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Autor: Mineira Condomínios

Assembleia condominial: como torná-la eficiente

As assembleias são importantes para as tomadas de decisão do condomínio, mas não agrada a todos; Veja como organizar uma assembleia mais eficiente

A assembleia condominial é um momento de extrema importância para o condomínio e seus usuários. Nela, são discutidas ações de melhorias, aprovações, eleições e outros assuntos de interesse geral. Infelizmente, nem todos os condôminos a veem com bons olhos, afinal de contas, é muito comum ir a assembleias nas quais se discute muito e pouco se resolve. Por isso, hoje vamos falar sobre como realizar uma assembleia condominial eficiente.

A convocação da assembleia é o primeiro passo para atrair os condôminos e é importante que ela esteja alinhada para que a assembleia não possa ser impugnada posteriormente. Por isso, a convocação deve ser feita com antecedência e da forma prevista na Convenção do Condomínio. É seguir rigorosamente as regras da Convenção quanto aos prazos para convocação e formas de convocação, se por carta simples, carta registrada, edital…. Ainda que seja costume do Condomínio convocar de outra forma que não a prevista na Lei do Condomínio, evite seguir apenas o habitual. Para evitar anulação da assembleia, siga o que determina a Convenção.. Nada impede, contudo, que além de seguir a Convenção, seja utilizado também outros meios possíveis para entrar em contato com os condôminos e, lembrá-los da realização da assembleia.

Na convocação, é preciso detalhar os assuntos que serão discutidos, colocando-os em tópicos com um breve descritivo. Deixe o mais claro possível e trabalhe com objetividade. Se possível, anexe uma cópia do edital em locais de passagem estratégicos, como garagem, hall de entrada ou elevador, e dispare um alerta no dia para relembrar os mais esquecidos — por e-mail, grupo de whatsapp e sistema do condomínio, entre outros meios.

Normalmente, as reuniões de condomínio acontecem no salão de festas ou outro ambiente comum desocupado e propício, que tenha silêncio e seja de fácil acesso para todos. Arrume a sala antes da assembleia, disponibilizando cadeiras para todos e, por que não, uma água ou cafezinho. Quanto mais convidativo o espaço, maior probabilidade de participação dos condôminos, criando um ambiente propício para discussões saudáveis.

Antes de começar

Um dos motivos que fazem os condôminos não gostarem de assembleias é a falta de foco – é comum iniciar a discussão sobre um assunto e não finalizá-lo ou mudar a pauta no caminho, além de intermináveis discussões. Para isso, uma moderação firme e objetiva por parte do presidente da assembleia é essencial.

Prepare-se antes da assembleia. Estude as pautas e os assuntos que serão abordados, além de ter total ciência do Regimento Interno, da Convenção de Condomínio e do Código Civil. Saber os direitos e deveres dos condôminos é fundamental para avançar nos tópicos.

Evite atrasos! Comece a assembleia no horário e faça a segunda chamada caso não esteja presente metade da fração ideal do condomínio em primeira ordem. Antes de começar a discutir as pautas, coloque regras para um bom andamento, como levantar a mão para pedir a vez, evitando interrupções; celulares no silencioso; fugir de assuntos pessoais ou fora da pauta do dia.

Pode ser interessante também delimitar tempo para cada assunto — 10 a 20 minutos, por exemplo — para não prolongar demais a reunião. Objetividade e precisão são determinantes para uma boa condução de assembleia e também para solucionar as questões do dia a dia.

Durante a assembleia

Primeiramente deve ser eleito o presidente, quem conduzirá toda a Assembleia. Deve ser alguém respeitado no Condomínio, que entenda das normas do Condomínio e que saiba conduzir com firmeza e educação para um bom andamento da reunião. Algumas convenções de Condomínio nãop autorizam que o síndico seja o presidente. Eleito o president, deve ser escolhido um secretário, que fará todas as anotações necessárias e a ata da Assembleia.

O presidente deve conduzir a assembleia de preferencia seguindo os itens da ata na ordem, para que todos os presentes possam acompanhar e estar cientes do que vai ser abordado. Caso surjam outros pontos que valem o debate, anote para uma próxima assembleia ou para serem retomados posteriormente.

O mais importante no andamento do encontro é manter a ordem, para que as discussões sejam saudáveis e sem ofensas. Caso algum condômino se exalte, prolongue demais a fala ou algo saia do padrão, é preciso retomar a palavra e estabelecer o controle, permitindo que todos exponham suas opiniões de forma respeitosa aos demais.

Dar a oportunidade para que todos coloquem seus pontos de vista também é importante para estimular a participação e fazer com que todos se sintam parte do condomínio e das decisões que serão tomadas. Mas, mais uma vez, cuide dos que se prolongam para que não vire uma assembleia monótona e desinteressante.

Pontos importantes

A ata deve ser redigida no decorrer da assembleia, pelo secretário, para que nenhum item seja esquecido. Não esqueça de colocar a data, horário e duração e colher a assinatura de todos os presents na lista de presença. Além disso, a ata deve conter todos os pontos de discussão e as decisões tomadas, sem abreviações ou rasuras. Se necessário, solicite a autorização para gravar a assembleia. Assim, nada se perde e, caso haja alguma dúvida, é possível recorrer à gravação.

Reclamações, fofocas e assuntos pessoais normalmente atrapalham o andamento da reunião. Tente propor soluções que acalmem e, ao mesmo tempo, satisfaçam os condôminos. Reclamação do barulho das crianças? Responda com a pergunta “o que podemos fazer para que as crianças façam menos barulho”? Assim, a participação é mais efetiva e todos colaboram com o fim dos problemas.

Já os assuntos pessoais, peça para que sejam tratados após a assembleia, por não ser de interesse geral. Só não esqueça, de jeito nenhum, de dar a devida atenção ao fim. Questões entre vizinhos, como vazamentos ou barulhos, devem ser separados dos problemas condominiais. Muitas vezes, o vizinho implica com o outro sem ao menos tentar conversar para solucionar o problema que nem mesmo sabia que acontecia.

Chegando ao fim

Normalmente o ultimo item das pautas de Assembleia são “Assuntos gerais”. Esse é o momento em que começam discussões sobre inúmeros temas, desde sugestões de pautas para novas assembleias a reclamações entre vizinhos. É importante que o presidente saiba conduzir e intermediar para que não se prolongue demais ou cause constrangimentos e brigas entre condôminos. É importante frisar que “Assuntos gerais” serve apenas para sugestões, informações, esclarecimento de dúvidas e outros apontamentos, mas nunca para votar ou aprovar nenhum tema, sob pena de anulação da assembleia..Qualquer aprovação de item 

Encerre a assembleia agradecendo e frisando a importância da presença e participação de todos para a boa gestão do condomínio.

Lembre-se sempre que uma assembleia eficiente é aquela que não se prolonga em discussões e aponta soluções e definições para qualquer tema que envolva o ambiente condominial comum.

Nos dias seguintes à assembleia, providencie uma cópia da ata da reunião para cada condômino estar ciente das decisões tomadas. Vale ainda esclarecer que não é obrigatório o registro da ata em cartório para que ela tenha efeito legal perante os condôminos, a não ser que a Convenção do Condomínio estabeleça a necessidade de registro, mas isso não é comum. O registro da ata em cartório tem apenas a finalidade de garantir a publicidade e efeito dela perante terceiros.

Os livros atas devem ser mantidos, em poder do síndico, por pelo menos 5 anos.

 

Lei dos condomínios: os principais pontos que você deve conhecer

Seguir as legislações estabelecidas é essencial para a boa convivência e estabelecer a devida ordem no condomínio

Todo lugar com grande número de pessoas precisa de regras e nos condomínios não poderia ser diferente. Condomínios são comparados às cidades, que, pequenas ou grandes, precisam ter leis para serem obedecidas; caso contrário, penalidades são aplicadas. Tudo pelo bem-estar e bom convívio de todos: condôminos, empregados, visitantes e terceirizados.

Desde 2003, o Código Civil é a base legal dos Condomínios. Antes os Condomínios eram regidos pela Lei 4.591/64, que dispõe sobre condomínios e incorporações, mas quando o Código Civil de 2002 entrou em vigor em 2003, ele passou a ser a Lei principal dos Condomínios. Em que pese o Código Civil não revogar expressamente o artigos referente aos condomínios constantes da referida Lei 4.591/64, como ele trata toda a matéria relativa a Condomínios o entendimento é de que os artigos referentes a condomínio constantes daquela Lei foram tacitamente revogados, ou seja, a Lei que regula hoje os Condomínio é o Código Civil e não mais a Lei 4.591/64. 

O Código Civil, como lei fundamental, estabelece as regras gerais dos Condomínios, dentre elas os direitos e deveres dos condôminos, forma de convocação e elaboração da Convenção bem como direitos e deveres do síndico. Abaixo dele está a Convenção do Condomínio que regula as especificidades de cada Condomínio e em seguida está o Regimento Interno que trata mais das questões de convivência, do cotidiano e utilização de áreas comuns do Condomínio.

O que diz o Código Civil

Os artigos do Código Civil que tratam dos Condomínios são os artigos 1.331 a 1358 e além de estabelecer a definição e forma de instituição do Condomínio (arts. 1331 e 1332) regulam diversos assuntos: elaboração e determinações da Convenção (arts. 1333 e 1334); direitos e deveres dos condôminos, bem como penalidades por descumprimento (arts. 1335 a 1337); áreas comuns e vagas de garagem (arts. 1338 a 1340); obras no condomínio (arts. 1341 a 1343); responsabilidade do adquirente de unidade (art. 1345); seguro obrigatório (art. 1346); administração do Condomínio, tudo relacionado às assembleias e quoruns necessários, bem como deveres do síndico e conselho (arts. 1347 a 1356); extinção do condomínio (arts. 1357 e 1358).

É essencial que o síndico e os conselhos estejam a par de todos os artigos do Código Civil, para que sejam aplicadas no condomínio. É imprescindível, por exemplo, que os direitos e deveres dos condôminos, presentes no Código, estejam na Convenção do Condomínio, com as devidas especificações de cada condomínio.

Vale lembrar que são direitos dos condôminos: Usar, fruir e livremente dispor das suas unidades; Usar das partes comuns, conforme a sua destinação, e contanto que não exclua a utilização dos demais compossuidores; Votar nas deliberações da assembléia e delas participar, estando quite.

E são deveres: Contribuir para as despesas do condomínio na proporção das suas frações ideais, salvo disposição em contrário na convenção; Não realizar obras que comprometam a segurança da edificação; Não alterar a forma e a cor da fachada, das partes e esquadrias externas; Dar às suas partes a mesma destinação que tem a edificação, e não as utilizar de maneira prejudicial ao sossego, salubridade e segurança dos possuidores, ou aos bons costumes.

Outro tópico importante trata sobre as funções e deveres do síndico. Como representante legal do Condomínio, o síndico tem inúmeras obrigações legais. São elas:

  • Convocar a assembléia dos condôminos; 
  • Representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns; 
  • Dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio; 
  • Cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembléia; 
  • Diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores; 
  • Elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano; 
  • Cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas; 
  • Prestar contas à assembléia, anualmente e quando exigido; 
  • Realizar o seguro da edificação.

Alguns itens não foram contemplados no Código Civil e, para eles, a Lei 4.591 ainda é mandatória. No que diz respeito à incorporação imobiliária, é esta antiga lei que regula.

Convenção, Regimento Interno e decisões de Assembleias

A Convenção do Condomínio tem por finalidade dispor sobre a estrututura do condomínio e os direitos e deveres fundamentais dos condôminos, detalha algumas das regras e das formas de administração do condomínio, que pode ser diferenciada de acordo com o local e seus condôminos. É na Convenção que o modelo de administração do condomínio é determinado.

Ela é obrigatória em todos os condomínios, precisa estar registrada no Serviço de Registro de Imóveis para ter validade contra terceiros e deve ser aprovada por 2/3 dos proprietários (condôminos). Veja mais sobre a Convenção de Condomínio neste post.

Já o Regimento Interno serve para regular as situações de ordem diária, do cotidiano do condomínio. Neste documento, estão descritas, por exemplo, as regras de uso das áreas comuns, como piscina, salões de festas e jogos, academia; informações sobre horário de silêncio; proibições e penalidades; permissões para animais domésticos; uso de bicicletários, entre outros.

É orientado que o Regimento Interno também esteja registrado em cartório e passe por constante leitura e atualização, para se adequar ao perfil e hábitos do condomínio. As aprovações do Regimento podem ser realizadas por maioria simples nas assembleias, ou por outro quorum eventualmente previsto na Convenção ou no próprio Regimento.

As decisões de Assembleias também valem como lei, desde que não sejam conflitantes com o Código Civil, Convenção e Regimento e desde que tenham sido devidamente convocadas e respeitados os quoruns necessários.

Conflito de informações

Com tantas frentes para estabelecer as regras de um condomínio, é normal que haja conflitos nas informações e dúvidas nas decisões a serem tomadas. Quem seguir ou obedecer? Por ordem, tenha sempre em mente como Lei do Condomínio primeiramente o Código Civil, seguido da Convenção do Condomínio e do Regimento Interno, que serão elaborados baseados no Código Cívil. 

Sempre lembrando que uma administradora de condomínios pode auxiliar na orientação, elaboração das cartilhas e assembleias, facilitando as inúmeras tomadas de decisões que o síndico e o conselho terão ao longo da gestão — além de prestar assessoria jurídica.

 

Obras de grande porte em condomínios: o que você precisa saber

Qualquer mudança no condomínio exige atenção, desde a definição do que vai ser feito até a contratação de profissionais capacitados e o seu acompanhamento

Obras no condomínio! Só de ouvir essas palavras pode ser assustador para alguns, mas com planejamento, cuidado e responsabilidade, as obras no condomínio serão vantajosas para todos. É preciso ficar atento ao que realmente precisa ser feito, cotar com empresas especializadas e responsáveis (considerando mão de obra e materiais), estimar o tempo total, levando em conta os imprevistos e autorizar o serviço. Sempre fiscalizando e tomando nota de todos os passos, para certificação e atualização dos demais condôminos.

Parece mais complicado do que é, na realidade. Ainda assim, é preciso prestar atenção aos detalhes, como pagamento, contratação e o andamento da obra, para não ser enrolado e nem levar calotes e exigir prazos de garantia após a entrega. Contar com uma administradora de condomínios e uma assessoria jurídica pode ser uma boa alternativa, principalmente para os quesitos mais burocráticos, e para a identificação de fornecedores confiáveis. e principalmente, para a análise de contrato.

É importante antes de tudo esclarecer que obras e reformas em edificações, devem seguir a norma 16.280 da ABNT, a qual foi criada em 2014 que regulamenta todas as reformas de edificações, criando maior segurança. Esta norma vale tanto para obras nas áreas comuns como nas áreas privativas. 

 

Um bom planejamento

O planejamento é a parte inicial e principal de toda obra. Primeiro, identifique qual o problema, a urgência, e o tipo de obra que será realizada: se é necessária, útil ou voluptuária. Se preciso, consulte profissionais para um parecer mais técnico.

Entre os tipos de obras, o primeiro compreende as modificações de conservação, como reparos em rede elétrica ou hidráulica, impermeabilização por infiltração, pintura da fachada ou modernização dos elevadores. Obras úteis são as que facilitam e melhoram a convivência, como medidor individual de água, aumento da vaga de garagem, investimento em segurança, entre outros. Já as voluptuárias focam na estética e lazer do condomínio, como a compra de mobiliário novo ou de aparelhos para os salões e academia.

Com isso, é preciso levar as ideias de melhorias para votação em assembleia. De acordo com o Código Civil, em seu artigo 1.341, obras voluptuárias necessitam da aprovação de dois terços dos condôminos,  e as úteis precisam de voto da maioria dos condôminos. As necessárias podem ser realizadas independentemente de autorização, tanto pelo síndico quanto por condômino (no caso se ausência ou impedimento do síndico), sendo votadas apenas quando o orçamento tem valor excessivo, que ultrapassa o limite de gastos autorizado ao Síndico. Neste caso, a aprovação é da maioria presente.

Obras nas áreas comuns que visem facilitar ou aumentar a utilização de construções já existentes no Condomínio e desde que não prejudiquem a sua utilização ou as partes privativas dos condôminos, dependem de aprovação de 2/3 dos condôminos, conforme art. 1342 do Código Civil.

O artigo 1343 do Código Civil ainda especifica outros tipos de obras, como, por exemplo, a construção de um novo pavimento, que depende de aprovação unânime dos condôminos. Além do que prevê a lei, o síndico deve considerar sempre o que estabelece a convenção do condomínio. Saiba um pouco mais sobre obras em condomínio neste artigo.       

Contratação

Para a definição da empresa que prestará o serviço ao condomínio, tenha em mãos pelo menos três orçamentos para apresentar ao conselho e aos demais condôminos. Trabalhar com empresas reconhecidas ou por indicação é uma boa alternativa. Analise o contrato social da empresa, solicite certidões negativas e peça alguns exemplos de obras semelhantes executadas em outros condomínios. Verifique também a situação dos funcionários, se possuem seguro contra acidentes e se utilizam os equipamentos de proteção individual (EPIs) exigidos.

Certifique-se de que existe um profissional por trás da obra, que assine a Anotação de Responsabilidade Técnica (ART), um documento com todas as atividades técnicas solicitadas. É preciso pensar não só nas consequências do problema, mas também na sua causa. Para isso, um laudo técnico é imprescindível.

Alguns itens importantes para o contrato: cronograma de execução da obra, detalhamento do que será realizado, materiais utilizados, custos totais e período de garantia. Preveja também casos como desaparecimento da empresa ou estouro do orçamento, para que, se necessário, uma ação judicial possa assegurar o condomínio.

Formas de pagamentos

A maior parte das empresas pede uma entrada antes do início da obra. Cuidado para não dar um valor muito elevado logo de partida. Esse montante pode ser arrecadado no condomínio como um rateio extra ou, dependendo do valor, recorrer ao fundo de obras ou de reserva. A forma de rateio entre os Condôminos normalmente está estabelecida na Convenção do Condomínio.

Caso a obra não seja emergencial, tentar arrecadar o valor – ou boa parte dele – antes do início do serviço pode aliviar um pouco a conta.

Importante salientar que, de acordo com a Lei do Inquilinato, obras de melhorias no condomínio são despesas extraordinárias, portanto devem ser de responsabilidade do proprietário do imóvel. 

Mãos à obra

Antes de se iniciarem as obras, envie um aviso para todos os condôminos, lembrando a todos sobre o acontecimento, os horários nos quais haverá colaboradores trabalhando e os locais onde eles estarão. Estabeleça os períodos de trabalho de acordo com os permitidos na convenção do condomínio. As informações ajudam a evitar acidentes.

Uma opção preventiva é contratar um consultor técnico para avaliar se os materiais estão conforme o combinado, bem como acompanhar o andamento da obra e fiscalizar irregularidades. É neste momento que ele mais atua, principalmente se todos no condomínio – leia-se em especial síndico e conselho – forem leigos no que diz respeito a reformas. O profissional pode ser valioso para evitar dores de cabeça e prevenir problemas de diversas origens.

O acompanhamento da obra é essencial em todos os processos, principalmente para se certificar de que tudo acordado está sendo realizado. Não esqueça de que chuvas e outras situações inesperadas podem atrasar o andamento das melhorias. Por isso, de olho na obra e no contrato!

Na entrega, veja se há a necessidade de contratar uma empresa de limpeza — caso isso não esteja previsto em contrato. E não descuide do pós-obra: a empresa é responsável pela vistoria para garantir que está tudo certo e que problemas posteriores não surgirão.

Obra grande, mas na unidade

Obras em unidades, como já informado, também devem respeitar a ABNT 16.280 e requerem documentações específicas. Antes da obra deve ser apresentado ao síndico o Plano de Reforma com uma ART (Anotação de Responsabilidade Técnica) ou RRT (Registro de Responsabilidade Técnica) assinada por engenheiro ou arquiteto que deverá acompanhar obra desde o início.

Realizar obras nas unidades sem consultar o síndico ou um profissional pode ser muito prejudicial para a estrutura do condomínio e arriscado para todos. 

Veja mais sobre as obras em unidades aqui.

Como ser síndico de condomínio 

É preciso muito mais do que boa vontade para assumir um papel com tamanha responsabilidade

Ser síndico de um condomínio é uma tarefa que exige muita responsabilidade, pois é ele quem representa legalmente o condomínio, além de lidar com inúmeras questões importantes para o bom funcionamento do local. O síndico conta com uma equipe que lhe dá suporte, como o sub-síndico e o conselho, além da administradora de condomínios, que pode auxiliar nas tomadas de decisões.

Não é preciso ter formação específica para se tornar o síndico de um condomínio – mesmo que existam cursos para a formação profissional -, mas alguns quesitos são de bom tom, como organização, noções de gestão, de leis, de recursos humanos e financeira, entre outros pontos que facilitam o trabalho, como a habilidade em delegar tarefas. Ter bons antecedentes também é considerável, já que o síndico tem acesso às finanças do condomínio.

No quesito emocional, o síndico precisa ter empatia, bom relacionamento com as pessoas, paciência, criatividade e inteligência emocional para poder lidar com todos os problemas e imprevistos que possam surgir. Deve ser uma pessoa forte, preocupada com o bem-estar dos condôminos e com autoridade (mas não autoritária), já que será o responsável pelo condomínio.

Apesar de o artigo 1.347, da Lei n.10.406/02  (Código Civil) estabelecer que o síndico não precisa ser um condômino, é essencial que, caso ele seja externo, tenha conhecimento das necessidades do local e dos condôminos, bem como da Convenção do Condomínio e do Regimento Interno, os documentos que regem o espaço. 

Funções e principais tarefas do síndico

De acordo com o artigo 1.348 do Código Civil, compete ao síndico:

I – convocar a assembleia dos condôminos;

II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;

III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;

IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;

V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;

VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;

VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;

VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;

IX – realizar o seguro da edificação.

Como se candidatar para ser síndico

As regras para a candidatura ao cargo de síndico devem estar previstas na Convenção do Condomínio — e o mais importante: serem respeitadas. 

As campanhas são feitas com a apresentação de propostas, objetivos e motivos que justifiquem e incentivem as pessoas a votarem em determinado candidato. Benfeitorias e mudanças, quando necessárias, são de bom grado. A votação é realizada no dia da assembleia, convocada especialmente para este fim, com a prestação de contas do atual síndico e orçamentos previstos para o novo gestor. 

Somente terão direito ao voto os condôminos com as taxas condominiais em dia, sem inadimplência, e proprietários ausentes ou inquilinos, somente com procuração. A decisão se dá pela maioria votante presente, e a nova gestão assume normalmente por dois anos (dependendo do que constar na Convenção Condominial)– o prazo pode ser maior em caso de reeleição. Para saber mais sobre a eleição de síndico, veja aqui.

Remuneração de síndico

Esse é um dos motivos que atrai as pessoas para o cargo de síndico, mas nem sempre a remuneração é reconhecida. Como na maior parte das situações do dia a dia do condomínio, a decisão se há remuneração ou não vai depender do que determina a Convenção do Condomínio. Existem três maneiras de lidar com a remuneração do síndico: de forma direta, indireta ou mista. 

A direta é quando o síndico têm um pró-labore. Não existe um valor exato atribuído ao salário do síndico por lei — em geral, varia entre dois e três salários mínimos. Existe também a possibilidade de se contratar um síndico profissional.

Neste caso, a remuneração costuma ser ainda ainda maior e fatores como tamanho do condomínio, número de áreas comuns e de visitas realizadas por ele no Condomínio interferem no custo final da contratação.

A remuneração indireta é quando o síndico não arca com os custos da taxa mensal, mas não recebe remuneração extra. Sendo assim, ele fica isento da taxa de condomínio, mas isso não inclui valores extras ou do fundo de reserva, por exemplo. Nos casos de condomínios com taxas muito altas, é possível isentar parte da taxa. Todos os valores devem estar descritos na prestação de contas mensal.

A forma mista é quando além da isenção do condomínio, ele recebe uma remuneração. Normalmente, esta modalidade é adotada por condomínios com taxa condominial baixa. Como não existe uma legislação referente ao assunto, prevalece o que a Convenção do Condomínio estabelecer e é importante que esteja tudo bem especificado para não haver problemas.

É preciso também ficar atento às tributações referentes à remuneração de um síndico, como o recolhimento de contribuição previdenciária, entre outros. Neste caso, uma administradora de condomínios pode auxiliar a manter as questões financeiras e contratuais em dia, sem riscos de ser onerado pelo fisco.

Ser síndico não é uma tarefa fácil, mas não precisa ser um bicho de sete cabeças. Conte com uma administradora referência no mercado, a primeira do Paraná com a Certificação ISO 9001, para tirar dúvidas ou buscar ajuda.  

Comunicação entre colaboradores de um condomínio: como otimizar este processo

Condomínios com muitos colaboradores podem necessitar de ajuda externa ou tecnológica para manter a comunicação em dia

Inúmeras informações circulam pelos condomínios diariamente, sejam referente às regras da rotina dos colaboradores, circulares para condôminos ou um simples recado deixado por um visitante. E, por conta desse excesso de notícias e acontecimentos, os desencontros e mal-entendidos se tornam recorrentes.

Para evitar esse tipo de conflito entre condôminos ou mal-estar entre colaboradores, condôminos e visitantes, uma comunicação alinhada e eficiente se faz necessária tanto entre colaboradores quanto para os condôminos.

Mas como deixar isso em ordem de forma que não interfira no dia a dia das pessoas que frequentam o condomínio, não tenha um custo alto e nem prejudique ninguém? Recursos como softwares de gestão condominial, regras para as atividades mais comuns e até mesmo o auxílio de uma administradora de condomínios pode ser fundamental para a harmonia no recinto.

Veja aqui outras dicas para a boa convivência no condomínio.

 

O que alinhar?

Questões como “onde registrar uma queixa”, “com quem reclamar” ou “será que alguém viu a minha anotação” são muito frequentes nos condomínios. Por isso, é importante que isso esteja pré-estabelecido no Regimento Interno para que seja regra entre todos, principalmente no que diz respeito ao canal a ser utilizado. Tão importante quanto saber onde registrar é saber se todos estarão cientes do comunicado.

Veja alguns canais possíveis de ser utilizados, quando determinados previamente. Para que a comunicação seja efetiva, é interessante que os colaboradores ou o responsável de cada área esteja presente e ativo neste processo, para transmitir o recado aos demais.

Livro de ocorrências

Normalmente fica na portaria ou com o síndico. Usado para registro de reclamações ou solicitações, o livro deve ser lido diariamente pelo síndico ou responsável e respondido, no caso de questionamentos, o mais breve possível. Nas questões mais complexas, o condômino deve ser notificado de que sua dúvida está sendo avaliada. É a forma de comunicação mais usada nos condomínios, pois tem fácil acesso por todos e registro permanente, mesmo que esteja fora dos meios digitais.

Grupo de whatsapp

Pode ser útil para recados rápidos e sem urgência, já que dificilmente, em um grupo com várias pessoas, o bate-papo ficará somente nos assuntos que realmente importam. É inevitável que aquele “bom dia” seja enviado por um condômino, deixando o assunto relevante para trás.

Software de gestão

Um programa de gestão ou aplicativo pode incrementar a comunicação, especialmente entre os colaboradores, e tornar mais simples a vida dos condôminos.

Apesar de necessitar de investimentos e um pouco de conhecimento em informática, o que pode ser um empecilho para muitas pessoas, os softwares ajudam no processo de reserva de salão ou churrasqueira, no anúncio de assembleias e outros comunicados. No caso da implantação do sistema, é imprescindível verificar se todos os condôminos têm acesso e sabem utilizar a ferramenta.

Mural de recados

Para informações rápidas ou para deixar registradas notas pertinentes ao condomínio, como regras e prestações de contas. Colocá-lo em local de trânsito pode facilitar a leitura de todos.

Neste artigo, apresentamos outros canais possíveis de serem utilizados na comunicação entre condôminos.

Com quem falar?

Outro ponto importante na comunicação em um condomínio é saber para quem falar ou com quem está falando. Para isso, é imprescindível um cadastro atualizado com todos os condôminos, que deve ser revisado periodicamente.

Uma listagem de colaboradores também é interessante, afinal, é bom que todos saibam quem trabalha no condomínio ou quem procurar para determinado assunto. Locais com entra e sai frequente possibilitam a entrada de estranhos e pessoas mal-intencionadas, o que pode gerar problemas de segurança. Quanto mais todos se conhecerem, melhor.

E no caso de recados de visitantes ou de condôminos, para quem falar? Por exemplo, um condômino vai receber uma visita, mas não estará em sua unidade no momento da chegada, por isso deixou autorizado a entrada na portaria. Neste caso, avisar somente a um colaborador pode ser ineficiente, pois com a troca de funcionários nem todos estarão cientes. Muitos condomínios disponibilizam o cadastro eletrônico de visitantes, mas um simples registro no caderno de ocorrências pode ajudar.

Esse é um dos exemplos que mostra a importância de uma comunicação integrada entre condôminos, síndico, colaboradores e administradora. Deixar estabelecido com quem falar, como falar e por onde falar é benéfico para a convivência, para a praticidade e para evitar possíveis confusões ou constrangimentos.

Como está a comunicação entre os colaboradores do seu condomínio?

 

Coronavírus nos condomínios: 20 medidas a serem aplicadas imediatamente

A quarentena com fechamento de shoppings, comércio de rua e hotéis se espalhou pelo Brasil, e os condomínios devem tomar algumas atitudes para preservar a saúde dos condôminos e colaboradores

Uma pandemia tomou conta do globo e o Covid-19 se instalou também no Brasil. Seguindo as orientações da Organização Mundial da Saúde (OMS), diversas cidades do país tomaram medidas extraordinárias, como fechamento de shoppings, comércios de ruas, templos religiosos, hotéis e até mesmo a proibição de circulação nas faixas de areia nos municípios com praia. Se a situação chegou a esse ponto, é imprescindível que o condomínio também adote medidas de segurança.

O síndico tem o dever de zelar pelo interesse comum (art. 1348, inciso II do Código Civil), tomando as medidas necessárias para proteger os demais condôminos e colaboradores. Por outro lado, é importante garantir a manutenção do direito constitucional de privacidade, conforme estabelece o artigo 5º, inciso X, da Constituição Federal. Em caso de quadro comprovado da Covid-19, o síndico deve avisar os demais condôminos, sobre a existência de contágio no Condomínio, mas respeitando e preservando a privacidade do infectado.

Outro ponto a se destacar é que toda decisão tomada seja comunicada de forma transparente para todos os condôminos. Use e abuse dos recados em murais em locais de grande circulação, como garagem, elevadores e hall de entrada para pedestres, e não esqueça de usar os meios digitais, como whatsapp, e-mail e aplicativos para que todos tenham ciência das providências tomadas.

Veja algumas medidas recomendadas, levando em consideração, principalmente para os Condomínios da cidade de Curitiba, o disposto na Resolução Municipal PMC nº1, de 16 de abril de 2020, que estabeleceu uma série de medidas obrigatórias para o enfrentamento da emergência de saúde pública em Curitiba.

1) Uso obrigatório de máscara

Em algumas cidades, o uso de máscara se tornou obrigatório nas ruas, caso de Curitiba, com a Resolução publicada em abril: “Art. 2º. Fica obrigatório o uso de máscara pela população, em geral, nos espaços abertos ao público e de uso coletivo, inclusive os comerciais”. Com essa orientação, o condômino deve circular pelas áreas comuns com a máscara. Já está comprovado que o uso de máscaras – inclusive as de tecido – reduz a possibilidade de contágio.

2) Notifique a Secretaria de Saúde em casos confirmados

Foi informado de um caso confirmado no condomínio? Alerte a Secretaria de Saúde do seu município. É importante, contudo, resguardar a  privacidade do infectado, evitando repassar essa informação aos demais condôminos e gerar um alarde desnecessário. É dever do síndico recomendar que a pessoa infectada permaneça isolada em sua unidade por 14 dias – sem qualquer circulação nas áreas comuns. Assim como é dever de todo Condômino não prejudicar o sossego, a salubridade e segurança dos demais condôminos (art. 1336, inciso IV do Código Civil)

3) Restrição de acesso às áreas comuns

O período de quarentena defendido pelos especialistas em saúde pública visa reduzir a evolução dos casos da doença. Na Resolução acima citada da prefeitura de Curitiba, o art 3º recomenda “evitar aglomerações e observar o distanciamento entre pessoas de no mínimo 1,5 metros”. O objetivo é que os condôminos permaneçam em suas residências e evitem o contato com outros. Nesse contexto, academia, piscina, playground, áreas gourmets, salão de festas e salão de jogos, entre outras áreas comuns, devem ter seu acesso restrito. Por se tratarem de locais de grande circulação, há um risco maior de exposição ao vírus, com a possibilidade de contribuir para a sua disseminação, inclusive no próprio condomínio. 

O art. 3º, inciso II, alínea f, da Resolução inclusive estabelece que está proibida e utilização de salão de festas, parquinhos, etc.

Assim como é dever do síndico zelar pelo interesse comum e é dever de cada condômino utilizar as partes do Condomínio de forma a não prejudicar o sossego, salubridade e segurança de todos, o fechamento das áreas comuns se impõe como questão de saúde pública e proteção ao direito à vida, conforme estabelece a Constituição Federal. Prevalece nesse caso o direito da coletividade sobre o direito individual 

4) Ainda mais cuidado com o elevador

Conforme Resolução da Prefeitura Municipal de Curitiba, o elevador deve ter uso individual. Só é possível compartilhá-lo entre pessoas da mesma família (art. 5º). Lembre-se de colocar avisos no elevador e próximo a ele e de comunicar os condôminos desta nova regra. Se possível, instale álcool em gel (70%) no interior dos elevadores.

5) Cancelamento de eventos

E se já tiver uma reserva da churrasqueira ou salão de festas? É obrigação do síndico fazer o cancelamento e impedir a realização do evento. O síndico é o responsável legal pelo condomínio e tem o dever de zelar pela segurança dos demais condôminos. Via de regra, os Regimentos Internos dão autonomia ao síndico para que vede as áreas comuns em situações extraordinárias. Por outro lado, não há como proibir festas e eventos nas áreas privativas – no entanto, vale sempre o diálogo para esclarecer sobre a situação e solicitar a colaboração de todos no sentido de suspender eventos nas áreas privativas. Ressalta-se sempre a importância de evitar contatos desnecessários entre pessoas e o distanciamento mínimo de 1,5 metros. E nada de festas ou reuniões durante este período.

6) Mais atenção à higiene

Há diversas dúvidas a respeito da Covid-19, porém, uma das informações mais evidentes é de que o vírus é avesso ao sabão e que o álcool em gel, assim como alvejante e hipoclorito de sódio, contribuem diretamente para a limpeza de áreas contaminadas, especialmente as mãos. Portanto, oriente condôminos e colaboradores a higienizarem sempre as mãos assim que chegarem no Condomínio e principalmente antes de utilizar elevadores, corrimão e maçanetas. Instale, se possível, dispensers com álcool em gel (70%) em áreas de circulação dos condôminos, caso de garagem e elevadores, e deixe sabão ou mesmo detergente em locais de fácil acesso também aos colaboradores.

Outro ponto importante é reforçar com os colaboradores a limpeza nas áreas de maior circulação de condôminos no período de quarentena – se o elevador era limpo uma vez por dia, pode-se dobrar o período. Também se recomenda manter o condomínio e as janelas abertas para ampliar a ventilação. Se todos adotarem esse hábito ao entrarem no condomínio, reduz-se a possibilidade de contágios no Condomínio.

7) Evite gastos extraordinários

Os tempos são difíceis e incertos, evite gastos extraordinários, a fim de garantir a saúde econômica do condomínio. Importante também postergar obras e manutenções que não sejam emergenciais, evitando assim, não só os gastos, como também a circulação de pessoas no condomínio.

8) Biometria

Muitos condomínios usam soluções de biometria para o controle de acesso ao condomínio. Neste caso, se não for possível trocar o sistema (para a tag, por exemplo), recomenda-se instalar dispensers com álcool em gel (70%) ao lado para permitir ao condômino ou colaborador a higienização da mão. Também é importante reforçar a limpeza desses equipamentos. Qual a melhor forma de fazer a limpeza? Procure orientações em seus manuais ou nas empresas que fazem a manutenção para evitar qualquer tipo de problema.

9) Equipamentos de Proteção Individual (EPIs)

Os colaboradores – sejam eles contratados pelo condomínio ou terceirizados – devem ter os EPIs necessários neste momento de pandemia: máscara, luvas, botas e óculos. Eles devem ser usados sempre, e principalmente, no momento da higienização das áreas comuns e da retirada do lixo.

10) Dispense a mão de obra desnecessária neste período e do grupo de risco

Se o acesso à academia, à piscina e a outras áreas comuns foi vedado, não existe a necessidade de fazer com que os colaboradores se desloquem para o condomínio. Contribua com o período de quarentena, evitando que essas pessoas se exponham ao transporte público ou a grandes deslocamentos e possam levar o vírus para o condomínio. É importante que o síndico faça uma avaliação dos serviços essenciais e os mantenha ativos – o que for supérfluo, pode ser dispensado neste momento. Se o Condomínio tem colaboradores acima de 60 anos e/ou portadores de comorbidades, o melhor é dispensá-los, já que fazem parte do grupo de risco.

Além disso, se houver a possibilidade, o síndico deve evitar demandar serviços a prestadores externos. Claro que, neste caso, o síndico deve ter responsabilidade e manter manutenções emergenciais (como dos elevadores, portões, vazamentos de água ou gás, por exemplo), em dia. No entanto, se existir a chance de adiá-lo, é de bom tom que seja feito – a mesma recomendação vale para as unidades individuais. No caso dos condôminos, vale a indicação para que suspendam temporariamente a presença dos empregados domésticos ou prestadores de serviços externos, diminuindo a chance de contágio dentro do condomínio.

11) Adie as reuniões ou mude o seu formato

Há uma reunião de condomínio marcada para os próximos dias? Se os temas tratados serão apenas os assuntos comuns, procure cancelá-la ou adiá-la até segunda ordem, seguindo as orientações da OMS. Se envolver assuntos emergenciais, busque encontrar soluções: é possível fazer via conferência virtual? Algumas Convenções de Condomínio já consideram a possibilidade..

Se não houver possibilidade de assembleia virtual prevista na Convenção do seu Condomínio e o assunto for de urgência, procure primeiramente debater o assunto através dos meios eletrônicos, tais como WhatsApp ou aplicativos e organize uma Assembleia de preferência de pauta única, para agilizar a votação. Organize a assembleia em um espaço amplo, aberto e bem ventilado do seu Condomínio, exigindo o uso de máscaras por todos e o respeito ao distanciamento mínimo de 1,5metros entre as pessoas. Solicite que todos utilizem suas próprias canetas para assinar a lista de presença.. Para os assuntos relativos a prazos vencidos (sorteio de vaga de garagem ou aprovação de contas, por exemplo), a recomendação é pelo adiamento e manutenção da situação até nova orientação.

12) Possível eleição de síndico durante a pandemia?

Se estava agendada a reunião para eleição do síndico para este período, a sugestão é de que o mandato seja prorrogado até que haja possibilidade de agendamento de nova reunião. Caso não haja interesse em permanecer no cargo, o subsíndico pode exercer a função até que a eleição seja marcada novamente.

13) Delivery

Como há um esforço para reduzir a circulação de pessoas pelo condômino, recomenda-se que os moradores recebam os entregadores no portão ou hall de entrada ou que os produtos sejam deixados na portaria, de modo que pessoas externas não circulem pelas áreas comuns.  

14) Prestadores de serviço: foco no digital

No caso de personal trainers, professores de música ou de reforço, é importante que, assim como mencionado no item anterior, haja esforço para diminuir a circulação de pessoas externas. O ideal é que esse serviço seja prestado de maneira virtual, se possível.

15) Mudanças

As mudanças devem ser evitadas. Mas, caso não exista outra possibilidade, devem ser comunicadas ao síndico de forma prévia para que haja a preparação necessária das áreas comuns, assim como a orientação aos colaboradores.

16) Cuidado adicional com a segurança

Durante a pandemia, muitas pessoas tentam se aproveitar dessa situação para praticar delitos. As Secretarias de Saúde não têm ação de visita e hospitais não realizam testes da Covid-19 a domicílio. Ou seja, redobre a atenção com esse tipo de abordagem em seu condomínio.

17) Incentive a solidariedade

Se no condomínio há pessoas com casos positivos e/ou do grupo de risco, como os idosos ou pessoas com doenças que afetam a imunidade, vale incentivar a solidariedade entre os demais condôminos. 

Coloque avisos nos elevadores e áreas de passagem, disponibilizando-se a fazer compras quando for ao mercado ou ajudar de outra maneira. A responsabilidade individual de cada um passa por gerar um sentimento de comunidade e contribuir para que o vírus não se espalhe ainda mais.

18) Cuide dos animais de estimação

É importante evitar que os animais domésticos tenham contato com outros animais ou pessoas no momento do passeio. Apesar deles não contraírem a doença, pesquisas indicam que o vírus pode se manter presente nos pelos e acabar se transferindo de um animal para o outro ou para humanos. Neste período, os cuidados que podem parecer exagerados podem salvar vidas. Assim como no exemplo acima da solidariedade, voluntarie-se a passear com os animais de pessoas do grupo de risco.

19) Use o bom senso com locações por temporada

Se o seu condomínio recebe condôminos de locação por temporada, não há um entendimento pacífico nos tribunais a respeito da proibição desse tipo de prática. Aplique o bom senso e o diálogo para conversar com os condôminos que realizam esse tipo de locação para tentar evitá-la neste período. O Airbnb, por exemplo, permitiu o cancelamento de viagens marcadas entre 14 de março e 14 de abril e continua sendo flexível em relação aos agendamentos para o período – facilitando tanto para os hóspedes quanto para os anfitriões.

20) Seja responsável com a informação que circula em grupos de Whatsapp

Há diversas informações falsas circulando em grupos de Whatsapp a respeito de formas de contágio do vírus, a situação caótica de hospitais ou cidades, formas de fazer álcool em gel em casa, entre outras. Procure estar informado a respeito da situação, corrigindo eventuais informações falsas que sejam disseminadas neste grupo, usando sempre fontes oficiais, como o Ministério da Saúde ou veículos com credibilidade da imprensa.

Com responsabilidade, paciência e segurança, logo este momento crítico será superado. Conte com a Mineira para tirar suas dúvidas!

Boas práticas para evitar a corrupção em condomínios

Ninguém está ileso às irregularidades, mas, quando existem procedimentos bem definidos, torna-se mais difícil que o condomínio seja prejudicado

Um condomínio não está ileso a situações de corrupção. No entanto, quanto mais profissional e organizado for, menores são as chances de algum problema que venha a gerar prejuízos para o condomínio e, consequentemente, para os condôminos. A adoção de boas práticas no dia a dia garante que essas situações não se tornem realidade e, mais importante, que os cuidados sejam, de fato, colocados em prática no dia a dia.

Nos últimos anos, o compliance se tornou uma prática defendida e encampada pela maior parte das empresas do Brasil. Trata-se de uma consequência das irregularidades detectadas ao longo das investigações de corrupção do país, especialmente a Lava Jato.

O termo compliance se disseminou rapidamente: oriundo do inglês “to comply”, significa agir em conformidade com a lei. Ele vale não só para as empresas, como pode ser adotado também nos condomínios. Confira, abaixo, uma lista de boas práticas capazes de garantir tranquilidade para todos.

  1. A escolha do síndico, subsíndico e conselho

O síndico é o representante legal do condomínio. Por mais que ele seja assessorado por uma administradora de condomínios, é importante que ele tenha um mínimo de experiência e de tempo para que possa gerenciar as atribuições exigidas no dia a dia, assim como as demandas levantadas pelos demais condôminos.

A mesma regra vale para o subsíndico e para os condôminos que vão integrar o conselho fiscal: são eles os responsáveis para, em um primeiro momento, fazer a validação da prestação de contas periódica do condomínio. Esse trabalho, por óbvio, precisa estar alinhado entre todos os envolvidos, mas é preciso que haja independência e conhecimento para que, sobretudo, o conselho desenvolva o seu papel de fiscalização.

  1. A contratação de uma administradora de condomínios referência

Nem sempre a corrupção parte do síndico ou dos condôminos. Por isso, é preciso pesquisar para contratar uma administradora de condomínios. Em boa parte dos casos, essas empresas têm total acesso às verbas – não é incomum ler no noticiário que moradores foram lesados quando uma empresa sacou os recursos e deixou de pagar as despesas ordinárias de um condomínio. Por isso, no momento de optar pela contratação de uma administradora, busque as referências e, se possível, certificações de que ela desenvolve um bom papel. A Mineira, por exemplo, é a primeira administradora de condomínios do Paraná com certificação ISO 9001, e está no mercado há mais de 40 anos.

  1. Faça diversas cotações

Uma das práticas adotadas por empresas e até mesmo por órgãos públicos é de fazer, ao menos, três cotações na hora de contratar um serviço ou comprar um produto. Com isso, aumenta-se a chance de obter um preço alinhado ao do mercado e até mesmo de ter bons argumentos para uma negociação, como na contratação de fornecedores ou na compra de itens.

  1. Estabeleça critérios técnicos

Não exclua automaticamente sugestões e indicações de condôminos, mas é importante que as contratações de fornecedores não sigam exclusivamente o critério preço. Estabeleça exigências técnicas na hora de fechar uma contratação – não esqueça de pesquisar referências e o histórico da empresa. Também é importante fazer orçamentos completos, incluindo todas as etapas necessárias para determinado procedimento.

  1. Siga o calendário de prestações de contas – e utilize a tecnologia

A Convenção do condomínio vai estabelecer os períodos de prestações de contas. É importante que esse calendário seja seguido à risca. A tecnologia permite que o conselho e até mesmo os próprios condôminos possam acompanhar os gastos de determinado período, desde que seja adotado o procedimento de registrar as notas fiscais.

  1. Faça as manutenções nos períodos certos

O atraso das manutenções preventivas é uma das situações que pode levar o condomínio a tomar decisões precipitadas e que podem gerar algum tipo de problema. Nesse contexto, é importante que o síndico e a administradora de condomínios estabeleçam um calendário de manutenções necessárias – troca de extintores, avaliação de elevadores e dos sistemas de gás, hidráulico e elétrico, entre outros. A pressa pode levar a maus contratos, que onerem o condomínio e, eventualmente, a situações de fraude.

  1. Atenção à guarda de valores

Muitos condomínios contam com serviço de lavanderia coletiva, locação de churrasqueiras e salão de festas, entre outras possibilidades, que exigem o pagamento em valores ou um adendo à taxa de condomínio. Esse tipo de situação exige atenção e a criação de procedimentos claros, especialmente sobre a guarda dos valores.

  1. Gestão de impostos e taxas condominiais

Adote a boa prática de guardar recibos e comprovantes de pagamento – especialmente de forma digital – de impostos, encargos sociais, salários. Também emita recibos de quitação dos boletos de condomínio para os condôminos, quando o pagamento não for pelo sistema bancário. Esse histórico evita problemas com o fisco, auxilia em possíveis reclamações trabalhistas e também impede fraudes na quitação das taxas condominiais.

  1. Dissemine a transparência

Quanto maior o volume de informações disseminadas aos condôminos, menor será a chance de irregularidades. É papel do síndico dar o exemplo, esclarecendo eventuais dúvidas, enviando prestações de contas periódicas e cuidando com a comunicação, não se negando a repassar dados ou fazer reuniões e assembleias sobre temas importantes.

  1. Auditoria pode ser necessária

No caso de suspeitas, a contratação de uma auditoria pode ser feita para detectar eventuais irregularidades. Essas empresas fazem uma varredura de contas e, dependendo do contrato, observar a situação com o fisco. O investimento nesse tipo de serviço dá tranquilidade e, em muitos casos, é muito positivo para o condomínio.

Práticas evitadas

A transparência e o zelo pelas contas do condomínio garantem que uma série de práticas já percebidas sejam disseminadas. Veja alguns exemplos de irregularidades comuns de serem detectadas:

– Pagamento de comissões: trata-se de uma prática comum, que consiste em os fornecedores pagarem um valor a quem os indicou. O problema é: geralmente esta taxa é adicionada ao orçamento, fazendo com que o condomínio arque com um valor mais pesado do que deveria. Por isso, a transparência, a existência de mais de um orçamento, e a possibilidade de acompanhar as prestações de contas impedem a ocorrência deste tipo de situação.

– Mistura de compras pessoais e condominiais: não é errado o síndico aproveitar uma ida ao mercado, por exemplo, para renovar o estoque de produtos de limpeza do condomínio. No entanto, é de bom tom que as notas fiscais pessoais e do condomínio sejam separadas, facilitando o controle por parte do conselho e dos demais condôminos.

– Superfaturamento: elaborar diversos orçamentos evita que as obras sejam superfaturadas, visto que o condomínio é capaz de perceber qual é a média de valores cobrada pelo mercado por determinado serviço ou produto. Nesse contexto, desde que sejam respeitados os aspectos técnicos, o condomínio não deve limitar a participação de fornecedores em suas cotações.

Quer tirar alguma dúvida sobre como lidar com casos dúbios? Entre em contato com a Mineira e tenha tranquilidade na relação com a administradora de condomínios.

 

Responsabilidades da administradora de condomínios: você sabe quais são?

Entre as Responsabilidades de uma administradora de condomínio estão o Controle financeiro, administrativo, documentação, recursos humanos, entre outros. Conheça mais sobre o tema nesse artigo

Ao contratar uma administradora de condomínios é normal surgirem inúmeras dúvidas em respeito às suas responsabilidades, às funções e às atribuições, seja em empreendimentos de pequeno ou de grande porte.

O que ninguém questiona é o fato de que contar com uma administradora gerenciando o condomínio pode ser uma facilidade imensurável, principalmente para auxiliar o síndico em relação às tarefas cotidianas.

Essa é uma das principais responsabilidades da administradora de condomínios: dar suporte ao síndico em suas atribuições do dia a dia, em questões administrativas, financeiras ou outros assuntos burocráticos pertinentes ao condomínio e que, em muitos casos, ele não detém o conhecimento suficiente.

É importante salientar que uma administradora não substitui o síndico e, dentro do condomínio, cada um tem a sua função distinta e pré-estabelecida. Mas como diferenciar as responsabilidades de cada um e esclarecer a importância de contar com essas duas partes?

Responsabilidades da administradora de condomínios

Como a relação entre síndico e administradora deve ser muito próxima, é comum que as pessoas confundam quem responde por cada ação, afinal, um dá suporte ao outro na vida condominial. Vamos listar algumas das responsabilidades que cabem às administradoras, lembrando que cada condomínio define, de forma contratual, quais os serviços prestados pela empresa contratada, podendo ser modificado de condomínio para condomínio.

O importante é saber que a Administradora atua, sempre e somente mediante autorização do Condomínio, ou seja, quem toma as decisões é o Condomínio, representado pelo síndico, e este delega para a Administradora. Portanto, a Administradora tem a responsabilidade de cumprir as obrigações estabelecidas em contrato e as determinações das Assembleias e síndico. Não cabe à Administradora a tomada de nenhuma decisão sem a anuência do Condomínio.

 – Cuidar da gestão financeira e administrativa

Lidar com montantes altos mensalmente e gerenciar toda a parte financeira do condomínio é uma das grandes atribuições e também um dos bons motivos que levam os condomínios a contratarem empresas especializadas. Neste ponto, é de responsabilidade da administradora de condomínios gerir as contas a pagar, cuidar do fundo de reserva, de obras e de pessoal, assessorar nas prestações de contas e em relação à inadimplência.

Elaborar orçamentos, emitir boletos, cuidar de contratos e questões tributárias, que inclui retenção e recolhimento de impostos, gerir contas e auxiliar no planejamento anual de despesas também podem ser atribuições de uma administradora. Em muitos casos, os condomínios possuem valores suficientes para seu sustento, mas esbarram na falta de conhecimento e na capacitação do responsável, qualidades presentes em uma administradora.

– Gestão de Recursos Humanos (RH)

Contratar empregados não é uma tarefa básica, ainda mais quando se trata de um condomínio. Equipes de limpeza, portaria, zelador e segurança devem estar na mira do responsável pela contratação e, para isso, é preciso realizar muita pesquisa, solicitar orçamentos, além de ficar atento quanto à reputação e à qualificação dos contratados. Todo esse processo demanda tempo, esforço e logística, ficando a cargo das administradoras tirar a sobrecarga do síndico.

São de responsabilidade da administradora de condomínios as questões burocráticas da contratação: elaborar contratos de trabalho e folhas de pagamento, bem como gerenciar os pagamentos e tributos, sem deixar de lado férias, décimo terceiro, horas extras e outros pormenores. Caso seja de comum acordo, a administradora pode ficar encarregada de realizar a seleção, contratação, treinamento e demissão dos funcionários.

– Conhecimento da Lei de Condomínio

Assunto complexo para leigos, mas de extrema importância nos condomínios, o conhecimento das normas relacionadas aos Condomínios devem estar no topo das responsabilidades, seja do síndico ou da administradora.

Nenhuma Administradora substitui a contratação de um Advogado especializado em Condomínios, principalmente para casos complexos, mas uma administradora pode auxiliar o dia a dia do Condomínio, tendo em vista que ela, obrigatoriamente tem conhecimento da Lei de Condomínio e experiência.

– Gestão de conflitos

Reclamações de barulho, de comportamento de empregados, de má utilização de espaços comuns, entre outras são comuns em Condomínios e nem sempre o síndico quer se envolver diretamente, até mesmo para preservar a relação de vizinhança.

A Administradora pode ser uma boa aliada nesses casos, já que ela poderá intermediar essas questões, enviando notificações, multas e advertências, tirando a eventual pessoalidade que poderia existir caso o síndico tivesse que lidar sozinho com estes problemas.

– Gestão de áreas comuns

Lavanderia coletiva, salão de festas, de jogos, churrasqueiras, espaço gourmet, sala de pizza e churrasqueira… Cada vez mais, os condomínios contam com espaços coletivos que necessitam de gerenciamento para uma boa convivência coletiva. A administradora de condomínios pode auxiliar e oferecer softwares e outros mecanismos para a gestão de áreas comuns, tornando essa função mais simples para os colaboradores e evitando incômodos para o síndico.

Por que contratar uma administradora?

Possibilitar que o síndico tenha mais disponibilidade para atender outras demandas importantes é uma das principais vantagens de se contratar uma administradora de condomínios para gerenciar as questões mais burocráticas. Além disso, possibilita que o síndico conte com suporte para as mais diversas questões, como assessoria e consultoria imediata para sanar dúvidas ou auxiliar a resolver problemas.

Algumas pessoas podem ver o pagamento à empresa para cuidar do condomínio como um gasto extra desnecessário, mas as facilidades de ter todo o controle em mãos sem necessidade de muita preocupação são inquestionáveis e devem ser levados em conta.

Credibilidade

Para que a parceria entre administradora e condomínio seja transparente e eficiente, é preciso contratar uma boa empresa, que seja referência no mercado, tenha credibilidade, certificação (como a ISO 9001) e ofereça vantagens para seus clientes. Esteja ciente de que ela será responsável pelas finanças e documentos do condomínio.

Não raro são noticiadas matérias de problemas com administradoras desonestas que subtraem valores do Condomínio, não realizam pagamentos necessários e levam o condomínio à falência, trazendo um transtorno para o síndico e para todos os condôminos. Por isso, é muito importante que esta relação seja de transparência e de extrema confiança. Veja neste texto como escolher uma administradora de condomínios.  

Ficou com alguma dúvida sobre as responsabilidades da administradora de condomínios? Mande sua questão para a gente te ajudar!

 

Controle financeiro do condomínio: 11 dicas para mantê-lo em dia

O controle financeiro do condomínio, mesmo os de grande porte e de uso misto, pode ser simplificada com a adoção de boas práticas e de alguns cuidados no dia a dia

Não é segredo que os condomínios se tornaram pequenas cidades dentro dos municípios brasileiros. Um de seus maiores desafios está no controle financeiro do condomínio, especialmente porque a gestão desses espaços se tornou cada vez mais complexa, devido ao porte e a presença de inúmeras áreas comuns, o que exige a presença de diversos fornecedores ou colaboradores.

Nesse contexto, é importante adotar uma série de cuidados nos procedimentos diários, evitando que pequenos erros se tornem uma verdadeira bola de neve – cada vez maior e mais complexa de ser solucionada. Confira, abaixo, uma série de dicas para auxiliar na gestão.

  1. Faça um bom planejamento financeiro

Antes do início do ano ou semestre, “perca” alguns dias ou horas para planejar o aspecto financeiro do condomínio. A partir desse documento, é possível identificar qual é a situação financeira do condomínio, qual o objetivo a ser alcançado (em termos de fundo de reserva, de pagamento a fornecedores ou colaboradores, assim como também de obras de melhoria ou de manutenção no condomínio) e o que precisa ser feito para atingir esse resultado, se necessita aumento da taxa de condomínio, chamada de capital, criação de novos fundos, como por exemplo, fundo de obras, entre outras possibilidades.

Com a projeção do fluxo de caixa, é possível estimar o andamento dos recursos, quanto deve ser direcionado às despesas e o que pode ser destinado às melhorias. Caso o planejamento mostre resultados negativos, fica mais fácil de identificar onde está o problema e o que deve ser feito para solucioná-lo. Essas informações vão embasar a tomada de decisões para o período planejado.

  1. Aposte na tecnologia para o controle financeiro do condomínio

Os softwares especializados têm sido adotados pelas empresas nas mais diversas áreas, simplificando a gestão e possibilitando a atualização em tempo real. É fato que ferramentas desenvolvidas com um propósito específico tendem a dar mais resultado, por isso um software focado na gestão condominial pode auxiliar a fazer a gestão dos diferentes espaços.

Não se trata só da parte financeira, mas da reserva de áreas comuns, dos salários dos colaboradores ou do pagamento aos fornecedores, entre outras responsabilidades que são administradas de forma mais tranquila.

  1. Contrate uma Administradora de Condomínios

Independentemente do porte e da finalidade (uso comercial, residencial ou misto), uma administradora de condomínios é um bom suporte. Da contabilidade aos Recursos Humanos, do relacionamento entre os condôminos e o síndico, esse tipo de empresa surgiu para oferecer facilidade na gestão desses empreendimentos.

Muitos condôminos interpretam que o síndico, por si só, seria capaz de gerir o condomínio, mas a verdade é que o suporte de uma empresa especializada dá tranquilidade e evita transtornos das mais diversas áreas, sobretudo no controle financeiro do condomínio. A Mineira conta com mais de 40 anos de experiência e é a primeira administradora de condomínios com a Certificação ISO 9001 no Paraná

  1. Registre despesas e receitas

A dica está diretamente relacionada à de número 2. Com a tecnologia e ferramentas instaladas em aplicativos no celular, com informações na nuvem e em tempo real, é importante fazer o registro de todas as despesas, assim como das entradas.

Se, por exemplo, o condomínio conta com lavanderia coletiva, é preciso registrar cada ficha vendida para uso. Assim como em um orçamento familiar ou empresarial, todos os pequenos gastos precisam ser anotados para se ter uma real noção de onde se gasta e de que maneira.

Por óbvio, grandes entradas e saídas de recursos – como a quitação de taxas pelos condôminos ou o pagamento dos colaboradores/fornecedores – precisam constar neste registro.

  1. Não esqueça do fundo de reserva

Dentro da taxa condominial, é importante estabelecer um valor para o fundo de reserva – e, de fato, conservá-lo para as necessidades. Todo empreendimento está sujeito a situações inesperadas, e a ideia é que o fundo de reserva seja usado apenas nessas situações. Uma das orientações é para que sua aplicação e/ou utilização seja feita apenas após consulta prévia aos condôminos ou respeitando o que prevê a Convenção Condominial.

Importante também fazer um fundo de pessoal, para garantir os pagamentos de fim de ano, como 13º e férias.

  1. Cuide com a inadimplência

O planejamento pode estar perfeito, todas as entradas e saídas registradas, mas a conta não fechar por um simples motivo: inadimplência! É preciso saber lidar com esse tipo de situação para que o condomínio não seja afetado por medidas impensadas. Confira dois artigos com dicas para lidar com a situação:

– Ações de inadimplência caem em condomínios

– Como lidar com a inadimplência em condomínios

  1. Estabeleça regras claras de cobrança

Se a inadimplência afeta diretamente o controle financeiro do condomínio, é papel do síndico e da administradora orientar os condôminos a respeito das regras que regem o não pagamento das taxas condominiais. Se o condomínio tiver um sistema informatizado, envie e-mails, mensagens diretas (whatsapp) para avisar sobre como se dará a cobrança, prazos de pagamento e possíveis penalidades –incrementando a comunicação entre síndico e administradora e os condôminos.

  1. Conheça a Convenção do Condomínio

É papel do síndico conhecer de forma aprofundada as regras que regem o condomínio. Na Convenção, constam todas as regras relacionadas ao funcionamento do condomínio, incluindo os aspectos relacionados à cobrança e as suas penalidades. É importante que, até mesmo para fins judiciais, todos os procedimentos exigidos pela Convenção do Condomínio sejam seguidos.

  1.  Conta corrente separada

Essa é uma regra nem sempre respeitada em condomínios menores, mas vale sempre ser reforçada: gastos pessoais do síndico precisam ser separados dos gastos do condomínio. Por isso, as contas correntes precisam ser separadas, assim como a anotação de gastos, de modo que não haja uma confusão entre contas físicas (síndico) e jurídicas (condomínio) – o que dificulta a interpretação dos gastos e, ao mesmo tempo, pode dar margem para inúmeros problemas.

  1. Conselho fiscal ativo

Síndico e administradora são fundamentais para que o controle financeiro do condomínio seja implantado de forma eficiente, mas um Conselho Fiscal também tem um papel preponderante e que pode contribuir para os resultados.

É papel do Conselho analisar as contas e emitir parecer recomendando a sua aprovação ou não – em geral, é a avaliação dessas pessoas que baliza os votos dos demais condôminos nas assembleias de prestações de contas. Além disso, o conselho fiscal pode atuar de forma consultiva: ou seja, assessorando o síndico, sobretudo em decisões mais complexas.

  1. Reduza desperdícios

Em momentos de crise ou recessão econômica, é comum que as pessoas procurem meios de reduzir os desperdícios, mas essa deveria ser uma constante, sobretudo em condomínios. Pela lógica, quanto menor o custo para mantê-lo, melhor para todos os condôminos.

Nesse contexto, o registro de despesas e a adoção de boas práticas (reaproveitamento de água, instalação de sensores de movimento para áreas comuns, investimento em sistemas de energia solar, entre outras medidas) podem contribuir nesse sentido. Muitos desses aportes podem parecer elevados, mas costumam oferecer bom custo-benefício a longo prazo.

Acompanhe as novidades do blog e receba outras dicas para incrementar a gestão do seu condomínio. Quer um auxílio no controle financeiro do condomínio?  Entre em contato com a Mineira!

 

Leis de trânsito em condomínios

Condomínios com grande quantidade de veículos e de pedestres precisam tomar alguns cuidados para evitar acidentes e manter o bom fluxo

Carros em movimento, grande quantidade de pessoas andando, crianças correndo… esse cenário é bem propício para acidentes, não é mesmo? E isso tudo é muito comum em grandes condomínios.

Semelhantes às grandes cidades, os condomínios de maior porte e volume de pessoas — que se tornaram comuns em cidades médias e grandes — precisam de algumas regras de trânsito aplicadas e registradas em convenção para que incidentes sejam evitados.

Vamos listar alguns pontos que merecem mais atenção para que o síndico veja se eles já são aplicados em seu condomínio. Caso não haja nada sobre o assunto registrado, atente-se sobre a importância da precaução. Afinal, é prevenindo que se evitam os acidentes.

Leis de trânsito em condomínios

As leis de trânsito vigentes no país devem ser aplicadas dentro dos condomínios também, em conjunto com o que rege a Convenção do Condomínio.

De acordo com o Art. 2º do Código de Trânsito, “são vias terrestres urbanas e rurais as ruas, as avenidas, os logradouros, os caminhos, as passagens, as estradas e as rodovias, que terão seu uso regulamentado pelo órgão ou entidade com circunscrição sobre elas, de acordo com as peculiaridades locais e as circunstâncias especiais”.

O Parágrafo único do mesmo artigo salienta que “Para os efeitos deste Código, são consideradas vias terrestres as praias abertas à circulação pública, as vias internas pertencentes aos condomínios constituídos por unidades autônomas e as vias e áreas de estacionamento de estabelecimentos privados de uso coletivo”. Portanto, as leis de trânsito se aplicam também às vias internas dos Condomínios.

Sinalização de trânsito em condomínios

Placas de direção, de limites de velocidade ou de proibição de estacionar são algumas das que devem estar espalhadas pelo estacionamento e área de trânsito, todas de acordo com o Código de Trânsito Brasileiro. Não só a existência da placa, mas as instruções que elas ditam devem ser seguidas por todos os condôminos.

Não raro, observamos acidentes em condomínios por excesso de velocidade ou direção irregular – carro dirigido por menores de idade, pessoas alcoolizadas ou utilizando o celular.

Mas quem deve fazer essa fiscalização? Infelizmente não é possível deixar um agente de trânsito dentro de cada condomínio, mas seria o mundo ideal. Sendo assim, é papel de cada condômino denunciar quando observar uma irregularidade. A denúncia pode ser feita em livro de registro, ao porteiro ou ao síndico que, observando reincidência, poderá aplicar as punições cabíveis de acordo com o que a convenção estabelece.

Assembleia e decisões

Qual a velocidade ideal, onde estacionar ou não, quais as punições e penalidades, todas essas decisões devem ser tomadas em Assembleia e registradas. Assim, é possível discutir outras alternativas que viabilizem melhor o fluxo de carros, prevenindo possíveis acidentes nas áreas comuns.

Medidas como a colocação de redutores de velocidade (lombadas ou tartarugas), de coberturas nas vagas, disponibilização de espaços de estacionamento para visitantes ou outros tipos de proteção aos condôminos também podem ser discutidos e definidos em Assembleia previamente convocadas para esse fim.

Crianças e animais

Esse é um dos pontos que geram muita preocupação nos Condomínios: a circulação de crianças nas ruas, entre os carros. Dependendo do tipo do condomínio, as vias são como ruas públicas, com grande fluxo de carros. Para evitar acidentes é preciso, além da aplicação das leis e cumprimento das placas, de um alerta educativo, tanto para motoristas quanto para pais e crianças, em relação aos perigos do trânsito.

O mesmo em relação aos proprietários de pets: evite sair com seu animal sem coleira ou deixar que ele saia sozinho. Ele pode se assustar com algo, ou entrar em perseguição com outro animal, e o desastre pode ser grande.

Vigilância e monitoramento

Como já falamos, é inviável ter agentes de trânsito em todos os condomínios, por isso a fiscalização deve ser realizada pelos próprios condôminos, síndico e empregados. Outras opções que podem auxiliar no trabalho de vigilância é a instalação de câmeras de monitoramento, que gravem a ação dos veículos e de seus condutores.

Assim, no caso de infrações, é possível saber qual a unidade responsável para penalizá-la. Além disso, a própria existência de um monitoramento em plena operação pode afugentar um pouco os encrenqueiros e aqueles que gostam de desrespeitar as regras.

Penalidades

É possível aplicar multas ou advertências em condutores infratores dentro do condomínio? Sim! Mas veja, essas não são multas de trânsito, não dão pontos em carteira ou não vão fazer com que o motorista tenha sua habilitação cassada. São multas ou penalidades previstas no regimento interno e na convenção do condomínio, aplicadas de acordo com o que diz o documento: normalmente uma advertência, seguida de multa em caso de reincidência.

Em caso de acidentes graves dentro do condomínio, a polícia deve ser acionada.

Educação e respeito

Itens primordiais, juntamente com o bom senso, a educação e o respeito devem estar em primeiro lugar quando o assunto é convivência em condomínio. Em situações conflituosas, coloque-se sempre no lugar do outro e veja se algumas questões podem ser relevadas ou conversadas. E sempre respeite as leis, as normas e a boa convivência.

Para os condôminos com rotinas menos engessadas, é possível se planejar para evitar os horários de pico — já há casos de congestionamentos que se formam dentro das garagens desses empreendimentos de grande porte. Por isso, o bom senso, a educação e o respeito às sinalizações minimizam problemas já na saída do condomínio.

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