigação de plantas e jardins com essa água das chuvas trará economias para todos — em algumas cidades, o reaproveitamento da água já é uma exigência construtiva.

Iluminação natural

Aproveite os espaços que podem se beneficiar da iluminação natural e economize na conta de luz. Onde for possível, coloque vidros para que a claridade do dia ilumine o ambiente. Cores mais claras também ajudam.

Nos lugares onde a iluminação natural não basta e seja preciso colocar lâmpadas, nada das comuns amarelas! Invista um pouco mais e coloque somente lâmpadas de LED — trata-se de um investimento que será recuperado no médio e longo prazo. Também aposte em sensores de presença e movimento. Você vai sentir mensalmente a economia na conta de luz.

Aquecimento solar

Em Curitiba, esse é um procedimento um pouco mais complicado, já que sol é um astro raro por aqui, mas em alguns ambientes do condomínio, como na piscina, essa pode ser uma solução de economia certa. Instalar placas de aquecimento solar ou outros sistemas de energia limpa reduzirá, e muito, a conta e trará os benefícios ambientais.  

Outras práticas funcionais:

– Plante! Áreas verdes no condomínio renovam o ar e melhoram a qualidade de vida;

– Tem elevadores? Que tal desligar um deles (ou mais) nos horários de menos uso?

– Ainda sobre os elevadores, incentive os condôminos ao uso da escada. Bom para o bolso e para a saúde.

– Coloque bebedouros nos condomínios grandes e elimine o uso dos copos plásticos entre os funcionários;

– Uso de descargas inteligentes, que medem a quantidade de água utilizada de acordo com o resíduo;

– Informativos internos impressos um a um para cada unidade? Que tal utilizar os meios eletrônicos, deixando apenas uma cópia de papel disponível?

Essas medidas de sustentabilidade no condomínio vão mudar o estilo de vida dos condôminos e funcionários, tornando um ambiente mais desenvolvido e consciente.